Kako organizirati uspješno insentiv putovanje?

U organizaciji insentiva uvijek je potrebno proći kroz isti proces koji ima nekoliko faza. Prva i osnovna faza je zatražiti i dobiti dobar i konkretan sažetak (brief) od klijenta. On treba dati osnovne varijable segmentacije tržišta, iz kojih ćemo saznati sve bitno o profilu konkretnog kupca, odnosno korisnika insentiv putovanja za koje se kreira program. Osnovne varijable su: geografske (države/regije, klimatska područja iz kojih dolaze sudionici), demografske (godine, spol, vjera – ukoliko je relevantno radi posebnih potreba u prehrani, piću i sl.), psihografske ('društveni sloj' odnosno prevedeno na 'poslovni jezik'  - pozicije unutar tvrtke koje imaju zaposlenici te 'ponašanje' – stupanj korištenja, privrženosti određenim aktivnostima i sadržajima na putovanju). Potrebno je saznati i ukupni broj sudionika, željeno trajanje programa u destinaciji te okvirni budget.

Ukoliko je korisnik već organizirao insentiv programe u drugim destinacijama, dobro je saznati o zadovoljstvu određenim sadržajima na tim putovanjima, kako se ne bi ponavljali identični koncepti ili da se sazna što je određena grupa kupaca preferirala i želi opet u novoj destinaciji. Klijent će iskomunicirati postoje li još neki specifični ciljevi, osim onog glavnog – zahvaliti sudionicima na ostvarenim rezultatima i motivirati ih jedinstvenim programom u destinaciji za daljnji uspješan rad i poslovni odnos.

Nakon što se dobije detaljan i konkretan brief, na osnovu tih elemenata agencija odabire i preporučuje klijentu i destinaciju i hotel za smještaj te ono što je najvažnije – sam kreativni koncept i program u destinaciji. Za taj je dio potrebno detektirati koji bi to bili pravi motivatori (sadržaji, aktivnosti, priče) koji će se ponuditi klijentu u destinaciji. Dolazimo do toga da je to zapravo vrlo zahtjevan i složen proces produkcije, kojim nastojimo i moramo režirati jedan 3 do 4-dnevni 'film' u odabranoj destinaciji, u koji ćemo uklopiti korisnike i kao glumce i kao gledatelje.

Osmislite filmski zaplet!
Insentiv program, baš kao i film, bi morao imati svoju određenu fabulu, kroz koju korisnika vodimo u uvod, zaplet, vrhunac, rasplet i završetak. U uvodnom dijelu klijente treba upoznati s destinacijom kao što se gledatelji upoznaju s glavnim likovima u filmu te ih treba zainteresirati za program jednako kao i za radnju filma. Zatim slijedi razrada u kojoj klijenti sudjeluju u raznim aktivnostima i događajima, iz kojih slijedi vrhunac insentiv programa. Kod vrhunca programa klijente, kao i gledatelje u filmskoj industriji, treba dovesti u stanje radoznalosti te im treba pružiti neki nezaboravan događaj ili aktivnost. Nakon vrhunca, u filmskoj industriji slijedi rasplet. Kod insentiv programa to bi bila zanimljiva aktivnost koju klijenti ne bi očekivali. Film na kraju može gledatelje ostaviti u stanju sreće ili tuge, ali kod insentiv programa treba se potruditi da klijenti završe svoje putovanje u optimističnom stanju te da im putovanje ostane zauvijek u sjećanju i bude motivirajuće u daljnjem radu. Tome svakako mogu pridonijeti i mali znaci pažnje koji se svaki dan ostavljaju sudionicima u sobi, tzv. 'pillow gift', odnosno poklon na jastuku. To će biti određeni suvenir povezan s temom i kreativom programa ili određenog dana koji je završen, odnosno slijedi idući dan. Može se odabrati i samo jedan vrjedniji suvenir, odnosno poklon određenog insentiv putovanja, kojim  organizator trajnije prenosi  emocije i komunicira zahvalu svakom pojedinom sudioniku programa. No, samo putovanje velika je i vrijedna zahvala i zato ga je svakako poželjno snimiti (video ili fotografije) i na kraju uručiti sudionicima pri završnoj večeri. Taj će medij onda biti i trajna promocija tvrtke i njezine kulture zaposlenicima i ključnim kupcima koje se vodilo na insentiv putovanje.

U produkciju insentiv programa uključeno je jako puno partnera i kreativaca u destinaciji. U Hrvatskoj još nedostaje tog profila ponuđača usluga. DMC i insentiv agencija je ta koja organizira, objedinjuje sveukupnu ponudu i kreativu destinacije, a njezin 'sastojak' su upravo pojedinci, obrti i tvrtke u destinaciji koje se koriste za ukupni program. Konkretno, od animacijsko–sportske ponude, kreativaca umjetnika, pa do tipične ponude određenog kraja, npr. ribarenje iz obalnih mjesta ili na otoku i razne druge djelatnosti koje pojedinci mogu pružati i za određene korporativne programe. Što je izbor atraktivnih pružatelja usluga u destinaciji veći i raznolikiji, to je i lakše kreirati dobar insentiv program.

Na što obratiti pozornost?
Prema gore objašnjenom procesu segmentacije tržišta i produkcije diferenciranog programa u skladu s dobivenim 'sažetkom klijenta', zapravo svaki detalj je bitan i može biti ključan za uspješnost. Sigurno da određena aktivnost ne smije biti preekstremna (čak ni kod team building programa), jer to može izazvati strahove ili određenu neugodu kod sudionika, posebno ukoliko netko nije u mogućnosti izvesti određenu aktivnost. Odabrani hotel za smještaj ne bi smio biti dalje od 30-45 minuta vožnje od zračne luke; lokacije za program i obroke, eventualne plovidbe jednako tako, jer korporacije žele svojim nagrađenim sudionicima priuštiti najugodnije, motivirajuće i prestižno putovanje i doživljaje. Sve usluge u destinaciji koje se koriste trebaju biti world class kvalitete, ali svakako začinjene s lokalnim karakterom i autohtonošću gdje god je to moguće, jer time dajemo najkreativniji i diferencirani program te jedinstvene doživljaje. Jako je bitno ostaviti sudionicima i malo slobodnog vremena (barem jedno poslije ili prije podne), pogotovo ukoliko su dobitnici mogli povesti osobu u pratnji (supružnika, člana obitelji ili prijatelja), kako bi oni mogli bez 'službenog dijela' uživati u destinaciji, obaviti neku osobnu kupnju ili dodatni obilazak prema vlastitom interesu. Upravo i radi heterogenosti same insentiv grupe, može se dogoditi potpuna personalizacija dijela programa kod manjih insentiv programa, gdje će klijent zatražiti da svaki par ili manja grupa ima jedan segment programa kreiran po želji korisnika ili da se, primjerice, jedna večera organizira u više različitih tematskih restorana u destinaciji.

Svi partneri u destinaciji (dobavljači agencije) moraju biti registrirane tvrtke, obrti ili pojedinci koji imaju licence i osiguranja u svojoj djelatnosti, na koja ih obvezuju hrvatski zakoni i propisi, a usluge trebaju pružati u skladu s poslovnim uzancama i izvrsnošću. Insentiv agencija (DMC) je prema hrvatskom Zakonu o pružanju usluga u turizmu turistička agencija, koja mora imati agencijski kod, voditelja poslovanja te obezno osiguranje od 'odgovornosti organizatora paket aranžmana' i osiguranje 'jamčevine organizatora paket aranžmana'. Partneri koji provode program za svaki segment moraju imati osiguran 'alternativni  plan' za slučaj bilo koje nepredviđene situacije, povezanost s određenim službama, osigurana rezervna sredstva prijevoza i sl. Međutim, insentiv programi ne sadrže ekstremne aktivnosti, niti se odlazi na teže dostupne lokacije (što određeni team building programi mogu inkorporirati), pa se tako ni klijenti nikada ne udaljavaju previše od glavne destinacije (najčešće grada) u kojoj je smještaj cijelo vrijeme trajanja programa.

Hrvatska – vrlo atraktivna insentiv destinacija
Hrvatska je izuzetno atraktivna kao insentiv destinacija, budući da na svom prostoru objedinjuje različite prirodne i kulturne atrakcije, autentične aktivnosti i doživljaje, spaja različita povijesna iskustva te izrazitu raznolikost stilova života izraženu u običajima njezinih stanovnika, arhitekturi i ambijentima, ukupnoj materijalnoj i nematerijalnoj baštini, hrani, pićima, suvenirima, mitovima i legendama... Konkretno, klijent koji dođe u bilo koju od naših najatraktivnijih i najbolje pozicioniranih insentiv destinacija, a to su Dubrovnik, Split, Hvar, Zadar, Istra, Opatija i dijelom Kvarner te Zagreb, može u 3-4 dana svog boravka doživjeti i motivirati se atraktivnim programima, kako u urbanim cjelinama, tako i u prirodi različitih geografskih obilježja, poput planina, mora, otoka, rijeka, nizina, šuma.

Hrvatska je na samo 1 do 2 sata leta iz skoro svih glavnih europskih centara, dakle vrlo blizu glavnim emitivnim tržištima. Međutim, još ne postoji cjelogodišnja povezanost direktnim zrakoplovnim vezama i to nam je slabost. Daljnji osnovni preduvjeti za razvoj incentive travel tržišta su i (veći) boutique, dizajn hoteli s određenim autohtonim identitetom i u tom segmentu ponude napredujemo. Upravo je i Šibenik nedavno dobio jedan takav hotel, čime i on može postati atraktivna insentiv destinacija. Zaista raduje što su nam hoteli sve više 's potpisom', elegantni, s prepoznatljivim i zavodljivim karakterom. Potrebno nam je što više takvih i restorana, posebnih prostora te uopće kreativaca koji će nam biti partneri u kreiranju atraktivnih, autentičnih, smislenih programa u destinaciji, kako bismo stvorili i bolje definirali prepoznatljiv identitet Hrvatske. Trebali bismo imati viziju postati europski i svjetski lider na tržištu malih i srednje velikih poslovnih projekata (insentiva, skupova, evenata). Najčešća su nam tržišta zapadna i sjeverna Europa, manje istočna Europa, Rusija, Turska i Bliski istok te sjeverna i južna Amerika, a vrlo malo iz zemalja daleke Azije i Australije.

Da bi se država/destinacija uspješno pozicionirala i kao destinacija poslovnog turizma (meetings – incentive – events destinacija), od izuzetnog je značenja i nacionalni Kongresni i insentiv ured (eng. Convention Bureau), koji imaju sve etablirane, ali i rastuće turističke države Europe i svijeta. U Hrvatskoj turističkoj zajednici je nažalost taj ured ukinut u srpnju 2013. godine, iz nepoznatog razloga te postoji velika potreba ponovno oformiti taj ured, koji treba nastaviti još jače komunicirati ovaj hrvatski turistički proizvod na izuzetno lukrativnom tržištu korporacija.

Hrvatske tvrtke, kao i predstavništva stranih tvrtki u Hrvatskoj, vrlo malo organiziraju insentiv programe i samo mali postotak ima razvijenu 'insentiv shemu' u svojim organizacijama. Dio njih organizira različite vrste drugih poslovnih projekata, popust sastanaka, edukacija, različitih proslava ili team buildinga, koji je često kombinacija sastanka, team buildinga, ali i nagradnog putovanja. Klijenti ponekad takav program zovu team building, a realno je to insentiv program, samo se koristi krivi termin, upravo radi nepostojanja strukturirane i redovito provođene insentive sheme unutar organizacija. Bilo bi dobro za njihovu uspješnost u prodaji i motiviranost te lojalnost kadrova da više ulažu u insentiv putovanja kao motivacijski element u pospješivanju prodaje i razvoju kadrova.

Sedmodnevni insentiv program u Hrvatskoj
Naručitelj insentiva je latinoamerička tvrtka, a korisnici su TOP klijenti tvrtke naručitelja: 25 predsjednika uprave s pratnjom, ukupno  50 osoba. Traži se VIP tretman. Na raspolaganju imaju 6 noći/7 dana u Hrvatskoj te budget od više tisuća eura po sudioniku. Svugdje žele najbolje - design hotele. Samo je jedno prije podne 'radno', odnosno formalni susret i prezentacija za klijente u luksuznoj dvorani za skup za 25 osoba). Za vrijeme njeihova sastanka, traje poseban program za osobe u pratnji. Dob gostiju je 50-60 godina, dakle aktivnosti ne smiju biti ekstremne, više su za gastro i kulturne programe i aktivnosti. Restorani i mjesta za obroke trebaju biti na posebnim lokacijama, privatizirana i nešto što ne bi mogli sami organizirati.

1. dan
Slijetanje u zračnu luku Zagreb, doček i dobrodošlica uz folklorni ansambl  Lado (potrebna je posebna dozvola za ples u zračnoj luci). Podjela poklona - licitarskih srca, a tijekom transfera u hotel sudionici kušaju hrvatske čokoladne zalogaje. Slijede welcome cocktail i ručak na terasi hotela 5*, uz glazbenu točku. Nakon odmora u hotelu, slijedi poslijepodnevni obilazak grada, uz iznenađenje tijekom programa na Zrinjevcu ili na drugoj lokaciji – privatni nastup 'Kravat pukovnije' uz bubnjare. Gospoda dobivaju na poklon kravate Croata, a dame šalove. Nastavak razgleda Zagreba je na Gornjem i Donjem gradu. Alternativni program: razgled grada iz old timera i 'pre-dinner cocktail' u Muzeju automobila Ferdinand Budicki. Večera na privatiziranoj lokaciji – vidikovcu uz jazz glazbu ili u jednoj od zagrebačkih galerija.

2. dan
Prijevoz luksuznim autobusom prema Istri. Pauza i kratki program u 'carskoj' Opatiji. Kava pauza na terasi prvog hotela u Hrvatskoj. Nastavak puta u Hum. 'Privatizacija' najmanjeg grada na svijetu – susret s gradonačelnikom, stanovnicima, uz domaća jela, pića služena ispred kuća, domaću glazbu i  podjelu autohtonih poklona, kao što su replika kažuna, tartufi i bočice biske. Nastavak vožnje do Rovinja, smještaj u luksuzni hotel i vrijeme za odmor. Šetnja do mora, gdje se gosti ukrcavaju na batane (autohtoni rovinjski brod). Tijekom vožnje poslužuje im se domaći aperitiv. Večera u domaćoj konobi, u autohtonom ambijentu uz istarska jela, vina i glazbu.

3. dan
Privatna plovidba i obilazak NP Brijuni. Ručak – catering kraj ostataka rimskog naselja u  uvali Verige.  Poslije podne kratki transfer do Pule. Razgled amfiteatra uz iznenađenje – 'borbu gladijatora'. Razgled ostalih rimskih spomenika u Puli i lagana zakuska na Forumu. Transfer u zračnu luku Pula i charter let za Dubrovnik. Tijekom leta zabava na 'Croatian wine& cheese party' i kušanje nagrađivanih hrvatskih sireva s otoka Paga (taman u vrijeme prelijetanja otoka Paga) te izbor vrhunskih vina iz Istre, s otoka Krka i Dalmacije.

Alternativni program: Nakon doručka u hotelu, odjava i program u Puli prije podne. Charter let iz zračne luke Pula prema Dubrovniku, s međuslijetanjem i insentiv programom u Zadru. Tijekom leta služenje Maraschina, autohtonog zadarskog likera uz dalmatinske zalogaje - suhe smokve, bademe, pršut, masline. Transfer u stari grad i privatni obilazak Muzeja antičkog stakla. Sudjelovanje gostiju na radionici puhanja stakla te izrade posebnog nakita od stakla. Ručak – catering na terasi Muzeja s prekrasnim pogledom. Kratki razgled glavnih znamenitosti Zadra. Transfer u zračnu luku Zadar i nastavak leta za Dubrovnik. Po dolasku u Dubrovnik, transfer autobusom do parka Orsula – najljepši prirodni prostor s pogledom na Grad.  Jedinstveni 'welcome reception' uz glazbu.  Kratki transfer do hotela, smještaj u sobe i odmor. Šetnja do grada, digestive piće na privatiziranoj terasi na Stradunu.

4. dan
Nakon doručka na terasi hotela, razgled Grada uz nekoliko lokalnih iznenađenja – kušanje lokalnih slatkih delicija i pauzu za kavu 'na stijenama'. Nastavak u 'radnom tonu' – radionica izrade lokalnih delicija, tradicionalnog nakita i konavoskog veza, učenje autohtonog plesa Linđo.  Ručak na replici starog dubrovačkog broda, tijekom plovidbe oko zidina, Lokruma i uzduž rivijere do Cavtata. Kratka šetnja, slobodno vrijeme za kavu i kupnju suvenira. Povratak u hotel autobusom.

Odlazak na 'završnu večeru' u Dubrovniku.  Na putu do lokacije za večeru – iznenađenje: kratki 'privatni' koncert u crkvi na Stradunu. Večera u privatiziranoj palači unutar zidina. Posebno odabrani dubrovački pjat, konavoska, pelješka ili korčulanska vina, a capella pjevanje i dodatna dekoracija te osvjetljenje prostora. 'Pillow gift' – mala slika dubrovačkih slikara, tradicionalni lokalni filigranski nakit, replika karake ili statua sv.Vlaha, zaštitnika Grada.

5. dan
Odlazak iz Dubrovnika luksuznim autobusom prema Splitu. Program i pauze na putu – Mali Ston (vožnja brodom – izlov i degustacija kamenica), kratki razgled Stona, pauza za kavu. Arancini i ostali specijaliteti služeni na putu.  Vožnja uz obalu ili autocestom do Splita. Smještaj u luksuzni hotel i odmor. 'Welcome drink' i večera poslužena na bazenu hotela, uz more i laganu glazbu. Nakon večere, transfer u stari grad, aperitiv poslužen na terasi na splitskoj rivi, kako bi se gostima pružio najbolji doživljaj 'najlipšeg grada na svitu'. Povratak u hotel. Gostima koji žele na raspolaganju je casino.

6. dan
Doručak na drvenom brodu tijekom plovidbe od hotela do rive. Uživanje u laganim dalmatinskim jelima, mirisima mora i pogledu. Razgled Dioklecijanove palače uz iznenađenje na početku – 'osobni doček' i pozdrav cara Dioklecijana i njegove supruge Priske. Dodjela pisma dobrodošlice i poklona.  Nakon razgleda glavnih znamenitosti, ručak na terasi najvećeg splitskog trga. Pri kraju ručka – iznenađenje: upoznavanje i kava s Goranom Ivaniševićem, međunarodnom teniskom zvijezdom. Razgovor, fotografiranje. Poslije podne je slobodno za individualne programe, kupovinu ili uživanje u dodatnim sadržajima luksuznog hotela. Večera u privatiziranom prostoru Vile Dalmacija ili u vrtu galerije Meštrović. Jedinstveni ambijent, dalmatinska jela i vina, glazba, dodatna dekoracija i program.

7. dan
Nakon doručka slobodno vrijeme do transfera u zračnu luku za ukrcaj na povratne letove. Prilikom odlaska gostima se uručuje glazbeni CD s najljepšim hrvatskim melodijama i foto/video CD sa snimkama insentiv programa u Hrvatskoj.

Autor: mr.sc. Slaven Reljić, CORAL  group
CORAL  group DMC - PCO je turistička agencija specijalizirana za organizaciju programa korporacija i asocijacija: poticajnih (insentiv) putovanja, skupova, programa za razvoj timova, poslovnih događanja te VIP destinacijskih programa i događanja. Dugogodišnje iskustvo u kongresnom i općem turizmu te organizaciji evenata i složenih poslovnih projekata u zemlji i inozemstvu koje imaju osnivači i djelatnici agencije CORAL group, kontinuirano obrazovanje i usavršavanje u struci i kroz članstvo u vrhovnim strukovnim udrugama HUPKT (Hrvatska udruga profesionalaca kongresnog turizma) i SITE (Society for Incentive Travel Excellence) jamče profesionalan odnos te vrhunsku uslugu.