Koja je uloga PCO-a u kongresnoj industriji?

Hrvatska udruga profesionalaca kongresnog turizma (HUPKT) i Hrvatska turistička zajednica (HTZ) zajedno provode program Hrvatski Kongresni Ambasadori (HKA) koji za cilj ima promociju Hrvatske kao međunarodne kongresne destinacije. Između ostalog, ambasadorima se često naglašava nezaobilazna uloga profesionalnih kongresnih organizatora (PCO) prilikom kandidature za domaćinstvo međunarodnog skupa. Iako mnogi već znaju sve o PCO uslugama, ponoviti nikada nije na odmet. Stoga nam je više o toj temi rekao Ranko Filipović, predsjednik HUPKT-a, koji ima više od 30 godina iskustva u MICE industriji i doajen je poslovnog turizma u Hrvatskoj.

Što je PCO?

PCO je međunarodna kratica termina Professional Conference Organizer za specijalizirane tehničke organizatore različitih skupova. U Hrvatskoj su PCO zakonski svrstani u kategoriju turističkih agencija. Ono što ih izdvaja od ostalih agencija je njihova specijalizacija i većina stručnjaka iz kongresne industrije slažu se u tome da kongresi, incentivi i slična poslovna događanja i nisu turizam u klasičnom smislu nego samo koriste njegovu infrastrukturu – pogotovo u Hrvatskoj koja nema prave, neovisne kongresne centre.

Tvrtke koje se bave kongresnom industrijom mogle bi se uglavnom svrstati u sljedeće kategorije:

• PCO (Professional Congress Organizer) – profesionalni organizator kongresa

Pruža potpunu i cjelovitu uslugu organizatorima kongresa. Ponekad može angažirati i DMC za usluge u destinaciji kao što su izleti, večere i sl. ili pak EMC za tematska događanja. Ako izuzetno dobro poznaje destinaciju, PCO najčešće organizira ovakve usluge samostalno.

• AMC (Association Management Company) – tvrtka za upravljanje udruženjima

Pruža usluge upravljanja i administriranja za različite udruge i profesionalna udruženja. Za organizaciju njihovih sastanaka i događanja angažira PCO ili EMC ako sam ne ispunjava zakonske uvjete za pružanje takvih usluga.

• DMC (Destination Management Company) – tvrtka za upravljanje destinacijom

Pruža usluge u destinaciji koju izuzetno dobro poznaje, osobito u kreiranju i implementaciji raznih događanja, aktivnosti, izleta i logistike cijelog programa.

• EMC (Event Management Company) – tvrtka za upravljanje događanjima

Pruža usluge u različitim područjima korporativnih događanja, marketinga, specijalnih događanja kao što su koncerti, dodjele nagrada, promocija proizvoda, modnih revija, zabava, vjenčanja i slično.

Zašto angažirati PCO?

Najčešće, organizatori planiraju kongres uz svoj redovni posao i nemaju ni znanja ni resursa za tehničku organizaciju takvog skupa. Upravo tada im je PCO najpotrebniji. Važno je napomenuti da organizator zadržava potpunu kontrolu nad događanjem, financijama, programom, donošenjem odluka, a PCO će ponuditi savjetodavne i konzultantske usluge, kao i svoje znanje i iskustvo stečeno kroz godine poslovanja.

Koje usluge PCO nudi?PCO, u svom portfelju, između ostaloga nudi usluge:

• Prijedlog destinacije i mjesta održavanja (venue)
• Pregovaranje sa svim dobavljačima usluga
• Prijedlog plana svih aktivnosti usklađen s programom rada kongresa
• Ugovaranje s dobavljačima i kontrola izvedbe programa
• Financijsko poslovanje kongresa – budžetiranje, porezno savjetovanje, računovodstvo
• Marketing i promociju kongresa kroz dogovorene kanale
• Koordinaciju s predavačima u dogovoru s organizatorom
• Obrada prijava sudionika, njihovih uplata, izdavanje računa
• Smještaj sudionika, organizatora, predavača, osoblja itd.
• Zaprimanje sažetaka i prosljeđivanje znanstvenom odboru
• Briga oko postera i prostora za poster sekciju
• Osiguranje najkvalitetnije audio i video opreme i osoblja za rad kongresa
• Izrada i održavanje web stranice samog događanja kao i računa na društvenim mrežama
• Dizajn, tisak i e-marketing kongresnih materijala
• Briga oko sponzorstava i izložbenih sadržaja
• Tajništvo i administracija cijelog skupa
• Planiranje i koordinacija društvenih aktivnosti
• Briga oko VIP gostiju, novinara, uzvanika
• Izrada i izvedba programa za osobe u pratnji
• Kvalitetno i stručno osoblje za izvedbu programa
• Izrada i izvedba opcionalnih programa prije ili poslije skupa
• Prijevoz sudionika u destinaciji – prema programu
• Provedba ankete ili evaluacije skupa od strane sudionika
• i druge usluge po potrebi

Kada angažirati PCO?Najbolje u samom početku planiranja skupa, osobito ako se radi o kandidiranju za međunarodni skup (bidding). PCO će ponuditi svoje znanje i ekspertizu u svim segmentima organizacije, a posebno kod kandidiranja za domaćinstvo skupa. Takav, često vrlo zahtjevan i formalan proces, zahtijeva posebna iskustva, znanja i financije da bi kandidatura bila uspješna s velikim izgledima za povoljan ishod.

Naravno, tu će jako dobro doći pomoć programa Hrvatski kongresni ambasadori kao i Kongresnih ureda u destinacijama.

Kako PCO naplaćuje svoje usluge?Općenito, ne postoji jedinstven model naplate i on često ovisi o tome koje usluge PCO nudi organizatoru. Najčešće, PCO svoje usluge naplaćuje na neki od ovih načina, ili njihovom kombinacijom:

• Fiksna cijena usluge
• Cijena usluge po prijavljenom sudioniku skupa
• Cijena usluge po obrađenom sažetku
• Cijena usluge po prodanom kvadratu izložbenog prostora
• Cijena usluge po prodanom sponzorstvu
• Postotak od ukupnog budžeta
• Podjela dobiti s organizatorom

Neke usluge – kao izrada kandidature – PCO može ponuditi gratis kao dobru volju u podjeli rizika oko dobivanja kandidature. Najvažnije je u samom početku otvoreno razgovarati s PCO agencijom oko svih aspekata suradnje, a posebno oko financija.

PCO je nezaobilazan čimbenik u uspješnoj organizaciji kongresa i što prije se angažira u samom planiranju skupa, to su šanse za uspjeh puno veće. On je kao „ljepilo“ koje povezuje različite dijelove organizacije i njihove izvođače u kreiranju uspješnog kongresa.