Kako organizirati zabavne evente i festivale?

Znamo da se ljudi, osim da bi radili ili se educirali, na poslovnim događanjima okupljaju i radi networkinga, upoznavanja novih ljudi te zabave. Organizatori često više pažnje posvete radnom dijelu programa i samom sadržaju predavanja, očekujući da će zabavni dio, najčešće u večernjim satima, proći dobro i da će se sudionici sami po sebi u nešto ležernijoj atmosferi opustiti i zabaviti. No, znamo kako ponekad i najbolje isplanirane zabave mogu postati fijasko te će sudionici dan poslije više pričati o tome, nego o samim predavanjima. Dakle, nije lako organizirati dobar zabavni event i postići da se o njemu još dugo priča.

Budući da je iza mene višegodišnje iskustvo organizacije raznih vrsta zabavnih događanja, partyja, koncerata i festivala, u nastavku ću pisati o svojim iskustvima organizatora, ne samo VIP večera ili after partyja za korporativni segment, nego još i više o organizaciji glazbenih događanja i što sve može poći po zlu ako unaprijed ne razmišljate o ključnim elementima potrebnim za uspjeh.

Danas postoje deseci tisuća knjiga, blogova, web stranica na kojima stručnjaci pišu svoja iskustva u event managementu. Prenoseći znanje, pokušavaju barem na neki način olakšati ili dati savjet onima kojima je to zaista prijeko potrebno. Kakav ambijent, glazbenike i produkciju odabrati? Na koje medije se fokusirati za promotivnu kampanju? Kako organizirati prodaju ili osiguranje? Sve su to pitanja koja brinu organizatora eventa, bilo da se radi o amateru ili profesionalcu, jer svaki event je priča za sebe koja nudi puno velikih upitnika. Čovjek uči dok je živ i niti jedan fakultet ili škola ne mogu vas naučiti organizaciji evenata bez praktičnog iskustva.

Moji prvi eventi - techno i house partyji u Splitu prije trinaest godina - bili su amaterizam, ali to tek sada mogu reći nakon stečenog iskustva. Ono što mi je dalo poticaj da se i sam okušam u tom poslu je vlastita radijska emisija o elektronskoj glazbi na lokalnom radiju. Preko nje sam stekao vrlo važne kontakte s tadašnjim organizatorima partyja i crpio njihova znanja. U to vrijeme koristila su se drukčija sredstva komunikacije s publikom nego danas. Nije bilo razvijenih internet portala, društvenih mreža, sms poruka ni mobitela. Internet je postojao, ali je vrlo mali postotak Hrvata bio internetski pismen. Zaštitni znak promocije partyja bili su "flyeri" (letci) s kojima se moglo povoljnije ući u klub, zatim plakati/posteri, fanzini, te vrlo razgranata mreža specijaliziranih radijskih ili TV emisija. No, ona najvažnija promidžba je bila među publikom, koja se prenosi "od usta do usta".

Moj prvi party je prošao i više nego uspješno, unatoč konstantnom negodovanju vlasnika kluba, koji je na kraju ipak trljao ruke od zarađenog novca. Unatoč loše dogovorenim uvjetima na blagajni, event je prošao u plusu, a vrlo brzo uslijedio je drugi, treći, četvrti i tako redom. Nije svaki bio u plusu, ali tek onda kad danima ne spavate pokušavajući na buri i kiši lijepiti plakate, dijeliti flyere i uštedjeti na troškovima, vidite kako je put do uspješne organizacije zaista trnovit. Svakom idućem eventu dodavao sam neke nove elemente, nove strategije i radio na ispravljanju vlastitih pogrešaka. Do danas brojim preko stotinu organiziranih partya, korporativnih večera, otvaranja klubova, beach partyja i slično, za mnoge klijente, bilo da su korporacije, brendovi, klubovi, festivali.

Energija i entuzijazam kao ključ uspjeha
Svaki event, bilo da je poslovni, privatni, sponzorski ili neki drugi, ima svoju priču, pravila i načine organizacije, a svaki organizator ima svoj način rada. Ono što sam želio reći kroz ovu priču vezanu za moj premijerni event, jest da su za uspješnu organizaciju potrebna jaka energija i entuzijazam kao ključ uspjeha. Ovo je posao koji jednostavno morate znati i voljeti. Nemojte nikada dopustiti da novac isključivo upravlja organizacijom eventa, jer sve što radite prvenstveno zbog novca, a ne zbog ljubavi prema tome poslu, gubi na kvaliteti i kreativnosti. Novac je danas pokretač svega i jasno da nam je svima cilj zarađivati od organizacije, ali nemojte da Vas novčanice obuzmu, nemojte već prije nego osmislite event, početi kalkulirati velikim brojkama jer to se često zna obiti o glavu.

Osim energije i entuzijazma, danas je vrlo bitno imati dobar team oko sebe. Stvoriti mrežu kvalitetnih partnera i stručnjaka za danas i za sutra jednako je bitno kao i naći sponzora za event. Ne postoji osoba na svijetu koja sama može organizirati event, a da pritom ne koristi svoj vlastiti team ili usluge vanjskih suradnika. Kad smo kod onih elemenata na kojima organizatori često štede novac, mnogima produkcija (razglas, rasvjeta i scenografija) nisu bitna, a to je segment koji osvaja publiku i čini Vaš event spektakularnijim.

Danas su ključ promocije digitalni mediji - internet portali i društvene mreže, te oglašavanje na istima. Na internet promociju danas će jedan organizator morati uložiti 70% sredstava jer je to najbrži način prijenosa informacija, ali i najučinkovitiji. Stvara se interakcija s publikom, a širenje informacija je vrlo brzo. Strahovito je pala upotreba tiskanih sredstava promidžbe poput letaka, plakata i billboarda. Mnogi danas ne razumiju važnost snimanja koncerata foto/audio/video ili video prijenos uživo. To su segmenti koji za vrijeme ili poslije eventa imaju fantastičan učinak za svakog organizatora: slikama ili video sadržajem s prepunog koncerta osigurali ste sebi dobar dio publike i za idući event.

Ima evenata gdje je sve organizirano idealno, a rezultati su loši. Danas za organizaciju koncerta ili partyja više nema garancije, posebice posljednjih kriznih godina. Događa se i da veći i poznatiji izvođači uz idealnu promociju i produkciju podbace, a neki manje poznati izvođači uz lošiju promociju prođu neočekivano dobro. Nije sve u promociji i odabiru imena, već je važan timing - od odabira datuma, do priče kroz medije, pa media plana i što ćete servirati publici. Publika je ta koja bira, stoga nemojte odabirati izvođače prema vlastitom ukusu jer u 99% slučajeva taj ukus je drukčiji od onoga šta publiku trenutno zanima.

Festivali i mega eventi
Hrvatska je zadnjih nekoliko godina postala poznata kao destinacija mnogih glazbenih festivala i koncerata, koji privlače uglavnom mlađu publiku. Takva mega događanja koja okupljaju tisuće sudionika izuzetno su zahtjevna, financijski i ljudski. Sam sam sudjelovao u organizaciji jednog takvog događanja u Splitu prije pet godina, kada smo organizirali veliki Novogodišnji doček u Spaladium Areni.

Kada sam s partnerima napisao projekt, prezentirali smo ga vodstvu Arene te su krenuli pregovori oko cijene i uvjeta rada. Onda je uslijedilo sastavljanje teama koji će raditi na projektu, timelinea i media plana. Projektu se pridružilo još nekoliko osoba iz sektora prodaje i sponzorstva. Ovo su ključne stvari za mega projekte koje je teško isplatiti samo od prihoda na šanku i ulaznica, posebno kad se radi o specifičnom glazbenom programu.

Tada dolazite do onog ključnog detalja vezanog uz financije, a to je da li uzeti manju dvoranu uz nižu cijenu koja je totalno nezanimljiva medijima i gdje ćete imati problem osigurati kakvu-takvu medijsku vidljivost ili uzeti veliku arenu medijski vrlo eksponiranu koja zahtijeva najviše standardne produkcije i osiguranja. Mi smo se odlučili za ovu drugu varijantu i dobili spektakl s fantastičnom medijskom pričom. To je s aspekta organizatora bila vrlo teška odluka jer su financijske razlike bile ogromne.

Kolega koji je vodio prodaju, imao je dugogodišnje europsko iskustvo kao direktor prodaje različtih hotelskih kuća. Premda prodaja kao takva ima sličan način rada, ipak se razlikuju kanali u turizmu i glazbenoj industriji, međutim naš je član teama imao super ideje kako povezati jedno i drugo. Tako smo u sklopu običnih pretprodajnih i redovnih ulaznica u cijeloj regiji, u prodaju uvrstili i paket aranžmane s uključenim smještajem u hotelima 4 zvjezdice, te organizirali nekoliko putničkih agencija da nude naše pakete u sklopu svojih organiziranih putovanja za Split.

Vrlo važan segment bila su sponzorstva. S izrađenom projektnom dokumentacijom, datumom, lokacijom, izvođačima, činjenicama i sponzorskim paketima proveli smo dva mjeseca u Zagrebu obilazeći potencijalne ulagače u event. Vodili su se razgovori s tvrtkama za telekomunikacije, brendovima za alkoholna pića, duhanskom industrijom i marketinškim agencijama koje su zastupale interese različitih klijenata na tržištu. Također su dogovorena TV prava i mogućnost emitiranja spektala u obliku snimke na HRT-u tijekom proljeća 2010.g., te prodaja prava za vođenje barova u Areni.

Imali smo jako dobar media plan s mnoštvom ideja koje su se realizirale kroz medije. Priče su bile jako zanimljive i svaka je nosila svoje JA. Dobili smo potporu svih TV kuća, dnevnih novina, domaćih i regionalnih web portala, a naravno da se dobar dio budžeta utrošio za radijsko oglašavanje u zemlji i regiji. Internet mediji su tada isto bili aktivni, MySpace je taman pao u zaborav, a Facebook preuzeo inicijativu. Plakati, letci, hostese, štandovi, projekcije po zgradama, samo su neki od modela guerilla marketinga koje smo koristili. U sklopu promotivne kampanje vodili smo novinare novinskih i TV kuća u Pariz i London da snime u naše ime reportaže o izvođačima i brendovima koje dovodimo u Split. Sve je to bio dio media plana.

Nekoliko dana prije eventa ogromna produkcija stigla je u Arenu. Prije toga je dio opreme zapeo na carini jer je stizao iz Velike Britanije te smo nekim čudom uspjeli i to riješiti. Angažirano je 50 osoba da postavi kompletan razglas, rasvjetu, scenografiju, binu, DJ stage, preko 90 osoba bilo je u osiguranju, a očekivalo se nekoliko tisuća posjetitelja. Na sam dan eventa imali smo mnogo asistenata jer je trebalo podosta toga organizirati - od VIP loža, do brige oko izvođača, timinga oko programa, cateringa, organizacije čitavog protokola i slično.

Gledajući projekt, iz njega se dalo mnogo toga naučiti. U svakoj organizaciji od prve do zadnje minute uvuče se manja nervoza, jer teško da uvijek ide sve po planu, bilo da se radi o potpisivanju ugovora s DJ-ima i deadlinea, do toga hoće li usred svirke nestati struje, kao i problemima s dobivanjem različitih radnih dozvola za strance od strane policije i osiguranja. Sve su ovo stvari koje se u našoj zemlji ponekad ne mogu riješiti kako ste planirali. Da priča bude bolja, tu je noć nestalo struje u cijelom gradu, a Spaladium Arena je bila prikopčana na drugu mrežu, tako da se naš event srećom nije otkazao. Pitanje je kako bi završilo da smo usred noći ostali u mraku.

Goran Tomašević vlasnik je agencije Uhvati Ritam, specijalizirane za event management, PR za noćne klubove i festivale, te vođenje društvenih mreža u ugostiteljstvu.