Kako organizirati kvalitetan site inspection?

Organizacija uspješnog događanja počinje odabirom prave lokacije na kojoj će se održati. Međutim, pravi odabir ne može se napraviti bez temeljitog site inspectiona, odnosno pregleda lokacije. Site inspection podrazumijeva fizički obilazak i pregled prostora ili destinacije, koji organizatorima omogućava da osobno provjere sve segmente, od tehničkih specifikacija do ambijenta i ostalih detalja. Da bi site inspection bio što učinkovitiji, važno je fokusirati se na nekoliko ključnih aspekata.

Priprema prije pregleda lokacije

Najbolje je prvo saznati osnovne informacije o objektima koje imate na raspolaganju kako biste suzili potragu za pravim i eliminirali nekompatibilne opcije na temelju ključnih zahtjeva kao što su kapaciteti smještaja ili kongresnih dvorana.

Digitalni kanali izvrstan su način da dobijete početni dojam o destinaciji i objektu. Primjerice, za organizaciju evenata u Hrvatskoj tu je lokalni venue finder portal PoslovniTurizam.com na kojem možete pregledati izbor kongresnim prostora, fotografije lokacija, objekata i dvorana. Osim liste kongresnih kapaciteta, tu je i praktičan alat Event asistent koji će uvelike pomoći da suzite izbor objekata u željenoj destinaciji prema najvažnijim parametrima eventa te jednim upitom dobijete više ponuda. 

Zašto je važno uživo posjetiti lokaciju događanja?

Dok digitalni alati pružaju osnovni uvid u prostor, ništa ne može zamijeniti doživljaj uživo. Fizički obilazak lokacije omogućava organizatorima da osjete, provjere i procijene neke važne stavke:

• Atmosfera - prostor treba odgovarati tonu i stilu eventa. Uživo se mogu osjetiti ambijent, svjetlost, zvukovi i vibracije prostora, što je teško procijeniti putem fotografija ili videozapisa.
• Tehničke specifikacije - od akustike do rasvjete, tehnički zahtjevi mogu značajno utjecati na kvalitetu eventa. Fizičkim obilaskom može se provjeriti zadovoljava li prostor sve tehničke potrebe.
• Lokacija i pristupačnost - lokacija mora biti lako dostupna sudionicima. Site inspection omogućava procjenu prometa, parkinga, dostupnosti javnog prijevoza i drugih logističkih elemenata.
• Komunikacija s osobljem - posjet uživo pruža priliku za upoznavanje s osobljem koje će biti zaduženo za realizaciju eventa. To može uključivati razgovore s voditeljima prostora, tehničkim timom i ugostiteljima, što pomaže u procjeni profesionalizma i fleksibilnosti tima.

Iako su se u današnje vrijeme rokovi planiranja i organizacije uvelike skratili, veliki međunarodni kongresi još uvijek se planiraju po nekoliko godina unaprijed. U tom slučaju, tri posjeta lokaciji bi bila idealna: godinu dana unaprijed (kako bi se odabrao i odredio sam objekt), šest mjeseci prije eventa (kako bi se ponovno provjerili uvjeti na lokaciji) i jedan mjesec prije (za finalni pregled).

Kako pripremiti i dogovoriti site inspection?

Priprema za site inspection počinje detaljnim planiranjem. Prije nego što dogovorite obilazak, jasno definirajte ciljeve eventa. Koji su ključni zahtjevi koje prostor mora ispuniti? Što je pri tome važnije - tehnološka infrastruktura, estetika prostora ili nešto treće?

Obratite se voditeljima objekta/prostora i prvo saznajte je li prostor uopće dostupan u vrijeme koje je planirano za održavanje događanja. Ukoliko jest, dogovorite termin za site inspection koji odgovara svim ključnim dionicima. Idealno je uključiti sve relevantne članove tima u ovaj proces.

Na site inspection je poželjno doći sa sveobuhvatnim popisom za provjeru, popisom ciljeva eventa i listom sa specifikacijama koje uključuju sve relevantne informacije o tvrtki organizatoru, samom eventu, potrebama za dvoranama, zahtjevima za smještaj, hranu i piće itd. Pripremite listu pitanja i stavki koje želite provjeriti prilikom obilaska. To će vam pomoći da ništa ne propustite i da budete temeljiti u svom pregledu. Također, ne zaboravite fotografirati važne dijelove prostora ili neke posebne detalje kako biste podijelili informacije/fotografije sa svojim timom i ostalim dionicima.

Najvažnije stavke i pitanja za site inspection

Kaže se kako je priprema pola posla. Stoga je dobro prilikom site inspectiona imati listu ključnih pitanja i stavki koje trebate proći s voditeljem objekta:

1. Prostor i kapacitet:

• Koliki je maksimalni kapacitet prostora?
• Kako su raspoređeni prostori za različite segmente eventa (plenarne sesije, pauze, radne grupe i sl.)?

2. Tehnička infrastruktura:

• Kakva je dostupnost i kvaliteta AV opreme?
• Postoje li ograničenja u pogledu tehnike koju možete donijeti ili instalirati?

3. Pristupačnost i logistika:

• Kako je organiziran pristup lokaciji?
• Ima li dovoljno parking mjesta ili je osiguran prijevoz za sudionike?

4. Ugostiteljstvo i catering:

• Koje opcije catering usluga su dostupne?
• Može li se prilagoditi jelovnik specifičnim zahtjevima sudionika?

5. Sigurnosni standardi:

• Kakvi su protokoli u slučaju hitnih situacija?
• Postoje li specifične mjere sigurnosti koje lokacija primjenjuje?

6. Fleksibilnost i podrška osoblja:

• Koliko je osoblje fleksibilno u pogledu promjena u zadnji čas?
• Je li osigurana tehnička podrška tijekom cijelog eventa?

7. Financijska konstrukcija:

• Postoje li i koji su dodatni troškovi osim osnovne cijene najma?
• Koja je politika otkazivanja i povrata sredstava?

Nakon završetka site inspectiona, važno je napraviti detaljan pregled svih zapažanja i usporediti ih s potrebama eventa. Ako je potrebno, posjetite više lokacija kako biste napravili kvalitetnu usporedbu. Kada donesete odluku, kontaktirajte prostor kako biste dogovorili sve detalje i potpisali ugovor.

Kvalitetno organiziran site inspection ključan je korak prema uspješnom eventu. Temeljitost i pažnja prema detaljima omogućit će vam da odaberete najbolju moguću lokaciju i osigurate nezaboravno iskustvo za sve sudionike.