Najveći ICCA Kongres u revolucionarnom i inovativnom formatu
Vjerojatno najsigurnije predviđanje za profesionalce u kongresnoj industriji za novu godinu jest činjenica da ćete izgubiti utrku ako ne budete pratili promjene koje su na pomolu i koje će tek doći. Kongresna industrija se nastavlja razvijati, a organizatori događanja moraju držati korak s tim razvojem. Specijalizirani magazin Successful Meetings istražio je među stručnjacima što možemo u organizaciji događanja očekivati u 2019. godini i kako se prilagoditi najnovijim trendovima i zahtjevima tržišta.
Još pametnija tehnologijaTehnologija za glasovno prepoznavanje postaje sve naprednija - kao i prepoznavanje lica i biometrijska tehnologija. Za Jill Anonson, savjetnicu za strategiju organizacije događanja u ITA grupi, takav će napredak preoblikovati našu industriju na različite načine. Ona predviđa korištenje virtualnih pultova za dobrodošlicu, gdje sudionici mogu pristupiti nizu usluga bez potrebe za fizičkom prisutnošću domaćina, te softver za prepoznavanje lica koji se koristi za registraciju na velikim događajima. "Vidimo aktivaciju glasovnih naredbi i tekstualne chatbotove u hotelima i na eventima", primjećuje Anonson, "a uskoro ćemo koristiti jednostavne i prirodne glasovne naredbe koje će nam pomoći i voditi nas kroz naša putovanja na događanjima i sajmovima."
Na neki način, prepoznavanje lica je samo jedan dio većeg trenda koji će rasti još bržim tempom u sljedećih godinu ili dvije: praćenje i analiza podataka o sudionicima. "Ljudi često, kada ih nešto pitate, kažu jedno, a njihovo stvarno ponašanje je potpuno drugačije", kaže Cate Banfield, potpredsjednica odjela organizacije evenata za američko tržište u tvrtki BCD Meetings & Events. "Podaci organizatorima događanja i zainteresiranim stranama pružaju uvid u umove njihovih sudionika, pomažući im da prepoznaju neizgovorene preferencije i razumiju kakva je interakcija sudionika na svakom dijelu programa."
Banfield očekuje da će organizatori događanja nastaviti s mapiranjem ponašanja i preferencija za sve veći broj elemenata programa. Vrste aktivnosti ili karakteristike destinacije utjecat će na izbor lokacije i komunikacijske kampanje. Praćenje klikova na linkove u e-porukama i programskim web stranicama koristit će se za prilagođavanje odabira poklona ili aktivnosti.
Promjene u dizajnu prostora za organizaciju evenataProstor u kojima se odvijaju eventi i kongresi se mijenja. Prema najnovijem globalnom izvještaju “Meeting Room of the Future”, 72 posto izvršnih direktora kongresnih objekata kaže da sve više organizatora traži promjene u dizajnu prostora za evente. Također je sve više zahtjeva da dizajn prostora ima domaći štih, koji podrazumijeva kauče, udobne stolice i sličan namještaj, kaže Nancy Lindemer, direktorica prodaje i marketinga za Rizzo centar u Chapel Hillu i nadolazeća predsjednica IACC-a. "Radi se o stvaranju ugodnog okruženja za povezivanje i suradnju, a to je trend koji očekujemo da će se nastaviti i u 2019."
Iskustvene edukacijeBaš kao što se tradicionalni event prostori mijenjaju, tako i spoj interaktivnih i iskustvenih edukacija nije više novost, nego standard. "Tradicionalni oblici učenja u obliku predavanja lagano odlaze u povijest", kaže Jessie States, voditeljica kongresnih inovacija u Meeting Professionals International. "Takva vrsta edukacija više nije dobrodošla na našim događajima. Organizatori događanja se sve više udaljavaju od jednosmjernih, statičkih formata prema formatu razgovora”, primjećuje ona. To bi moglo značiti uključivanje više e-mailova, videozapisa i web-emitiranja u edukativnim eventima – promišljajući edukaciju kao multimedijalno, multisenzorno iskustvo.
IACC je u cijelosti zabranio korištenje PowerPoint prezetacija za konferenciju Americas Connect, koja se održava u Torontu u travnju ove godine. "Umjesto toga, predstavit ćemo interaktivno iskustvo za naše sudionike", kaže Lindemer. "Vjerujemo da će se na taj način bolje angažirati i s eventa ponijeti puno više od govornika i sastanaka."
Banfield vidi edukativne evente u dinamičnijem, kratkom stilu TED razgovora, bez govornice, s dodanom raznovrsnom dinamikom tijekom dana kako bi se udaljio od strukture "predavanja ujutro, pauze u popodnevnim satima" i osiguralo da polaznici ne sjede u redovima cijeli dan. "Polako se napuštaju tradicionalni postavi dvorana konferencija (kino, učionički ili U postav), u korist raznolikog rasporeda, poput kauča sprijeda, konferencijskog postava u sredini, visokih stolova u stražnjem dijelu, s prostorom za stajanje u pozadini za one koji to žele. Takvim rasporedom sudionicima se nudi mnogo mogućnosti da se udobno smjeste u dvorani.“, kaže Banfield.
Ekološki održiva F&B ponudaUključivanje zdravih alternativa u ponudu hrane i pića na eventima teško da je nova pojava, ali uskoro će biti neizostavna. Savjestan pristup hrani i otpadu od hrane, postaje sve veći prioritet organizatora i sudionika u nadolazećoj godini. Udaljavanje od plastične ambalaže za jednokratnu uporabu ilustrira koliko brzo nešto o čemu jučer nismo ni razmišljali, može postati vrlo važno pitanje. Pripazite na sličan trend po pitanju otpada od hrane.
"Održivost i smanjenje rasipanja hrane na kongresima, konferencijama i eventima sve su važnija pitanja prilikom organizacije događajna", izjavio je Dennis Speet, privremeni izvršni direktor ICCA-e. "Organizacije smatraju važnim posluživanje manjih obroka hrane, a kuhari pripremaju dodatne zalihe na licu mjesta ako se potražnja poveća." Kongresni objekti koji su članovi ICCA-e rješavaju ovo pitanje inicijativom za nula otpada od hrane koja se zove "Too Good to Waste", kaže Speet. "Također se susrećemo sa sve više politika o otpadu ili sporazumima s lokalnim dobrotvornim organizacijama, tako da se sva preostala hrana može donirati lokalnom stanovništvu koje je u potrebi. Također, da bi se smanjile emisije ugljičnog dioksida, lokalni proizvodi se preferiraju umjesto uvezenih proizvoda."
Pametniji krizni menadžmentSvijest o riziku i ublažavanju kriznih situacija u planiranju i organizaciji događanja postali su važniji nego ikada prije. "Plan upravljanja kriznim situacijama više nije “lijepo imati”, nego je obavezni dio svake organizacije u event industriji", kaže Banfield. Umjesto da ga skrivaju sitnim slovima, organizatori jasno ističu informacije o rizicima, kao što su upozorenja o Zika virusu, vjerojatnost uragana ili vladina upozorenja o putovanjima. "Organizatori pregovaraju o ugovorima s klauzulama više sile i prilagođavaju politiku otkazivanja jedinstvenim izazovima s kojima se mogu suočiti u određenoj destinaciji, što im daje fleksibilnost u slučaju da nešto pođe po zlu.", kaže Banfield.
ASAE i druge organizacije surađuju s razvojnim inženjerima event aplikacija kako bi uključili savjete za sigurnost i upute za reagiranje u kriznim situacijama kojima bi sudionici mogli lako pristupiti. Vijeće odjela za praćenje i ocjenu ASAE-a stvorilo je snažan plan krizne komunikacije koju članovi mogu preuzeti online. "Nemoguće je planirati svaku krizu, ali imati komunikacijski plan koji se dijeli sa svim ključnim dionicima prvi je korak u pripremi.", kaže Ledoux iz ASAE-a.
