Konferencija INSIDE razotkriva budućnost organizacije događanja
U Rovinju je krajem kolovoza održana konferencija INSIDE koja je bila posvećena budućnosti organizacije poslovnih događanja. Uz dizajnerski dvojac Davora Bruketu iz Zagreba i Jovana Jelovca s Beogradskog tjedna dizajna, glavni predavač bio je Nizozemac s talijanskom adresom Mike van der Vijver. Govorio je o novim konceptima i trendovima unutar svjetske kongresne industrije, kao što je proces dizajniranja događanja. Mike nam je objasnio na koji način se dizajn događaja razlikuje od organizacije događaja i kako će to sve skupa već sada utječe na naš posao.
Koncept dizajniranja događanja relativno je nova stvar u svijetu, a posebice u našoj regiji. Možete li nam pojasniti o čemu se tu radi i reći na što bismo se trebali fokusirati prilikom dizajniranja eventa?
Prema mojoj definiciji, dizajniranje događanja je proces u kojem dizajner događanja kreira progam, pri čemu se vodi sljedećim pitanjima: što je sadržaj, tko su sudionici i koja su njihova očekivanja, te tko je „vlasnik događanja“ (meeting owner) i što on želi postići organiziranjem događanja. To je početna točka ovoga koncepta, a valja imati na umu da je pronalazak odgovora na ova pitanja zahtjevan proces. Sadržaj može biti kompleksan i može pokrivati različita područja, a dizajniranje sadržaja znači da ga trebate učiniti zanimljivijim i interaktivnijim za sudionike. Mnogo je načina kako to možete ostvariti.
U potragu za odgovorom na drugo pitanje, tko su sudionici i koja su njihova očekivanja od događanja, pravi će dizajner događanja krenuti razgovarajući s potencijalnim sudionicima prije nego započne proces organizacije. Nažalost, trenutno je u praksi puno čečća situaciju u kojoj organizatori ne razgovaraju sa sudionicima, već nagađaju i pretpostavljaju što bi oni htjeli, a to se često pokaže pogrešnim.
Najteže je naći odgovor na treće pitanje, koji su to konkretni ciljevi organizatora/vlasnika događanja, jer oni najčešće svoje ciljeve ne specificiraju dovoljno jasno, već daju maglovite predodžbe i ideje oko toga što bi cilj trebao biti. Tako ćete često od organizatora čuti da je cilj nekog okupljanja „umrežavanje sudionika“ ili kako žele da „event bude fascinantan“, ali to nisu ciljevi. Cilj predstavlja ono što zapravo želite postići organizacijom nekog događanja.
Koje su sličnosti, a koje razlike između profesionalnih dizajnera događanja i PCO-a?
To je jako dobro pitanje. Kongresna industrija se općenito voli predstavljati kao kreativna industrija, ali trenutno je stanje takvo da se osobno baš i ne slažem s takvim tvrdnjama.
U praksi je situacija sljedeća. Većina PCO-a je iznimno dobra u obavljanju logističkog dijela posla: u odabiru restorana, kreiranju rasporeda sjedenja u kongresnim dvoranama, upravljanju transferima sudionika, organiziranju pauza i sl. Međutim, vrlo su rijetki oni koji će se prihvatiti i onog dijela posla koji zalazi u kreiranje/dizajniranje sadržaja, a jasno je da ne možete imati dobar event bez dobrog sadržaja.
Zašto je to tako?
Postoji više razloga. Jedan je od značajnijih je sigurno i taj što organizatori/vlasnici događanja često žele zadržati potpunu kontrolu nad sadržajem. Naravno, dobar dio odgovornosti je i na samim PCO-ima koji nisu naučili pravilno komunicirati s takvim organizatorima i objasniti im da to što znaju puno o sadržaju, ne znači da znaju i kako upravljati njime, tj. kako ga najbolje prezentirati i općenito iskoristiti u svrhu postizanja ciljeva događanja.
Imate li kakav savjet za PCO-e? Kako da uvjere organizatore/vlasnike događanja, pogotovo one iz konzervativnijih industrija poput znanstvenika, da budu voljni uvesti promjene?
Ključni pojam je učinkovitost, odnosno koliko su učinkovite ideje samog organizatora događanja. U praksi se pokazalo da učinkovitost takvih događanja nije najveća. Srećom, u zadnje vrijeme organizatori su sve svjesniji te činjenice, a dugoročno ta neučinkovitost događanja predstavlja i svojevrstan rizik za kongresnu industriju. Stoga je na profesionalcima u kongresnoj industriji da preuzmu odgovornost i svim organizatorima jasno daju do znanja kako se kreiraju i organiziraju učinkovita događanja. Možda zvuči jednostavno, ali svjestan sam da to nije lagano za učiniti.
Možete li nam da ti neke konkretne primjere i savjete kako to učiniti? Kako biste ih vi osobno pokušali uvjeriti u progrebu za promjenom paradigme?
Teško je dati odgovor na ovo pitanje bez konkretnih primjera. No, mogu dati savjet otukuda početi i kakav stav zauzeti kako biste to postigli. Dakle, najveća promjena je ona u stavu, a to je razumijevanje da se ovdje ne bavimo ugostiteljstvom (hospitality), već specifičnim načinom komunikacije. Kongresni profesionalci moraju razumjeti kako stvari funkcioniraju kako bi mogli onda to prenijeti svojim klijentima.
Pitajte klijente o učinkovitosti, ciljevima, o tome što žele postići svojim sadržajem, a ne logističkim pitanjima. Prije svega potrebno je pravilno postaviti ciljeve, a odabir logističkih opcija je onda jedan od alata kako postići te zacrtane ciljeve.
Ako bismo to mogli brojčano izraziti, kako biste ocijenili što je važnije: progam i sadržaj s jedne strane ili logistika i operativa s druge?
Mislim da se tu radi o dvije potpuno različite razine učinkovitosti događanja, a i jedna i druga su neophodne. Prvu, logističku razinu, PCO-i fantastično obavljaju i na taj način organizacijski upravljaju događanjem. Druga razina je razina kreatora/dizajnera događanja i njihov je zadatak da kroz sadržaj upravljaju događanjem.
Dakle, riječ je o dvije komplementarne aktivnosti. Ako logistički dio ne funkcionira kako treba, događanje neće biti uspješno i sudionici će biti nezadovoljni. Kao što sam rekao, PCO-i su do savršenstva doveli ovaj dio posla, ali ne treba se zadovoljiti tom razinom. Kongresnoj industriji je potreban svojevrstan kvantni skok u smislu uključenosti i angažmana oko dizajniranja sadržaja i programa.
Mislite li da bi PCO-i trebali učiti i usavršavati se u dizajniranju ili angažirati druge profesionalce, stručnjake u tom području?
Obje mogućnosti su otvorene. Neki PCO-i će sigurno imati resurse i kompetencije da i sami postanu kreatori/dizajneri događanja, a neki neće, i u tom slučaju preporučljivo bi bilo da angažiraju vanjske stručnjake. Ono što i jedni i drugi trebaju osvijestiti jest da kreiranje/dizajniranje događanja nije logistički proces i da poslovna događanja imaju vrlo malo zajedničkoga s turizmom. Naravno, trebaju imati i hrabrost da počnu pitati prava pitanja i da prenesu svojim klijentima kako naša industrija nema veze s turizmom, putovanjima, hotelima.
Za kraj, recite nam, što je za vas učinkovo događanje?
Učinkovito je svako ono događanje koje kroz program postigne ciljeve koje je prethodno postavio vlasnik/organizator, koje zadovolji očekivanja sudionika i koje rezultira značajnom promjenom u sadržaju.
