Nikica Žunić: Zašto je važno imati PCO certifikat?

Certificiranje PCO agencija postaje vrlo aktualna i zanimljiva tema u posljednje vrijeme. Naime, na tržištima jugoistočne Europe imamo vrlo šaroliko i zapravo relativno nedefinirano stanje. Postojeći propisi koji se tiču struke vrlo se malo primjenjuju, a veliki broj organizatora nije niti upoznat s donesenim propisima. Pohvalio bih inicijativu udruge HUPKT koja informira javnost i struku o donesenim zakonskim mjerama, prethodno tražeći tumačenje hrvatskog Ministarstva turizma; na taj način djeluje preventivno i  pomaže organizatorima da posluju u skladu s zakonom.

Slovenci najnapredniji u certificiranju

U posljednjih desetak godina imamo značajan porast broja održanih skupova i još značajniji porast agencija koje nude usluge PCO-a. Veliki broj agencija usluge PCO-a nude usputno uz svoju primarnu turističku djelatnost, a koja ima određenih dodirnih točaka s poslovima PCO-a. Takvom vrlo kompleksnom poslu pristupaju olako pa ga ne mogu popratiti financijski, kadrovski niti znanjem, što u konačnici rezultira nezadovoljstvom klijenta, a ponekad i financijskim gubitkom za organizatora. Kao PCO često se susrećemo sa situacijom neprofesionalnog vođenja kongresa te nas organizator traži za pomoć u trenucima kada je već nažalost prekasno. Također, događa se da znanstveni organizatori krenu sami u organizaciju skupa u cilju uštede troškova, a u konačnici završe u gubitku zbog nedovoljnog iskustva, pomanjkanja vremena ili krivih procjena. Stoga se planirana ušteda vrlo brzo rastopi te postane neplanirani trošak, odnosno gubitak. Isto tako nedovoljno iskustvo u organizaciji dovodi do pogrešnih pregovaračkih odluka;  kada je potrebno garantirati naručene usluge, uvjeti se ne mogu ispuniti te nastaje gubitak, kako za organizatora tako i za pružatelja naručenih usluga.

Razlozi za takvo stanje leže u relativno malom tržištu, nepoznavanju struke, nedostatku znanja, a svakako ponajviše u nedostatku regulative i određivanju kriterija tko može raditi poslove PCO-a te se kao takav nuditi tržištu, odnosno kada počinje, a kada završava usluga PCO-a. Upravo je to jedan od važnijih razloga formiranja udruge SEEPCO, odnosno udruženja PCO-a jugoistočne Europe. Na prvom sastanku koji je okupio PCO agencije iz Srbije, Slovenije, Crne Gore i Hrvatske izneseni su razni problemi, a između ostalih naveden je i problem nepostojanja certificiranja PCO-a. Od navedenih zemalja najdalje po tom pitanju otišla je Slovenija, odnosno Slovenski kongresni ured koji je uveo rigorozne, ali zato vrlo jasne i precizne kriterije za certificiranje PCO-a. Njihovi dobro razrađeni kriteriji jasno razlikuju PCO agencije od DMC agencije te razlučuju područje rada jednih i drugih. Da bi se agencija certificirala kao PCO, treba zadovoljiti određene kriterije, kao što su primjerice dovoljan broj odrađenih kongresa, broj stalno zaposlenih osoba koji su voditelji kongresa, broj sudionika po odrađenom kongresu i slično. Od inozemnih udruženja vrlo visoke i jasne kriterije postavilo je udruženje IAPCO. Ono od potencijalnih članova traži listu odrađenih kongresa koji su imali delegate iz više od pet zemalja s najmanje 40% stranih sudionika, 5 kongresa koji su imali najmanje 400 delegata te još 5 kongresa s najmanje 100 delegata. IAPCO također definira standardne usluge PCO-a kod skupova udruženja: upravljanje sažecima, upravljanje programom i predavačima, marketing i promocija, izrada troškovnika, upravljanje financijama, izložba, sponzorstva, registracija, upravljanje na mjestu događanja, tiskani i ostali materijali, izbor kongresnog prostora, rezervacije smještaja, društveni i zabavi program, prijevoz i izleti, opće upravljanje, društvena odgovornost, kongresna tehnologija. Kao što je vidljivo iz navedenog, radi se zaista o širokoj paleti aktivnosti u domeni PCO-a, a koje su daleko opsežnije od organiziranja umirovljeničke ture po Zagorju ili skijaškog aranžmana u Obertauernu.

Koristi od certifikata
Zakonodavstvo, iako sporo, trebalo bi regulirati tržište te definirati usluge PCO-a. Na taj način bi se zaštitili interesi krajnjeg klijenta od amaterskog pristupa poslu, a ponekad i od njega samog. Država bi prilikom donošenja zakona trebala uvažiti prijedloge koji stižu od strukovnih udruga, a svakako od kongresnog ureda koji bi u konačnici mogao biti regulator i iste u praksi provodio. U tom području ne treba posebno izmišljati toplu vodu; dovoljno je proučiti i prilagoditi kriterije koje imaju strana udruženja, odnosno zakone koji su već doneseni izvan granica RH, na primjer kombinacija kriterija slovenskog modela i modela IAPCO-a. Također, jasna regulativa može zaštititi i pružatelje usluga od neozbiljnih naručitelja koji nisu u stanju osigurati i ispoštovati sve preduvjete za uspješno održavanje i realizaciju kongresa. Stoga je pružateljima usluga u MICE sektoru od interesa uputiti klijenta na certificiranog PCO-a jer na taj način štiti prvenstveno sebe, ali i klijenta. Da bi dobio certifikat, PCO mora imati iza sebe dovoljan broj odrađenih kongresa te određenu financijsku stabilnost. Na taj način pružatelji usluga smanjuju rizik poslovanja te suradnjom s takvim PCO-om štede vrijeme i resurse.

Klijenti nažalost vrlo rijetko od PCO-a traže certifikat stručne udruge ili kongresnog ureda. Prvenstveno zato što nemaju uopće informaciju da tako nešto postoji, a vrlo često to im niti nije presudan faktor u odabiru pružatelja usluga. Certifikat PCO-a klijentu može biti samo dodatni benefit u odabiru, međutim još uvijek nije, niti će vjerojatno biti ključan faktor. Međutim, nama kao PCO-u certificiranje pruža puno više od samog navođenja certifikata u sekciji „o nama“. Iako kao hrvatska agencija ne možemo biti član slovenskog kongresnog ureda, mi smo interno krenuli u proces certificiranja odnosno zadovoljavanja navedenih uvjeta. Naime, da bi se zadovoljili kriteriji za certifikat potrebno je uložiti vrijeme i trud, unaprijediti proces i kvalitetu rada, podići razinu pružanja usluga, svakodnevno učiti te konstantno ulagati u zaposlenike i opremu. Osim službenog certifikata kao krajnjeg cilja, PCO dobiva nešto puno vrjednije, a to je bolja kvaliteta rada, proces stalnog učenja i usavršavanja. Za razliku od certifikata, kvalitetu PCO-a klijent će uvijek prepoznati, a u konačnici u svojoj bilanci i sam PCO. Zato se zalažemo da osim primarnog reguliranja tržišta, certifikat bude i svojevrstan motivator za održavanje profesionalnosti struke i svakodnevno unaprjeđivanje kvalitete rada.

Nikica Žunić
Penta PCO, voditelj projekata

Nikica je rođen i odrastao u Zagrebu. Nakon srednje škole zajedno s kolegama otvorio je tvrtku koja i danas uspješno posluje u hostelskom biznisu. Tijekom studiranja radio je na nekoliko IT i startup projekata, a nakon diplome započinje raditi u obiteljskoj agenciji Penta PCO, gdje radio kao voditelj projekata te organizira mnoge kongrese i ostale skupove.