Najveći ICCA Kongres u revolucionarnom i inovativnom formatu
Kada se brojna konferencijska publika podijeli u više manjih skupina kako bi sudjelovala na takozvanim breakout predavanjima, najčešće i u manjim dvoranama, jedna je to od rijetkih prilika tijekom konferencije da sudionici stupe u međusobnu interakciju na strukturiraniji način. Tijekom takvih predavanja, masa je podijeljena u manje skupine pa sudionici mogu dobiti više pažnje, a govornici mogu odgovoriti na direktnija pitanja. Ovaj format je odličan način da sudionicima pružite intimniji doživljaj i da se opuste od pomalo opterećujuće gužve u plenarnoj dvorani.
Predavanja za manje grupe možete koristiti kako biste zapravo organizirali događanje unutar događanja pa čak i iskoristili priliku za prodaju ulaznica sudionicima koji su zainteresirani za određenog govornika. Naravno, i ovdje postoje neke smjernice koje će pomoći da se ovaj oblik predavanja nesmetano odvija. Evo nekoliko stvari koje treba uzeti u obzir pri planiranju sljedećeg breakout predavanja.
Odaberite pravog govornika ili vođu grupe
Odaberite one govornike s vaše liste koji su najprikladniji za predavanja u manjem opsegu. Ovo je prilika da se dublje posvete relevantnim pitanjima i stvori prostor za raspravu i promišljeni diskurs. Odaberite moderatora koji ima nedavni projekt na koji se može pozvat u raspravi. Ovo je prilika i za govornike koji imaju CD ili knjigu u prodaji kako bi došli pred ciljanu publiku za kupnju njihovog proizvoda. Samo se pobrinite da sadržaj tog predavanja ili prezentacije bude nešto što će vaši gosti rado slušati i o tome aktivno komunicirati.
Odaberite pravu lokaciju i prostor
Odaberite manji prostor izvan glavne plenarne dvorane i potražite sljedeće:
Organizirajte manje grupe i potaknite interakciju
Breakout predavanja su savršena za manje grupe ili skupine od 3 do 5 osoba koje raspravljaju o nekoj temi, odrađuju kratku aktivnost ili projekt koji će predstaviti. Ona su vjerojatno jedini put kada će vaši sudionici tijekom konferencije imati priliku upustiti se u dublju raspravu o određenoj temi s kolegama. Ovo interaktivno iskustvo pruža veliku vrijednost kako za vaše govornike, tako i za vaše sudionike, posebno jer predstavlja priliku za započinjanje odnosa i poznastava koja se mogu nastaviti izvan događanja. Evo nekoliko ideja za aktivnosti:
Prikupite povratne informacije nakon predavanja
Često ćete mijenjati i prokušavati nova rješenja za organizaciju predavanja za manje grupe, tražeći najbolji format. Neka vas prilikom ocjenjivanja uspjeha i promišljanja kako organizirati sljedeće predavanje, vodi mišljenje i povratne informacije vaših sudionika.
Pitajte ih o njihovom iskustvu, udobnosti i ukupnom dojmu te ih obavezno zamolite i da ocijene govornika i sadržaj. Ovisno o odgovorima možete procijeniti isplati li se takvo predavanje organizirati i iduće godine. Napravite anketu među sudionicima i iskoristite njene rezultate kako biste što kvalitetnije isplanirali svoj sljedeći event. Ne zaboravite u anketu uključiti jedan od najvažnijih odjeljaka – odjeljak za dodatne komentare i povratne informacije. To vašim sudionicima pruža priliku da podijele jasne i izravne povratne informacije koje daju uvid u vrijednost koju su oni osobno odnijeli s vašeg događanja.
Uvijek je korisno isprobati više konferencijskih formata, a predavanja za manje grupe, odnosno breakout predavanja su odlična prilika da snažnom govorniku pružite platformu za druženje sa sudionicima te istovremeno upravo na njih ostavite vrlo snažan dojam.
