Organizatori evenata otkrivaju svoje najveće pogreške (i lekcije koje su pritom naučili)
Možemo li ljude promatrati kao jedan od setova alata koje kreatori događanja koriste kako bi utjecali na sudionike? Možda zvuči pomalo čudno, ali smatram da je vrijeme da profesionalce raznih struka počnemo doživljavati upravo tako - kao alate koji nam pomažu u kreiranju boljih događanja. Sudionici naših događanja su ljudi i zato je savršeno logično da angažiramo druge ljude (ne-sudionike) da im pomognu, inspiriraju ih i motiviraju te na taj način upravljaju događanjem u smjeru ispunjenja željenih ciljeva. Uspijemo li pogoditi pravi miks motivacije, umrežavanja i učenja, sudionici će biti zadovoljniji, a to naravno vodi do boljeg povrata investicije u samo događanje.
Brojni profesionalci mogu biti uključeni u proces organizacije događanja, a u tu svrhu četrdesetak različitih profesija podijelio sam u šest kategorija: Arhitekti, Graditelji, Komunikatori, Dizajneri, Zabavljači i Facilitatori/Moderatori. (Početna slova ovih 6 grupa na engleskom jerziku identična su prvim slovima abecede i tvore akronim ABCDEF - Architects, Builders, Communicators, Designers, Entertainers and Facilitators).
Neki pojedinci mogu obavljati zadaće iz više navedenih grupa. Pokekad će moderator biti ujedno i motivator, primjerice u situaciji kada pazi da u diskusiji za okruglim stolom svi dobiju riječ i da nitko ne dominira. Ponekad će isti taj moderator biti i umrežavatelj koji će pomoći (usamljenim) pojedincima da se upoznaju. Bit će i situacija kad će moderator biti fokusiran na proces učenja i pomagati sudionicima pojašnjavajući zadatke ili teme za raspravu.
Detaljnije o konceptu
Kako bi malo bolje razumjeli ovaj koncept, evo detaljnije liste profesionalaca. Imajte na umu da neke profesija u stvarnosti mogu pripadati u dvije ili tri kategorije, ali jednostavnosti radi su u ovom konceptu spomenuti samo jednom. Isto tako, moguće je da ćete imati drugačiji pogled na stvari – primjerice da ćete više navedenih profesija vidjeti kao jednu veću profesiju ili da ćete neke previdjeti. Oko toga možemo debatirati, ali poanta ovog koncepta je u tome da povećamo napore kako bismo na temelju ciljeva svake kategorije mogli pronaći one profesionalce koji će moći dati doprinos i utjecati na ishod događanja.
ARHITEKTI – arhitekti događanja, dizajneri događanja, kreatori evenata, profesionalci iz područja organizacijskog razvoja
GRADITELJI – konstruktori pozornica i bina, tehničari, stručnjaci za AV opremu, djelatnici za postav prostora, scenski radnici…
KOMUNIKATORI – stručnjaci za sadržaj, govornici, treneri, copywriteri, scenaristi, reporteri, opinion-leaderi
DIZAJNERI – kreativci, dizajneri, ilustratori, video producenti, stučnjaci za prezentaciju, treneri za govornike, skladatelji...
ZABAVLJAČI – glazbenici, glumci, izvođači, magičari, pjevači, komičari, ključni govornici… FACILITATORI/MODERATORI – facilitotori, mađioničari, voditelji događanja, predsjednik organizacijskog odbora, psiholozi…
Arhitekti su oni profesionalci koji analiziraju potrebe i dizajniraju događaj, uključujući i angažman profesionalaca iz ostalih kategorija. Drugim riječima, oni imaju ovlast da vode ili upravljaju drugim suradnicima na projektu.
Graditelji su svi oni koji koriste svoje ruke kako bi izgradili i opremili okruženje u kojem se događanje održava. Iako pojedinci iz ove grupe često ne dobivaju zasluženu pažnju i poštovanje, valja imati na umu da oni također imaju jednu od ključnih uloga u ostvarivanju ciljeva događanja. Neki od njih posjeduju iznimne vještine i znanja, a mnogi rade poslove koji mogu presuditi hoće li event biti uspješan ili ne, pa je dobar odnos s njima ključan.
Komunikatori su pojedinci koji moraju vladati sadržajem. Pritom ne mislimo samo na generalnu temu nekog događanja, već i specifičnijim, užim temama vezanim uz točno određeno predavanje ili debatu za okruglim stolom. Ponekad će i sami biti kreatori sadržaja, a ponekad će biti samo reporteri zaduženi za izvještavanje i prenošenje informacija. Isto tako, valja znati da oni ne moraju uvijek biti na pozornici, već mogu biti i iza nje, ali u svakom slučaju oni doprinose priči, porukama i temama konferencije.
Dizajneri su svi kreativci koji rade na tome da događanje izgleda i zvuči onako kako treba. Oni se, kako je to bilo popularno reći u devedesetima, brinu za „look&feel“ događanja. Sve što će sudionici vidjeti i osjetiti, bilo na pozornici, bilo na drugim mjestima, bit će producirano od strane ove skupine prresionalaca, a sve u skladu s glavnim scenarijem koji mora odražavati glavne ciljeve i poruke događanja. Znači, ovdje govorimo o širokom spektru profesija: od scenskih tehničara i stručnjaka za svjetlo i zvuk pa sve do grafičkih dizajnera i copywritera.
Zabavljači su svi oni koji su na pozornici i rade na tome da prenesu ključne poruke sudionicima na zabavan i pamtljiv način, potaknu ih na umrežavanje i kreiraju poticajnu, zabavnu atmosferu ispunjenu pozitivnu energijom i osjećajem zajedništva.
Moderatori u fokusu svog djelovanja imaju motivaciju, umrežavanje i poticanje procesa učenja među sudionicima. Svaki od njih će pritom na različite načine pristupiti ostvarenju ovih ciljeva, neki će biti duhoviti i glasni, a drugi će se istinski potruditi da pojedine osamljene sudionike povežu s drugima i na taj način ih bolje uključe u događanje
Zaključak
Koliko god ovaj pregled bio nepotpun i nesavršen, ključno je da napravimo korak dalje u taksonomiji arhitekture događanja kako bismo se bolje razumjeli kada pričamo o kreiranju događanja. Stvaranje ovakve osnovne sturkure i pojašnjenje ljudskog fakotora u setu alata profesionalnog organizatora događanja je dobar početak.
