MEETEX 2025: Prijave otvorene uz Early Bird cijene!
Spajanje potencijalnih poslovnih partnera, tzv. matchmaking, jedno je od ključnih obilježja event platformi. Osim toga, jedna je od najboljih trenutačnih upotreba umjetne inteligencije (AI) za poslovna događanja. Jedna od takvih event platformi koja se koristiti za spajanje i ugovaranje sastanaka na eventima je platforma Grip Event Networking koja je provela istraživanje o vrijednosti unaprijed zakazanih sastanaka. Ova vrsta aktivnosti najčešće se provodi na raznim sajmovima, poslovnim i kongresnim burzama i sličnim događanjima koja uključuju pozvane kupce, tzv. hosted buyers, koji ugovaraju sastanke s dobavljačima, odnosno izlagačima.
Istraživanje o vrijednosti unaprijed dogovorenih sastanaka je za Grip napravila agencija Dahlia+Agency, na uzorku od 91 organizatora događanja (osobe na rukovoditeljskim pozicijama). Istraživanje je provedeno putem ankete i niza intervjua. Iako je veličina uzorka relativno mala, anketa je pokazala neke trendove vrijedne pažnje:
Prema ovom istraživanju, korištenje strukturiranog pristupa povezivanju kupaca i izlagača povećava vrijednost događanja. Izneseni argumenti uključuju želju i sudionika i izlagača da na najbolji način iskoriste svoje vrijeme na događanjima. Također, postoji mišljenje da izlagači zahtijevaju opipljiviji povrat ulaganja. Vjerojatno je najupečatljivija tvrdnja iz ankete ona o dodatnoj vrijednosti koju organizatori događanja mogu stvoriti organiziranjem unaprijed zakazanih sastanaka na svojim događanjima. U predstavljenom primjeru, event u sektoru financijskih usluga može proizvesti više od 900.000 USD prihoda, uz profitnu maržu od 40%, organiziranjem unaprijed zakazanih sastanaka s 50 dobavljača, od kojih svaki održava 15 sastanaka.
Ovo je, naravno, dobra vijest za tvrtke poput Gripa, koje podržavaju ovu vrstu aktivnosti umrežavanja. Ali što stoji iza ovih brojki?
Ostvarivanje pune vrijednosti leadova (potencijalnih klijenata)Izračun vrijednosti poslovnog povezivanja vrti se oko troška prodaje. To je osnova Gripovog kalkulatora prihoda od unaprijed zakazanih sastanaka, koji tvrtka otvoreno nudi na svojoj web stranici: Pre-scheduled meetings revenue calculator. Izvršni direktor Gripa, Tim Groot, je objasnio izračune.
Polazna točka je cijena po potencijalnoj vrijednosti kupca u različitim industrijama dobivena s više različitih web stranica, uključujući First Page Sage. Izračuni cijene po potencijalnom kupcu uglavnom se temelje na podacima iz Google Adsa i drugih online aktivnosti za privlačenje potencijalnih kupaca, koje je ipak lakše pridobiti nego izlaganjem na događanjima. Ipak, postoji posebna vrijednost u ovom pristupu. Groot tvrdi da potencijalni klijenti s kojima se stupi u kontakt uživo na događanjima zapravo mogu biti vrjedniji od onih s internetskih izvora.
Iako brojke i stope konverzije mogu biti diskutabilne, logično je da potencijalni kupci u više nišnim ili vrjednijim sektorima koštaju više. Na primjer, potencijalni klijenti u pravnim uslugama mnogo su vrjedniji nego u e-trgovini.
Izračun potencijalnog prihoda pomoću kalkulatora za unaprijed zakazane sastankeKalkulator koristi ovu brojku cijene po potencijalnom kupcu za različite industrije, u kombinaciji s brojem dobavljača (izlagača), brojem sastanaka po dobavljaču i vrstom događanja (uživo ili virtualno), kako bi izračunao nekoliko zanimljivih financijskih procjena, što može biti dragocjeno za organizatore događanja.
Glavna izračunata brojka je ukupni prihod od unaprijed zakazanih sastanaka - dobrodošao dodatak proračunu svakog događanja. Postoji i cijena po skupnom paketu koja pokazuje koliko treba naplatiti pojedinom izlagaču. U kalkulator su također uključeni logistički detalji uključujući ukupan broj sastanaka, broj mjesta za sastanke, broj sastanaka po kupcu i minimalni broj kupaca.
Kalkulator ide dalje od procjene potencijalnog prihoda. Također pokušava procijeniti potencijalnu neto dobit i profitnu maržu. Ovdje su iznosi malo složeniji, ali uključeni su operativni, marketinški, hosting i tehnološki troškovi. Broj može jako varirati, a Grip također procjenjuje trošak produkcije virtualnih događanja s unaprijed zakazanim sastancima. Taj trošak je postavljen kao 70% cijene ekvivalentnog događanja uživo, što se čini visokim ako nema kupaca za „ugostiti“.
„Ovo nipošto nije egzaktna znanost. Jednostavno pokušavamo dati ljudima smjernice o tome što je sve moguće“, rekao je Groot. Iako su brojke samo procjene, izračune je provjerilo nekoliko Gripovih klijenata koji aktivno pokreću hosted buyer programe.
Ne ide sve uvijek glatkoIako strukturirano povezivanje potencijalnih poslovnih partnera svakom događanju zvuči primamljivo, postoje neki izazovi. Ono što tvrtka Grip naziva „postavljanje umrežavanja u središte događanja" može zahtijevati značajan pomak u cjelokupnom formatu i stilu događanja. Stvaranje atraktivnog ambijenta za održavanje više sastanaka u kratkom vremenu nije lako. Ravnoteža učinkovitosti i udobnosti je izazovna.
Ono što je možda najvažnije, model unaprijed zakazanih sastanaka zahtijeva privlačenje odgovarajućih kupaca da prisustvuju unaprijed dogovorenim sastancima i obavežu se na njih. Ugošćavanje kupaca dobro funkcionira za sajmove kongresne industrije kao što su IMEX i IBTM World, ali mnogi kupci, uključujući one koji upravljaju velikim događanjima, radije plaćaju kotizacije sami i tako zaobilaze obvezu na unaprijed zakazane sastanke.
Vrijedan dodatak marketinškim strategijamaSve se više tvrtki okreće eventima kao glavnim kanalima za pridobivanje potencijalnih kupaca. Ovaj kalkulator marketinškim stručnjacima pruža jednostavan način za izračunavanje novčane vrijednosti izlaganja ili organiziranja vlastitih događanja. Također, govori jezikom koji im je dobro poznat, posebno onima koji su više usredotočeni na privlačenje potencijalnih kupaca online kanalima. U svakom slučaju, ovaj alat je dobrodošao za svakoga tko želi pokazati vrijednost poslovnih događanja.
„Pokušavamo se pobrinuti da se malo više pažnje posveti ROI-u (povrat uloženog) koji donosi izlaganje na eventima i stvarnim brojkama jer će to pomoći u donošenju boljih odluka u budućnosti. Osigurat će da organizatori događanja raspodjeljuju resurse na ono što stvara najbolji učinak, a ne na ono što izgleda najsjajnije.“ rekao je Groot.
