Kako postići učinkovitu komunikaciju s potencijalnim sudionicima događanja

Više od 3.300 kupaca te 2.200 izlagača iz više od 200 zemalja, okupilo se ove godine napokon uživo na svjetskoj kongresnoj burzi IMEX America, održanoj od 9. do 11. studenoga u Las Vegasu. Svi okupljeni su iskazali neizmjerno zadovoljstvo što su se nakon dvije godine neodržavanja napokon okupili na ovom, za svjetsku kongresnu industriju vrlo važnom događanju. U prilog tome govori i više od 50.000 održanih sastanaka.

Hrvatsku kongresnu ponudu na zajedničkom su promotivnom štandu predstavljale Turistička zajednica grada Zagreba i Turistička zajednica grada Dubrovnika, zajedno s predstavnicima tri hrvatske DMC agencije - Ban Tours, InTours i Katarina Line. U sklopu Mariottovog globalnog štanda izlagao je i splitski hotel Le Meridien Lav Split.

Tijekom tri dana održavanja, osim poslovnog dijela burze, održano je i više od 200 edukativnih predavanja koje su održali stručnjaci kongresne industrije i govornici svjetske reputacije. Jedan od njih je i Greg Bogue, potpredsjednik za brend, iskustvo i inovacijske sustave u Maritz Global Events, koji je održao predavanje pod nazivom „Komunikacijski hakovi: lekcije iz bihevioralne znanosti“. Kao temelje učinkovite komunikacije s potencijalnim sudionicima događanja Bogue je naveo pet najvažnijih atributa koje donosimo u nastavku.

Komunikacija treba biti jednostavna, atraktivna, personalizirana, pravovremena i društvenaJednostavnost. Bogue je istaknuo da probijanje kroz svakodnevnu gomilu e-mailova i online oglasa zahtijeva od organizatora događanja da pojednostave izbore koje potencijalni sudionici moraju donijeti i proces odgovaranja na poziv na akciju. „Previše opcija preplavljuje ljude“, rekao je Bogue publici IMEX-a. „Za bilo koju radnju koju želite da sudionici poduzmu, dajte im samo nekoliko mogućnosti što mogu učiniti.“ Također, omogućavanje jednostavnijeg rješavanja procesa kao što su registracija ili davanje povratnih informacija o ciljevima i preferencijama, rezultirat će boljim odazivom.

Atraktivnost. Ukratko, slike govore više od teksta. Konkretno, sudionici brže razumiju infografiku u komunikaciji prije događanja i na izložbenom prostoru. „Slike zahtijevaju manje kognitivnog napora i mogu izazvati emocije. Posebno kada se kombiniraju samo s jednom riječju ili kratkom frazom.“, naglasio je Bogue. Slike se mogu koristiti za educiranje sudionika o određenim aspektima događanja, prenošenje uputa o tome kako se kretati event aplikacijom ili nekim drugim elementom događanja ili služiti kao poziv na akciju za nešto što će pomoći pružiti bolje iskustvo sudionicima, nagradu ili dar ili neku drugu korist.

Personalizacija. Bogue je primijetio da korištenje imena primatelja u naslovu e-pošte povećava stopu otvaranja za 10 do 30 posto. Nadalje, ako možete pokazati kako će status sudionika u njihovoj profesionalnoj zajednici biti poboljšan sudjelovanjem na događanju, ljudi će se lakše odlučiti za sudjelovanje. „Oni ne samo da žele pripadati - oni žele pokazati drugima da pripadaju“, rekao je.

Pravovremenost. Slanje ponuda i drugih komunikacijskih poruka u pravo vrijeme – nakon što se istraži kako i kada se koji kanal komunikacije najčešće koristi – povećat će učinak poruke. Štoviše, organizatori događanja mogu koristiti „pseudo-razvoj“ kako bi odaslali svoju najnoviju poruku: „preuređenje/novi početak“, „novo istraživanje/informacije“ ili „novo i poboljšano“ načini su za privlačenje pažnje usred svakodnevne poplave e-pošte i poruka na društvenim mrežama koje ljudi primaju.

Društvenost. Na ponašanje potencijalnih sudionika možete utjecati pokazujući što drugi misle i kako se ponašaju – te da vremenski okvir ili broj mjesta postaje ograničen. „Pokažite potražnju, naglašavajući oskudicu i vidjet ćete aktivnost.“, rekao je Bogue. „Recite ljudima koja su najpopularnija mišljenja i osjećaji, elementi događanja i ponašanja u zajednici za koje vidite da se bliži rok za akciju. To stvara društveni pritisak.“, ujedno potvrđujući kako je vaša organizacija duboko u srži te zajednice.