Importanne Resort: Poslovna događanja uz miris Mediterana i pogled na dubrovačke grebene
Baveći se planiranjem i organizacijom poslovnih skupova u samom početku nameće se nekoliko važnih pitanja:
• Koja je svrha događanja?
• Kada ga planiramo?
• Tko će biti sudionici?
• Kakvu lokaciju trebamo?
• Počinjemo li planirati na vrijeme?
Kvalitetnim inicijalnim sastankom s klijentom nalazimo većinu odgovora. Izuzetno važna, osjetljiva, a često izbjegavana tema je pitanje budžeta. Raspoloživa novčana sredstava imaju važnu ulogu u ostvarivanju cilja pojedinog skupa i presudni utjecaj na način kako će se isti organizirati. Na isto ne treba gledati negativno i ograničavajuće. Recesijske godine stvorile su nove izazove - kako u okviru ograničenih novčanih sredstava ponuditi pravi doživljaj. Od planiranja do realizacije, uloga kreativnosti sve više raste, te ujedno dobiva novu dimenziju. Iskustvo je jednako važan faktor. „Što može krenuti po zlu, krenut će po zlu!” Imati spreman alternativni scenarij na svakom koraku, znači biti iskusan organizator.
Bez obzira na moguće rizike posla, organizirajući skupove nerijetko stvaramo doživljaj koji će se pamtiti zauvijek, doista promijeniti tvrtkin imidž na tržištu, plasirati naprednu novu ideju, direktno utjecati na prodajne rezultate.
Kako bi skup postao impresivan doživljaj za sudionike i goste, često se poseže za tzv. „WOW!“ faktorom. Pustimo mašti na volju, ali imajući uvijek u vidu:
• Profil događanja i profil sudionika/gostiju
• Dostupnost lokacije i infrastrukturu na lokaciji
• Troškove same lokacije (najam) i opremanja lokacije
• Svrhu događanja
Kreativnošću do rješenja nemogućih situacija
Priča o kreativnosti ne bi bila potpuna bez nekoliko primjera dobre prakse.
Izazov prostora - često se u završnoj fazi organizacije nekog skupa javi potreba za dodatnim dvoranama za više paralelnih sastanaka ili radionica. Nedostatak klasičnih dvorana u više navrata smo rješavali prilagodbom hotelskih soba, osobito apartmana ili ugostiteljskih sadržaja hotela. Organizirajući jedan vrlo zahtjevan skup managera međunarodne korporacije u Dubrovniku, javila se u zadnji tren potreba za više paralelnih sastanaka radi revizije poslovnih planova raznih divizija kompanije. Na kraju se radilo u salonima susjedne rezidencijalne vile, kao i na terasama u sjeni suncobrana. Vjerujemo da je pogled na Lokrum i stari dio grada imao pozitivan utjecaj na kreativnost samih sudionika.
Izazov vremena - organizirajući brojne skupove na obali, često se za večernje evente planiraju krasne vanjske lokacije koje nemaju jednako vrijedne alternative za slučaj lošeg vremena. Kod riskantnih vremenskih prognoza teško je klijenta nagovoriti da odustane od originalne vanjske lokacije. Pljusak pred sami početak eventa ili tijekom njegovog trajanja dovodi nas u stresne i izazovne situacije. Kreativnost, ali i dobra logistika važne su za odluke u kratkom roku. Kod organizacije svečane dodjele nagrada jedne skandinavske tvrtke u Šibeniku na trgu ispred vijećnice prijetio nam je pljusak na početku eventa (doslovno iz vedrog neba u trenu se pojavio crni oblak i lokalni pljusak). Umjesto klasičnog autobusnog transfera, goste smo od susjednog hotelskog naselja prevezli do grada brodom ležerno produživši vrijeme transfera. Uz glazbu i aperitive, gosti su uživali u pogledu na more, otoke i u centar Šibenika došli u trenutak kad je lokalni pljusak završio i sve bilo spremno za gala večeru.
Cijela koncepcija organizacije znanstvenih i poslovnih skupova postaje evidentno sve složenija i u organizacijskom smislu sve zahtjevnija. Važno je imati iskusnog i stručnog partnera koji je u mogućnosti s lakoćom rješavati organizacijske dileme, donositi brze odluke i pronaći optimalna rješenje u okviru budžeta. Uz pravu profesionalnu pomoć i dobro postavljenu logistiku, domaćin se može opustiti u svojoj ulozi u stimulirajućem društvu kolega i poslovnih partnera.
Izazov sredstava - posebno su osjetljive situacije naglo smanjenih budžeta. Koncept je već bio napravljen i organizacija započela, a proslava jedne velike obljetnice gotovo je bila dovedena u pitanje. Bogati scenarij za putovanje kroz vrijeme i kroz povijest tvrtke uključivao je nekoliko poznatih voditelja, tematske koreografije, glazbeni program iz raznih povijesnih razdoblja, poklone te skupi i elegantni banket. U konačnici smo ostali na sličnoj koncepciji koju su vodili i popratili urednici stručnih novina i ostalih medija (kojima je isto predstavljalo profesionalno priznanje i daje dobre teme za daljnju obradu), glazbeno putovanje kroz vrijeme odlično je odradio D.J., a gosti su se dodatno zabavili raspravljajući o interesantnim faktima iz povijesti tvrtke koje su dobili na karticama u više varijacija na svojim stolovima. Banket su podržali dodatni sponzori zbog dobre medijske popraćenosti.
Aleksandra Uhernik Đurđek
Voditeljica odjela organizacije poslovnih i znanstvenih skupova
ATLAS d.d.
aleksandra@atlas.hr
