Luc Gesvret: Hoteli danas postaju poput savjetnika za goste pomažući im osmisliti boravak usklađen s njihovim vrijednostima
Poput baš svake grane ljudske djelatnosti, s godinama se mijenjala i napredovala i kongresna industrija. Kontinuitet procesa njenog razvoja nije narušen niti danas; svi zajedno svjedoci smo snažnog utjecaja modernih tehnologija i novih komunikacijskih kanala na mnoge aspekte poslovnih događanja. Utjecaj primjerice Facebooka i Twittera, live streaminga ili običnog Skypea na organizaciju skupa, efikasnost ili troškove sudionika, toliko je snažan da mijenja čak i one sastavnice za koje smo do jučer bili sigurni kako će zauvijek ostati nepromijenjene. No promjene inicirane (dijelom i) tehnologijom zahvaćaju čak i „zabetonirano vječne“ postulate eventa pa će tako danas sudionik, primjerice, na okruglom stolu sudjelovati iako je udaljen možda i tisuće kilometara! Ili, danas će auditorij redovito biti važan suautor u kreiranju sadržaja konferencije koju prati, brišući tako onu tvrdu Maginot liniju između govornice i prvog reda sjedalica, između govornika i publike.
Publika postaje koautor
Promjene inicirane (dijelom i) tehnologijom zahvaćaju čak i „zabetonirano vječne“ postulate eventa pa će tako danas sudionik, primjerice, na okruglom stolu sudjelovati iako je udaljen možda i tisuće kilometara! Budući da je područje mog poslovnog djelovanja već neko vrijeme usko vezano uz tehnička rješenja na eventima, pokušao bih iz te pozicije dokazati tezu iz uvoda. I to možda najbolje na stvarnom primjeru, kroz jedan korporativni event održan ovo proljeće u Istri. Treba reći kako se ovdje radilo o klijentu koji ima moderne poglede i koji dobro percipira potencijal novih tehnologija. Njegovu smo konferenciju, u dogovoru, dogradili s nekoliko posebnih usluga, koristeći pri tom sofisticirane tehnologije te naravno znanje i iskustvo o njihovoj primjeni stečeno na ranijim projektima. Koristeći socijalne mreže - Twitter, Facebook, a u određenoj mjeri i Instagram, za klijenta smo postigli interaktivnost na samom događanju, kao i veći doseg poruke s događanja. Paralelno, uz pomoć video streaminga dobili smo mogućnost da u radu konferencije sudjeluju, u stvarnom vremenu, i one osobe koje taj dan nisu mogle biti na samoj lokaciji. Evo o čemu se točno radilo.
Klijent je prvo pristao povećati brojnost publike na način da nas je angažirao za video produkciju i prijenos uživo na vlastitim web stranicama. Streaming smo ujedno plasirali i na nekoliko lokalnih popularnih poslovnih portala, zbog čega je auditorij ubrzo višestruko nadmašio broj popunjenih stolica u dvorani. Može se reći da je event u tom trenutku izašao izvan četiri zida dvorane, a mi smo mogli staviti kvačicu kraj cilja: veći doseg. Jasan dokaz tome bila je nakrcana traka s trčećim tekstom u dnu live videa i vrlo aktivan chat prozor kraj video playera u kojem su se, ujedinjeni pod #hashtagom konferencije, prikazivali komentari onih koji su ili pratili video prijenos ili su fizički bili u dvorani. Kvačicu tada stavismo i kraj drugog cilja: interaktivnost. Spomenuta komunikacija zainteresiranih dodatno je oplemenjena u trenutku kada je moderator u dvorani pročitao neka od pitanja generiranih u spomenutom chatu. Proizvelo je to željenu raspravu, čime smo ostvarili i treći cilj: zajedničko kreiranje sadržaja konferencije. Auditorij je tako dijelom preuzeo ulogu organizatora, direktno je utjecao na sadržaj eventa i pri tome je stvorena win-win situacija: skup je u sklopu teme uspio odgovoriti baš na ona pitanja koja su zanimala publiku. A upravo tome teži svaki organizator i svaki posjetitelj konferencije.
Interaktivnost i multimedija
Na jednoj drugoj konferenciji po pitanju interaktivnosti otišli smo još jedan korak dalje. Osim u samoj dvorani u Zagrebu te pojedinačnog gledanja putem Interneta, video streaming bio je praćen i od strane pet grupa sudionika okupljenih u pet većih hrvatskih gradova. Predstavnike jedne po jedne grupe uključivali smo uživo slikom i tonom u konferenciju, odnosno u streaming. Na taj smo način povezali Zagreb s još pet udaljenih lokacija iz kojih se mogla čuti i vidjeti zanimljiva priča, pitanje ili komentar. Jasan je ovo primjer situacije u kojoj korisnik/sudionik uz pomoć tehnologije kreira sadržaj eventa kojeg prati.
„Utjecat će na posjećenost eventa“, najčešća je bojazan koju čujem kad je posrijedi video-streaming s konferencije, odnosno kad su u pitanju moderne tehnologije uz event. No tome nije tako. Video streaming namijenjen je onim ljudima koji svakako na taj dan ne bi došli u dvoranu.
Kad smo kod multimedijalnih elemenata, svi shvaćamo utjecaj npr. dobre iluminacije ili ambijentalne glazbe u prostoru, a i vrlo često smo se susretali s PowerPoint slajdovima, obično punih atraktivnih vizualnih sadržaja. S razvojem Internetske infrastrukture, korijene sve više i više pušta ranije spomenuti live streaming. Za moć pokretne slike (videa) u privlačenju pažnje ne treba trošiti puno riječi, no spomenuo bih iz ove sfere još jedno upečatljivo, a još uvijek relativno svježe rješenje - tzv. hologramske projekcije. Za njih se organizatori odlučuju prilikom predstavljanja novog proizvoda, usluge ili važne kampanje, zaključaka neke ključne studije ili sjajnih godišnjih poslovnih rezultata. U dvorani koja je posebnim osvjetljenjem pripremljena za projekciju, specijalni uređaji generiraju hologram na sredini pozornice, bez vidljivog platna (koristi se posebna prozirna folija), odnosno uz 3D iluzije i audio-vizualne efekte nalik teleportacijama i blještećim putovanjima kroz vrijeme znanim nam iz Zvjezdanih staza, organizatori mogu računati na punu pažnju zadivljenog auditorija.
Nova tehnologija rađa dodatne pozitivne efekte
Uz takve sitne trikove, uz podršku kvalitetnih stručnjaka i prave tehnologije, organizator ima sjajnu priliku da i najmonotoniju prezentaciju pažljivo prati baš svaki sudionik skupa. Stavit ću ruku u vatru da će se poruke s konferencije koja ima bar neki od gore spomenutih modernih elemenata, dublje upiti, da će dojmovi biti snažniji, a broj „spavača“ u zadnjim redovima manji. A nije li upravo to osnovni cilj svakog eventa!?
Unatoč svim fantastičnim potencijalima koje nudi moderna tehnologija, uvjet njenom korištenju je, naravno, ljudski faktor. Spremnost organizatora da uvede tehnologiju bez straha da će time značajno uskratiti neki drugi segment svog eventa. Također njegovu hrabrost da otvori „eter“ konferencije čak i onim sudionicima iz publike koji nisu uvršteni i planirani govornici. S druge strane, spremnost publike na suradnju i na interaktivnost. Imajmo na umu da je preduvjet čak i prije spomenutog „ljudskog faktora“ – određeno znanje u korištenju novih tehnologija. Znanje koje se danas doduše već nekako i podrazumijeva.
Za dislocirane - video streaming
„Utjecat će na posjećenost eventa“, najčešća je bojazan koju čujem kad je posrijedi video-streaming s konferencije, odnosno kad su u pitanju moderne tehnologije uz event. No tome nije tako. Video streaming namijenjen je onim ljudima koji svakako na taj dan ne bi došli u dvoranu. Što zbog udaljene lokacije, što zbog osobnog rasporeda, što zbog troškova ili drugog razloga. Moderne će tehnologije čak i takvima omogućiti sudjelovanje u konferenciji.
Karlo Dževerlija
www.streaming.hr
O autoru: Karlo Dževerlija je voditelj razvoja poslovanja Streaming.hr-a, višestruko nagrađivanog servisa za podršku događanjima u kongresnoj i drugim industrijama koje traže moderne video i IT usluge. Rješenja su objedinjena u zajednički paket s informatičkim solucijama na webu, sve po sustavu - ključ u ruke (turnkey). Streaming.hr je lociran u Adria regiji, a projektima prisutan diljem Europe i šire (Austrija, Brazil, Nizozemska, Slovenija, Turska, Hrvatska, Srbija…).
