Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
Dubrovnik je prošle godine, od 22. do 25. lipnja, ugostio veliku godišnju ECTA (European Communities Trade Mark Association) konferenciju pod sloganom "Divovski valovi i bočni vjetrovi: zaštitni znakovi u pokretu". To je europska konferencija s međunarodnim sudjelovanjem na temu najnovijih zbivanja s područja zakonodavstva, parnica i prakse. Godišnja ECTA konferencija održala se u organizaciji agencije 360° incentives & MoRe i domaćina Valamar Riviera, a ugostila je članove ECTA-e iz Europe i goste iz SAD-a, Južne Amerike i Azije, što je činilo ukupno 850 sudionika. U prosincu 2016., vlasnica agencije 360° incentives & MoRe, Marina Raič Bobić, odgovorna za organizaciju ovog eventa, osvojila je nagradu Ambasador hrvatskog kongresnog turizma, a s nama je podijelila iskustvo organizacije tako velikog događanja.
Gala večera za 850 sudionika – najveći izazov organizacije
Agencija 360°incentives & MoRe je bila odgovorna za kompletnu organizaciju konferencije što je uključivalo koordinaciju s hotelom (smještaj, F&B usluge), tehničku podršku u svim segmentima konferencije, izradu tiskanog materijala (brošure, akreditacije, postere, banere...), organizaciju tri večere van hotela, izletnički program, registraciju sudionika na licu mjesta te pred- i post-evente za članove lokalnog organizacijskog odbora. U organizaciji su na strani 360°incentives & MoRe u fazi pripreme sudjelovale dvije osobe, a u fazi realizacije četiri. Od upita do same realizacije prošlo je dvije i pol godine, a prema riječima Marine Raič Bobić, najveći izazov bio je pronalaženje lokacija za večere izvan hotela, obzirom na ograničene kapacitete u Dubrovniku.
Izazov gala večere uspješno je riješen postavljanjem šatora večličine 1.800m2 na teniskim terenima u sklopu Valamar resorta, dok je samo događanje uveličao i nastup poznatog dvojca 2Cellos. Postavljanje šatora za gala večeru trajalo je 13 dana, a rastavljanje sedam dana. Na pitanje koliko klijenti općenito žele ulagati u takve dodatne sadržaje i koliko oni povećavaju budget, Marina je odgovorila: „Postavljanje šatora je jako puno utjecalo na budžet, ali bila je to jedina opcija za održavanje gala večere za toliki broj osoba. Obzirom da su se troškovi konferencije pokrivali kotizacijom, ovakav izdatak je bio ostvariv. Vrlo je vjerojatno da se ovakav event ne bi potvrdio da je trošak snosio sam organizator, tvrtka i sl. Tu leži prednost velikih konferencija jer sam broj sudionika diktira budžet s kojim se raspolaže.“ Druge dvije večere uz dugoročno planiranje realizirane su u prostorima koji se do tada nisu nikada koristili za evente ovake veličine.
Dubrovniku prijeko potreban kongresni centar
Kao najvažniji aspekt pripreme i realizacije tako obimnog skupa Marina ističe postavljanje jedne vrste akcijskog plana s rokovima i podjelom zaduženja unutar event tima. „Kada je riječ o ovako velikom zahvatu, nikada ne možete biti spremni na sve, ali dobra organizacija od samog početka sigurno će olakšati rješavanje problema i izazova. Mislim da uspješnu organizaciju možemo zahvaliti temeljitoj pripremi u početnim fazama planiranja. Također je izuzetno bitno da uz vas stoje profesionalni partneri i dobavljači koji su vaša produžena ruka.“, kazala je Marina.
Nakon iskustva organizacije ovako velikog događanja i izazova koje ono sa sobom donosi, Marina je istaknula kako je Dubrovniku već odavno potreban kongresni centar kako bi se mogli dovoditi veći skupovi i rasteretiti postojeću infrastrukturu. Struktura evenata bi se promijenila i time bi se povećala konkurentnost Dubrovnika prema drugim destinacijama. Hoteli, agencije i dobavljači bi imali veću fleksibilnost i znatno bi se olakšala organizacija većih evenata.
Priznanje struke
Organizatorica ovog eventa za njega je dobila i priznanje struke, kada joj je 05. prosinca 2016. u sklopu Foruma hrvatske kongresne industrije, dodijeljena nagrada Ambasador hrvatskog kongresnog turizma u kategoriji Član HUPKT-a zaslužan za najkvalitetniju profesionalnu izvedbu skupa u 2016. godini. „Velika je čast biti dobitnik ove nagrade, budući da kandidate predlažu kolege iz struke. Time nagrada za mene dobiva na važnosti i vjerujem da će mi pomoći kao referenca u daljnjem poslu.“, istaknula je Marina Raič Bobić.
