Službeno je otvoren Pullman Zagreb premium brend grupacije Accor
Kada ste posljednji put sudjelovali na poslovnoj konferenciji čiji je program tekao točno po rasporedu? Uvijek nekako dođe do toga da netko od govornika zakasni ili produlji svoje izlaganje i tada cijeli program konferencije kasni. Ručak u predvorju se hladi, a publika je željna završiti svoj radni dan onako kako su toga jutra zamislili.
Održavanje događanja prema planiranom rasporedu ključno je za zadovoljstvo sudionika i uspjeh događanja. Kašnjenja mogu poremetiti tijek događanja, narušiti dojam pa čak i utjecati na ugled samog organizatora. Potaknuti vlastitim iskustvima na većini konferencija (čast iznimkama!), donosimo nekoliko savjeta kako izbjeći kašnjenja i održati događanje u skladu s planom.
Pripremite detaljan raspored s "tampon zonama"
Izradite detaljan raspored koji uključuje sve važne trenutke događanja – od uvodnih pozdrava, govora i prezentacija, do pitanja publike i pauza za kavu. U rasporedu ostavite dovoljno vremena za svaku aktivnost te predvidite “tampon zone” za neplanirana događanja. Ostavite nešto vremena između segmenata programa kako biste se mogli prilagoditi malim prekoračenjima. Imajte spreman dodatni sadržaj u slučaju da imate kašnjenje. To je vrlo korisno dogovoriti sa samim moderatorom konferencije koji može pripremiti kratki kviz ili neki sličan kraći sadržaj. Također, pripremite plan B kako nadoknaditi vrijeme ako netko od govornika prekorači svoje. Skratite druge dijelove programa u stvarnom vremenu ili oduzmite malo vremena od pauze. To će omogućiti fleksibilnost i osigurati da se sve odvija prema planu, čak i ako dođe do manjih kašnjenja.
Definirajte odgovornosti i postavite jasan sustav komunikacije unutar tima
Dobra komunikacija između članova organizacijskog tima ključna je za pravovremeno održavanje rasporeda. Osigurajte da svi članovi tima imaju pristup ažuriranim informacijama i rasporedima, bilo putem radijskih uređaja, aplikacija ili grupa za brzo slanje poruka. Jasna komunikacija omogućava brzo rješavanje nepredviđenih situacija i prilagođavanje rasporeda po potrebi.
Svaki član organizacijskog tima mora imati jasno definiranu ulogu i odgovornosti. Također, važno je da svi znaju kome se obratiti u slučaju pitanja ili problema. Na ovaj način možete izbjeći nesporazume i odgode, što je presudno za pravovremeno odvijanje događanja.
Koristite signalne taktike za govornike
U mnogim slučajevima, govornici mogu premašiti predviđeno vrijeme, što može utjecati na ostatak programa. Stoga je važno da njima jasno komunicirate koliko vremena imaju za prezentaciju, koliko da ga ostave za pitanja publike i slično. Potaknite ih da uvježbaju svoje prezentacije i mjere si vrijeme.
Za svako izlaganje potrebno je imati jasno vidljiv mjerač vremena kako biste govornike obavijestili kada im je preostalo još samo nekoliko minuta. U tu svrhu možete koristiti diskretne signalne sustave poput timera na ekranu govornika, svjetlosne signale koji iz zelenog prelaze u narančasto pa crveno, ili pak osobu u organizacijskom timu koja će iz publike diskretnim signalima rukama dojaviti da se bliži kraj izlaganju. Na taj način, govornici mogu prilagoditi svoj govor i osigurati da se pridržavaju zadanog vremena.
Budite spremni na brze promjene
Ponekad, čak i uz najbolju pripremu, program događanja može krenuti u neočekivanom smjeru. Na primjer, što kada kasne sami sudionici? Govornik i prezentacija ili panelisti su spremni, ali nema publike? Da, i to je moguće i vrlo nedavno doživljeno u Zagrebu, zbog čuvenog prometnog kolapsa radnim danom ujutro. Hoćete li čekati da se pojavi više sudionika ili započeti program na vrijeme? Najbolje ćete sami procijeniti, ali u ovim i sličnim neočekivanim slučajevima dobro je biti spreman brzo prilagoditi raspored kako biste izbjegli dugotrajna kašnjenja. Fleksibilnost i sposobnost brzog donošenja odluka pomoći će vam u održavanju kontrole nad događanjem.
