Najveći insentiv u povijesti Hvara oduševio 650 nizozemskih gostiju

U organizaciji agencije Intours DMC i domaćina, Hotela Sunčani Hvar, na Hvaru se od 05. do 07. svibnja 2016. održao veliki insentiv za 650 osoba. Nizozemska IT kompanija je povodom obljetnice 20 godina postojanja okupila svoje zaposlenike iz Nizozemske i Belgije u Hrvatskoj. Prilikom organizacije ovog događanja, od presudne je važnosti bilo uspješno savladati logistiku.

Hvar na prvi pogled osvojio organizatore

Hrvatsko-slovenska agencija Intours DMC je u suradnji s Dutch Incentive Agency radila na organizaciji ovog insentiv putovanja gotovo dvije godine, a u konkurenciji za odabir destinacije su bili Hvar i Malta. Inicijalna inspekcija destinacije je trajala samo jedan dan. Klijenti su nakon Hvara planirali posjetiti i Maltu te po povratku u Nizozemsku donijeti odluku. No, odlučili su uopće ne ići na Maltu, iako im je zbog letova, transfera i dijela cateringa troškovno i logistički bila povoljnija. Kako su i sami rekli, od trenutka kad su došli u Hvar, prošetali gradom, prespavali u Hotelu Amfora, obišli Paklenske otoke i unutrašnjost Hvara, znali su da je to destinacija za proslavu 20 godina njihove tvrtke. Otok Hvar osvojio ih je ponudom vrlo dinamičnog programa, prekrasnim prostorom za organizaciju proslave i širokim spektrom aktivnosti, od onih nabijenih adrenalinom, kulturnim doživljajima do onih namijenjenih svima zainteresiranim za aktivno istraživanje Hvara.

Spektakularna proslava – šlag na torti

Dolazak gostiju u Hrvatsku bio je organiziran putem četiri privatna čarter leta do splitske zračne luke, gdje je ovu veliku grupu čekalo 16 autobusa za prijevoz do Splita. Iz Splita su katamaranima prevezeni do otoka Hvara. Hotel Amfora u Hvaru tih je dana bio ekskluzivno rezerviran za ovu grupu od 650 osoba, većinom djelatnika tvrtke, dok je dodatno osoblje iz organizacije i agencija (više od 70 osoba) bilo smješteno u Hotelu Palace. Tijekom boravka u hotelu gosti su na raspolaganju imali otvoreni bar, a organiziran je i DJ party na kaskadnom bazenu i gala večera.

Na Hvaru su gosti imali priliku odabrati među brojnim aktivnostima kako bi otkrili destinaciju na što autentičniji način. U manje od 15 minuta, 650 gostiju podijeljeno je u 10 manjih skupina, koje su zatim otišle na ture džipovima, safari u VW Bubama, izlete biciklima, kulinarsko otkrivanje Hvara i brojne druge aktivnosti.

Svečana večernja proslava 20. obljetnice i dodjela nagrada zaposlenicima za njihov doprinos uspjehu tvrtke, bila je glavna tema putovanja, a ujedno i najkompleksniji zadatak za organizaciju. Organiziran je koncert u Veneranda klubu, na kojem su nastupila četiri DJ-a, pjevači, bubnjar, violinist, saksofonist i dva trubača, kao i skupina plesača. Pripreme su podrazumijevale rekonstrukciju objekta koja je trajala tri mjeseca, dok su šest dana trajale pripreme i uređenje prostora. Bilo je potrebno sedam kamiona kako bi dovezli svu potrebnu opremu za ozvučenje, rasvjetu, pozornicu, namještaj i dekoraciju. Redatelj koncerta, izvođači, tehnička podrška i organizatori događanja dali su sve od sebe kako bi kreirali nevjerojatan koncertni doživljaj, a sve je popratio i catering Sunčanog Hvara. Gostima su posluživani tipični nizozemski snackovi Bitterballen i Kaastengels, nabavljeni posebno za ovu prigodu putem dobavljača u Nizozemskoj. „Obzirom da gosti nisu unaprijed znali za večernji koncert, od presudne je važnosti bilo organizirati i pripremiti svaki detalj eventa bez znanja gostiju, kako bi bili u potpunosti iznenađeni.“ istaknuli su iz Intoursa.

Dvije godine priprema za uspjeh eventa

Tomislava Vrgoč, voditeljica kongresne prodaje u Sunčanom Hvaru, istaknula je kako su kao domaćin vrlo zadovoljni održanim događanjem: „Bio je to veliki izazov, najveći koji smo odradili zadnjih godina. Obzirom da je organiziran na samom početku sezone, izvrstan je pokazatelj kako se može produljiti sezona, što nam je i strateški cilj, a može se postići realizacijom projekata poput ovog. Ključna je suradnja s partnerima koji nam pružaju podršku u promociji Hvara kao insentiv destinacije.“ Na pitanje koliko je osoblja hotela potrebno za podršku ovakvom događanju, Vrgoč je istaknula: “Brojke su me i samu impresionirale. Primjerice, samo za nošenje prtljage imali smo na raspolaganju 18 portira. Od domaćinstva, recepcije, kuhinje, uslužnog osoblja i back officea, u svakom trenutku na pripremi i odrađivanju događanja radilo je više od 100 osoba. Naš fokus u prodaji trajao je gotovo dvije godine, od lipnja 2014. godine kad smo primili inicijalni upit za pregled lokacije.“

Iz Intours DMC-a na projektu je radilo 20 organizatora događanja zajedno sa skupinom provjerenih dobavljača i suradnika. Posebna pažnja pridala se besprijekornoj organizaciji logistički vrlo zahtjevnog događanja, pazeći pritom da trodnevni događaj za 650 gostiju prođe glatko. „Surađivali smo s našim dugoročnim dobavljačima, koji jamče izvrsnost usluge u svim okolnostima. Krenuvši od Intours DMC tima, hotelskog tima, tehničke podrške pa sve do pomoćnog osoblja, svi su bili dobro pripremljeni i usklađeni kako bi dovršili svoj komad slagalice i doprinijeli uspješnom insentivu. Uzimajući u obzir veličinu događanja, Intours DMC pobrinuo se za sve uvjete sigurnosti, medicinsku i vatrogasnu podršku. Obzirom da smo svojevrsni lokalni stručnjaci i svjesni mogućih promjena u zadnji trenutak, posebno zbog vremenskih uvjeta, zamjenski plan je uvijek postojao. Još jedan faktor uspjeha je odlična suradnja između krajnjeg klijenta, insentiv agencije i našeg tima, koji su radili rame uz rame, od rujna 2014. do svibnja 2016. godine“ otkrili su iz agencije Intours DMC.