Koliko puta ste bili na događanjima na kojima je usred predavanja prestao raditi mikrofon, ili još gore, nastala mikrofonija? Koliko puta je u kongresnom prostoru puknula internet veza, baš u trenucima kada je trebalo biti održano Skype predavanje ili ste samo trebali poslati jako važan e-mail? Nažalost, prečesto!
Bilo da ste organizator eventa, klijent ili domaćin u kongresnoj dvorani, u interesu vam je izbjeći sve moguće greške i unaprijed isplanirati potrebnu tehničku opremu i usluge kako bi vaš event protekao bez stresa (i sramote!).
U tu svrhu Hrvatska udruga profesionalaca kongresnog turizma (HUPKT), nakon održane radionice o tehnološkim trendovima u kongresnoj industriji, kreirala je check listu sa svim pitanjima vezanim za tehniku (audio opremu, video i prezentacijsku opremu, bežični internet i mobilne aplikacije) koje je obavezno proći u samom procesu organizacije i dogovaranja uvjeta. Detaljan popis svega na što je potrebno obratiti pozornost preuzmite OVDJE, a popis najvažnijih pitanja o kojima agencija i/ili organizator trebaju voditi računa donosimo u nastavku teksta.
Audio oprema
Pitanja za organizatora:
- Planirani postav dvorane (kako bi se mogla planirati pravilna vrsta mikrofonskog sustava)?
- Da li se ozvučenje planira koristiti i za druge svrhe osim za govor/mikrofone (zvuk iz video izvora, glazba, glasna glazba)?
- Da li se planira korištenje ozvučenja u prostorima van standardnih dvorana (lobby, izložbeni prostor, restoran, terasa)?
Pitanja za prostor u kojem se događanje održava:
- Broj raspoloživih bežičnih mikrofona, po vrstama (ručni, naglavni, bubica)?
- Raspoloživost backup rješenja i sustava za dodatne potrebe (rezervni bežični, žični mikrofoni umjesto bežičnih, rezervni/prijenosni sustav ozvučenja)?
- Raspoloživost audio tehničara, uključujući kontakt telefon na koji je dostupan 24/7?
Video/prezentacijska oprema
Pitanja za organizatora:
- Koliko prezentacija se planira održati i u kakvom vremenskom rasporedu?
- Postoji li potreba za video snimanjem ili video prijenosom?
- Ako se radi streaming, da li ostaje unutar venue-a (prijenos na ekrane) ili streaming ide na internet?
- Ako se traži video prijenos/streaming na internet, tko, gdje i o čijem trošku pruža uslugu hostinga?
Pitanja za prostor u kojem se događanje održava:
- Glavni projektor - smještaj, povezivost, snaga, rezolucija, broj radnih sati lampe?
- Postoji li backup projektor; ako da – snaga, rezolucija, broj radnih sati lampe?
- Da li su u prostoru izvedena priključna mjesta za spajanje laptopa na projektor, gdje se nalaze i u kojem su standardu (VGA, HDMI, DVI)?
- Raspoloživost video/prezentacijskog tehničara, uključujući kontakt telefon na koji je dostupan 24/7?
Wi-fi internet
Pitanja za organizatora:
- Struktura sudionika (nije pitanje imaju li smartphone, nego je pitanje koliko uređaja po osobi, i otkud dolaze - stranci će se u pravilu uvijek spajati na WiFi)?
- Da li se planira paperless meeting? Ako da, u kojem opsegu (količina materijala, način rada, broj istovremenih korisnika)?
- Da li se planira korištenje mobilne event aplikacije za voting ili video streaming? Ili za bilo kakvu aktivnost u kojoj bi sudionici u istom trenutku slali informacije na internet?
- Da li se planira da sudionici u istom trenutku na svojim uređajima prate neki video sadržaj s interneta?
- Da li se planira održavanje radnog dijela skupa van dediciranih/uobičajenih kongresnih prostora (terasa ili bazen hotela, priroda)?
Pitanja za prostor u kojem se događanje održava:
- Da li je WiFi mreža za kongresne prostore odvojena od WiFi mreže za ostale goste venue-a (najčešće hotela)?
- Koliki je ukupni garantirani kapacitet WiFi mreže u kongresnim prostorima – u broju priključnih mjesta kao i brzini downloada i uploada?
- Koliki je generalni kapacitet i brzina priključka na internet (tu se misli na link prema internet provideru)?
- Raspoloživost informatičara i mrežnog administratora, uključujući kontakt telefon na koji je dostupan 24/7?
Mobilne aplikacije
Pitanja za organizatora:
- Da li namjerava koristiti mobilnu event aplikaciju; ako da - koju? Ako ne - ponudite im svoje rješenje.
- Da li se slaže da se dio aplikacije pokuša komercijalno iskoristiti (reklama za destinaciju i preporučene lokalne pružatelje usluga tipa restorani, prijevoz i sl.)?
- Ako se koristi aplilkacija, klijentu/organizatoru treba obavezno postaviti sva ona pitanja u kojima se spominje mobilna aplikacija, a koja su na listi koja se odnosi na WiFi.
Pitanja za prostor u kojem se događanje održava:
- Ista kao i na listi za WiFi, no ovdje je to više informativno jer aplikacije ne koriste previše WiFi resursa - osim ako se ne koriste za video streaming ili voting.
- Da li je Venue zainteresiran za (komercijalno) uključenje opisa svojih sadržaja u event aplikaciju?
