Kako organizirati uspješan online event

Kao što svi organizatori događanja i stručnjaci u event industriji znaju, ma koliko detaljno planirali svoje događanje, na neke okolnosti ne možemo utjecati. Među njima su nepovoljni vremenski uvjeti, iznenadno otkazivanje venuea ili govornika ili - trenutno aktualna - globalna pandemija. U slučaju takvih neočekivanih okolnosti, dobro je imati plan za izvanredne situacije koji vam može pomoći odlučiti što dalje. No, što ako se radi o okolnostima za koje nemate takav plan?

Uz stručnost i iskustvo, prilagodljivost je još uvijek jedna od najkorisnijih vještina potrebna organizatorima događanja. Uz čitav niz digitalnih mogućnosti, lakše je suočiti se s današnjim brojnim izazovima. Bio to livestream, webinar ili virtualna konferencija, najvažnije je da su očekivanja vaših sudionika zadovoljena - ili još bolje - premašena. U nastavku saznajte kako to postići.

Gledajte na pozitivnu stranu online eventa

Ne samo što ste u mogućnosti spasiti svoje događanje usprkos vanjskim utjecajima, već postoje i neke izravne koristi od internetskog formata:

• event pristupačan većem broju ljudi
• ušteda na troškovima poput putovanja, dobavljača i mjesta održavanja
• produljena komunikacija zahvaljujući društvenim mrežama i chatovima.

Utvrdite je li vaš event prikladan za online publiku

Ono što u stvarnom svijetu funkcionira, virtualno možda neće. To ne znači da će vaša online radionica, tečaj ili seminar biti manje kvalitetni. Pružanje kvalitetnog iskustva moguće je u bilo kojem formatu.

Koncertni nastup ili predstava savršeni su formati za digitalno iskustvo jer se tako proširuje opseg eventa van fizičkih granica, a online gosti se osjećaju kao da su dio događanja uživo. Suprotno tome, radionica za izgradnju atrija koja zahtijeva da polaznici upotrebljavaju fizičke materijale koje ne posjeduju i ne mogu lako nabaviti, nije prikladna za online format.

Događanja koja predstavljaju okupljanje stručnjaka kako bi prikazali primjere dobre prakse i upustili se u diskusiju na određenu temu, kao što su konferencije i skupovi, mogli bi sudionicima donijeti sličnu vrijednost i u online formatu. Ako vas brine nedostatak osobnog kontakta i prilika za umrežavanje, nema razloga za brigu. Potičući sudionike da se uključe u odjeljak za komentare i chat, pružate im prostor da međusobno komuniciraju, dijele svoje misli i razgovaraju o događaju u stvarnom vremenu.

Odaberite pravu tehnologiju

Trebat ćete odlučiti na kojoj ćete platformi emitirati svoj event ili online prezentaciju. Ako želite prikazati venue i pozadinu ili predstaviti izvođača – video streaming (kao što je Facebook Live) je najprikladniji format. Ponekad ćete trebati usvojiti platformu koja daje prednost sudionicima eventa. U tom slučaju trebate alat koji će omogućiti integraciju s Facebook i YouTube platformama, interaktivnost pomoću chata, odjeljka za komentare i Q&A anketa. Uključite i virtualno podizanje ruku kako biste mogli pratiti koliko je publika zainteresirana za vaš sadržaj. Među takvim platformama najpoznatija je američka aplikacija Zoom, a sve veću popularnost dobivaju i novi startupovi britanski Hopin i američki Run the World.

Tražite li besprijekoran doživljaj registracije i kupnje kotizacija, trebat će vam napredna platforma za kupnju karata koja će omogućiti da kreirate strategiju cijena i ponudite više vrsta kotizacija. Naša najpoznatija platforma je Entrio, a naprednije platforme za kupovinu i registraciju, poput Eventbritea olakšat će promociju vašeg online eventa registracijom i marketinškim integracijama za Facebook i Instagram.

Ne štedite na produkcijskoj opremi

Sastavni dio osjećaja „kao da ste tamo“ je besprijekoran audio i vizualni doživljaj. Evo nekoliko koraka koje morate poduzeti kako biste osigurali da vaša publika ostane angažirana:

• Testirajte svoj video i zvuk prije događaja. Na taj način ćete moći riješiti sve probleme prije negoli mogu utjecati na iskustvo vaših sudionika.
• Koristite kvalitetnu kameru i slušalice. Kamera na vašem računalu će obaviti posao, ali važno je misliti na svoju publiku. Ljudi sudjeluju na događanjima i okupljanjima uživo zbog bogatog i interaktivnog iskustava koja nude. Stoga uložite u kvalitetnu kameru i mikrofon kako biste osigurali da je vaša prisutnost na njihovim ekranima oštra i jasna.
• Svakako provjerite je li vaša internetska veza kvalitetna. Ako loša WiFi veza uzrokuje da se predavanje prekida svake 3 minute, vaša publika zasigurno neće biti zadovoljna. Kvaliteta je najbolja na čvrstoj ožičenoj internetskoj vezi, u protivnom dobro provjerite pouzdanost i kvalitetu Wi-Fi veze.

Izbrusite svoje prezentacijske vještine

Rad s publikom uživo poprilično se razlikuje od privlačenja digitalnih gostiju, stoga razmislite o ovim taktikama kako biste bili sigurni da ćete vi i vaši govornici zadržati pažnju online sudionika:

• Gledajte u kameru. Ova će taktika oponašati osjećaj kontakta očima. Promatrajte reakcije publike gledanjem u ekran, ali naizmjenično gledajući kameru kako bi se publika osjećala kao da stvarno razgovarate s njima.
• Upotrijebite alate za angažiranje: kada je prikladno uključite dijeljenje zaslona, dodavanje komentara na zajednički sadržaj, slanje anketa i traženje povratnih informacija u chatu.

Pretvoriti uspješan event uživo u jednako uspješno online događanje nije lak zadatak te zahtijeva puno učenja i (u)poznavanja digitalne tehnologije. Pomoću ovih nekoliko savjeta i uz vašu upornost i  sposobnost prilagodbe, sudionicima naviklima na događanja uživo možete ponuditi iskustvo u koje se isplati uložiti.