Frano Ridjan: Za dinamičnu atmosferu u dvorani koristim metode koje ljudi ne očekuju na poslovnoj konferenciji
Za organizaciju velikih evenata ključno je dobro planiranje, a to uključuje ostanak u granicama budžeta i postizanje ciljeva eventa. Dio uspješne strategije planiranja je balansiranje budžetom. Ako uspijete uspješno pregovarati s dobavljačima i tako uštedjeti novac u nekim područjima, onda ćete biti u mogućnosti više i učinkovitije potrošiti negdje drugdje. Evo nekoliko savjeta koje donosi Mike Walker, direktor MGN Eventsa, britanske tvrtke za event menadžment sa sjedištem u Surreyu, o tome kako pregovarati s dobavljačima i smanjiti troškove.
Istražite troškove unaprijed
Istražite stvarne troškove proizvoda i usluga prije nego što počnete pregovarati s određenim dobavljačima. Ne ulazite u pregovore na slijepo. Bit ćete u mnogo jačoj pregovaračkog poziciji ako znate kolika je tržišna cijena proizvoda ili usluge, jer ćete tada znati jeli cijena koju vam nude razumna ili je pretjerana.
Pregovaračka strategija
Razmislite o svojoj pregovaračkoj strategiji prije nego pristupite dobavljačima. Koji je vaš cilj? Što vam je važnije – cijena ili kvaliteta? Ako ste usmjereni na ostvarenje svojih ključnih ciljeva, onda možete biti sigurni da ćete dobiti ponudu kakvu želite.
Upoznajte jezik
Važno je da razumijete jezik branše prije nego dobijete konkretnu ponudu. Ako postoje neki specifični pojmovi koji se koriste u sektoru s kojim pregovarate, potrudite se da ih razumijete prije nego razmotrite ponudu. Na primjer, ako naručujete tehničke usluge za svoje događanje, možete dobiti ponude za različite razine projektiranja i proizvodnje rasvjete. Pobrinite se da razumijete što se nalazi u ponudi koju ste dobili. Je li to ono što ste tražili? Postoji li isplativija opcija koja će postići sličan rezultat? Nemojte prihvatiti prvu ponudu po nominalnoj vrijednosti - prokopajte ispod površine kako biste vidjeli postoji li alternativa koja će funkcionirati jednako učinkovito.
Prikupite više ponuda
Potražite najmanje tri ponude od različitih dobavljača kako biste mogli usporediti cijene, vrstu i kvalitetu usluga. No, prilikom uspoređivanja, pazite da uspoređujete međusobno slične ponude. Ako jednog dobavljača preferirate, ali je on skuplji, u pregovorima s njim možete iskoristiti druge ponude kako biste dogovorili bolju cijenu s preferiranim dobavljačem i, ne zaboravite, jeftino nije uvijek i najbolje!
Ne ostavljajte rezervaciju za zadnji trenutak
Ne potvrđujte ponude proizvoda i dobavljača prekasno – u tom slučaju platit ćete više. Pokušajte rezervirati sve ono što vam je potrebno dovoljno unaprijed. Što je bliže datum događanja, manje šanse imate za povoljnu ponudu, a tada ćete teže i pregovarati.
Imajte dostupan polog
Često, ako ponudite platiti određeni dio iznosa avansno, postoji mogućnost da ćete dobiti popust na konačnu cijenu. Mnogi dobavljači nude popuste za avansno plaćanje ili ako ponudite kaparu dovoljno unaprijed. Što ranije rezervirate, bolju ćete ponudu dobiti.
Iskoristite svoj kupovnu moć
Razmislite o tome kako možete iskoristiti svoju kupovnu moć kao dodatnu vrijednost za dobavljača. Na primjer, možda ćete biti u mogućnosti preporučiti tog dobavljača drugima ili ga angažirati i za sljedeće evente ako budete zadovoljni njegovom uslugom. Ako mu možete ponuditi dodanu vrijednost, vjerojatnije je da će vam dobavljač ponuditi popust kojem se nadate. Ako je moguće, pitajte ga za popust u slučaju angažmana za više događanja.
Otvorena komunikacija
Ovo je ključno u svakom procesu pregovaranja. Što je vaša komunikacija otvorenija, to je vjerojatnije da ćete biti u mogućnosti uspješno pregovarati. Tijekom faze planiranja događanja, pobrinite se da ste brzi u odgovaranju na pitanja koja se pojavljuju i da ste na raspolaganju. Na taj način, mogući problemi i izazovi se mogu brzo riješiti i vjerojatnije je da će dobavljač htjeti s vama ponovno raditi.
Provjerite dobavljače
Pobrinite se da unaprijed provjerite sve dobavljače s kojima do sada niste radili. Želite biti sigurni da će vam isporučiti sve na što su se obvezali i da će odraditi dobar posao. Potpišite ugovor, imajte sve dogovore u pismenom obliku i provjerite njihovo osiguranje i certifikate kako biste se osigurali. Ako rezervirate proizvod ili uslugu dobavljača unaprijed, zatražite preporuke drugih klijenata kako biste bili sigurni da ćete dobiti uslugu i kvalitetu kakvu zaslužujete.
Ključ svakog uspješnog pregovaranja leži u tome da znate točno što želite postići od samog početka, pravovremeno planirate svaki korak i ne radite kompromise na područjima koji su vama prioritet. Sretno pregovaranje!
