Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
Nitko ne voli reklame i nitko ne voli da im se nešto prodaje, ali bez sponzora ne bi bilo ni većine poslovnih i društvenih događanja koje volimo. Vrlo često se na konferencijama i kongresima dogodi da, nakon što ste uz veliki trud uspjeli dogovoriti sponzore, sudionici i posjetitelji samo prođu pored njihovih štandova ili ih, što je još gore, zaobilaze u širokom luku. To nikako nije dobro za vaše sponzore, ali ni za vaša buduća partnerstva i događanja.
Nekoliko je najčešćih razloga zašto je tome tako, odnosno zašto je teško razgovarati s nepoznatim osobama i stupiti u interakciju. Ako ih znate prepoznati, možda im možete doskočiti već prilikom same pripreme događanja.
Zašto odbijamo interakciju s izlagačima na događanjima?Jedan od osnovnih razloga za odbijanje interakcije je urođeni strah od stranaca. Od malena su nam govorili da ne razgovaramo sa strancima niti da od njih uzimamo slatkiše. A kongresni centri prepuni su upravo stranaca, od kojih vas oni ispred i uokolo same dvorane pokušavaju namamiti poslasticama. U našem je DNK urezano da kažemo ne.
Mnogi sudionici na sponzore i izlagače gledaju kao na neželjeno ometanje. Mnogi na njih gledaju kao na sadržaj koji umanjuje vrijednost događanja jer se boje da razvodnjava edukativan i društveni sadržaj. Ovakav način razmišljanja stvara prepreku obostrano korisnim partnerstvima.
Iskusne sudionike, stručnjake u industriji je teško privući. Oni cijene svoje vrijeme i očekuju odabrana iskustva na događanjima. Pomisao na entuzijastične, loše ciljane prodajne pristupe čini im se kao gubljenje vremena pa ih već u startu odbacuju. Oni traže istinska rješenja, a ne samo puku prodaju.
Svi ovi razlozi nisu nezaobilazni, može im se doskočiti uz promišljeno planiranje, promjenu taktike i usmjerenu strategiju.
Promijenite način razmišljanja sudionikaPo pitanju događanja udruženja i asocijacija, njihovi članovi razumiju misiju same udruge i podržavaju njenu svrhu. Mnogi su i sami vlasnici tvrtki te razumiju potrebu za ravnotežom između troškova i prihoda. Stoga je dobro tijekom godine komunicirati s njima o tome kako događanja i naknade doprinose ovom cilju. Navedite pogodnosti koje dobivaju: pristupačne cijene, vrhunski govornici, prostori, catering i mogućnosti umrežavanja. Istaknite kako događanja doprinose utjecaju i vrijednosti udruge za sve članove, a sponzorstva olakšavaju njihovu realizaciju.
Predstavite sponzore kao vrijedne resurseČinjenica je da se sponzori, odnosno izlagači na događanjima često doživljavaju kao sporedan sadržaj, koji ne donosi vrijednost koju sudionici traže na konferenciji ili kongresu. No, trebamo prihvatiti komercijalnu stranu event industrije jednako kako smo se navikli na oglašavanje na televiziji, internetu ili mobilnim aplikacijama. Postoje rješenja i alati kojima se oni mogu izbjeći pa će isto tako uvijek biti onih sudionika koji će izbjegavati posjetiti štandove sponzora, ali da bi takvih bilo što manje, organizatori i sponzori trebaju promijeniti narativ.
Odbacite zastarjelo poimanje i preoblikujte pojam sponzori u - stručnjaci u industriji, partneri u znanju i iskustvu, isporučitelji rješenja. Jer upravo ti komercijalni partneri nebrojeno su puta vidjeli probleme s kojima se susreću sudionici. Oni nude iskustvo iz stvarnog života i rješenja koja im uistinu mogu koristiti. Pozicionirajući ih kao vrijedne resurse, ne samo da podižemo svijest o njima i kako ih sudionici doživljavaju, već ih pozicioniramo kao sastavni dio događanja.
Kako neprimjetno integrirati sponzore u event - pretvaranje integracije u interakcijuJednostavna promjena naziva neće čarolijom potaknuti angažman. Potrebno je stvoriti prilike za sponzore da pokažu svoju stručnost na pristupačne načine. Zaboravite dugotrajne prodajne prezentacije koje će sudionike nagnati da provjeravaju poslovnu e-poštu. Evo kako možete neprimjetno integrirati sponzore u svoj program.
Kratko i slatko
Koristite sažete, kratke formate predstavljanja. Poput popularnih reelsa i short video formata na društvenim medijima, organizirajte kratke i zanimljive prezentacije tijekom cijelog programa. Postavite posebnu lokaciju, mini pozornicu u izlagačkom prostoru u blizini cateringa, za kratke prezentacije tijekom pauza.
Neka priče prodaju
Unaprijed dogovorite prezentacije uvjerljivih studija slučaja sa sponzorima. Neka to bude kratki format (10-15 minuta) u vidu razgovora moderatora konferencije s pružateljem rješenja i njegovim klijentom. Otkrijte problem, proces i rješenje, zatim snimite, eventualno prepišite i podijelite na društvenim mrežama za širi doseg.
Još jedno rješenje su interaktivni štandovi sponzora. Potaknite sponzore da, osim što izlažu svoje proizvode ili usluge, osmisle i interaktivne aktivnosti poput demonstracija, degustacija, igara ili radionica koje će privući pažnju sudionika. Jedan takav primjer je bila prezentacija i degustacija kave od strane proizvođača Julius Meinl na prošlogodišnjem HOW Festivalu.
Prilike za networking
Informacije koje organizatori mogu prikupiti prilikom registracije sudionika mali su zlatni rudnik podataka. Oni mogu dati informacije o tome tko ima probleme koje treba riješiti i koji su to problemi. Potaknite sudionike da se povežu s pružateljima rješenja putem zanimljivih metoda kao što je igrificirani lov na blago u izlagačkom prostoru ili okupljanje za stolovima s ciljanim temama tijekom ručka.
Uvijek je dobro organizirati i tradicionalne strukturirane sastanke između sudionika i predstavnika sponzora. To može biti u obliku speed networkinga ili sličnih formata koji omogućuju brze, ali produktivne interakcije.
Važno je osigurati da su sve aktivnosti usmjerene prema stvaranju vrijednosti za obje strane - i sudionike i sponzore. Komunikacija organizatora i s jednima i s drugima prije samog događanja može pomoći u razumijevanju njihovih potreba i ciljeva te olakšati planiranje aktivnosti koje će potaknuti interakciju. Zapamtite, sponzori nisu samo stranci koji nude slatkiše, već stručnjaci u industriji koji sudionicima mogu pružiti efikasna rješenja. Uz nekoliko strateških promjena, možete stvoriti događanje na kojem će sudionici i sponzori zajedno postići željene ciljeve na obostranu korist.
