Organizatori evenata otkrivaju svoje najveće pogreške (i lekcije koje su pritom naučili)

Rafael dos Santos, High Profile Media
Pogreška
Kada sam započinjao karijeru, htio sam se što više fokusirati na planiranje eventa – na kontaktiranje govornika, odabir lokacije i sve ostalo što je moj event trebalo učiniti sjajnim. U čemu sam pogriješio? Nisam gotovo ništa vremena posvetio promociji i prodaji ulaznici za event. Rezultat je bio mizeran; rezervirali smo dvoranu za 300 sudionika (zajedno sa svom tehničkom opremom i kamerama za snimanje), a pojavilo ih se svega 20! Katastrofa!

Lekcija
Bez obzira koliko 'cool' izgleda prostor, vaš event će propasti ako su vam u publici samo prazne stolice. Danas, moj je prioritet promocija! Nakon što posložim temelje, 70% svog vremena ulažem u prodaju i marketing eventa.

Melissa Saunders, Freelance Marketing Consultant
Pogreška
Konferencijski prostor (koji je u međuvremenu zatvoren) jednom je prilikom ugostio event kojemu je cilj bila promocija odgovornog ponašanja prema kućnim ljubimcima; bio je to pet-friendly event. No, nekoliko je osoba bilo jako ljutito zbog fotografije koju je organizator koristio za promociju eventa, a na kojoj je životinja izvodila nekakav trik. Njihove kritike brzo su dospjele na društvene mreže, gdje je u kraktom roku 200 ljudi objavilo svoje negodovanje ovim eventom, a bilo je čak i prijetnji smrću. Samo su dva komentara bila napisana od osoba koje su uistinu posjetile događanje, a većina ih je bila lažnih. Priča je dospjela i do nacionalnih medija te je voditeljima konferencijskog prostora trebalo dva tjedna da stvari stave pod kontrolu, bez obzira što je kongresni prostor imao svu potrebnu dokumentaciju i protokole oko postupanja prema životinjama.

Lekcija
Događanja koja uključuju životinje mogu biti krajnje rizična. Javnost obično ne razlikuje organizatora događanja od domaćina događanja (prostora), posebno ako je kongresni prostor općenito poznatiji brend. U ovakvim okolnostima svakako je dobro imati iskusnog 'kriznog managera' kako bi upravljao situacijom i minimizirao štetu.

Justin Crane, The Crane Event
Pogreška
U svojim počecima organizirao sam event koji se preklapao s većim događanjem koje se održavalo u istom gradu. Iako sam u svom kalendaru imao debelo zaokružene datume održavanja eventa, nisam provjerio s dobavljačima imaju li oni zabilježeno isto. Samo nekoliko dana prije početka, shvatio sam da nisu znali točan datum te smo uz nekoliko vrlo napetih razgovora ipak uspjeli 'izvući' događanje, ali daleko od toga da je sve teklo glatko.

Lekcija
Nikada ne zaboravite osnove! Dva ili tri puta provjerite sve dogovoreno, kako biste bili sigurni da su svi dobavljači koordinirani te da biste izbjegli nesporazume.

Guy Eaton, On Event Production Co
Pogreška
U našoj agenciji eventima pristupamo sa stavom kako nam ništa nije problem, što je došlo pod veliki upitnik u slučaju jednog klijenta prije nekoliko godina. Organizirali smo jednu od njihovih konferencija, a klijent je neprestano odgađao odobrenje kreativnog rješenja. Na kraju, morali smo sve poslati u tiskaru doslovno u zadnji čas te su nam materijali bili isporučeni na samu lokaciju eventa, što znači da nismo mogli napraviti naše uobičajene provjere. Imali smo postavu prostora u nedjelju popodne, kada smo shvatili da je jedan od materijala ostao potpuno prazan, bez otiska. Nakon nekoliko uzrujavajućih poziva imali smo sreću zateći dežurnu osobu u tiskari u to vrijeme. Uspjeli smo dobiti novo otisnuti materijal taman prije dolaska prvih sudionika, ali osjećaj nikako nije bio ugodan.

Lekcija
Prvo, odaberite kvalitetne dobavljače. U našem slučaju, radili smo s tiskarom koja je stvarno bila spremna odmah reagirati na grešku. Drugo, nemojte biti previše popustljivi prema klijentima; rokovi postoje s razlogom te se ovo ne bi dogodilo da su dali autorizaciju na vrijeme. Stvarno smo se 'izvukli za dlaku' taj put!

Nick de Haan, Wonder Fields Festival
Pogreška
Moja najveća greška je bila naivno shvaćanje upravljanja vremenom potrebnim za organizaciju jednog glazbenog festivala. Prije nekoliko godina, kad smo pokrenuli Wonder Fields Festival, ideja da bismo trebali raditi čitavu godinu za samo jedan vikend održavanja festivala, mi je bila čudna. Sada mi je to, pak, imperativ. Tada sam odlučio posvetiti samo jedan dan u tjednu za planiranje festivala, što sam kasnije shvatio da je itekako nedovoljno.

Lekcija
Kada se radi o vašem poslu ili o festivalu koji organizirate, nikada se ne možete sasvim isključiti. Sada 12 mjeseci unaprijed planiram svaki festival i postavljam si rokove puno unaprijed, što rezultira puno opuštenijom atmosferom. Smatram kako ovakav manji festival nije sredstvo za brzo bogaćenje, već zahtijeva kontinuiranu posvećenost. Poslujemo na vrlo riskantnom i visoko zasićenom tržištu glazbenih događanja; bez fleksibilnosti i jasnog planiranja propali bismo.

Gary Peters, Evolve Events
Pogreška
U životu se neke od najvećih grešaka događaju pod utjecajem alkohola, a ni event management nije iznimka. Kada sam se počeo baviti ovim poslom, organizirao sam Božićni party s nastupom mađioničara. Završavao je nastup točkom u kojoj su sudjelovala dva dobrovoljca iz publike, koji su trebali nježno povući uže zavezano oko mađioničarevog vrata kako bi ga oslobodili. No, blago alkoholizirani pomagači svoj su zadatak shvatili preozbiljno i umalo ga koštali života.  

Lekcija
Jako je važno potrošnju alkohola držati pod kontrolom, a postupanje s gostima koji se ne odvajaju od šanka može biti jako neugodno. Iako klijent može ugovoriti uslugu otvorenog bara, ipak morate pratiti količinu pića. Balansirajte između potrošnje hrane i pića, a konobarima dajte uputu neka prate i upozore vas na problematične goste.

Jason Allan Scott, event manager i govornik
Pogreška
Organizirao sam dodjelu nagrada koja je uključivala skulpture od leda, a koje su se gotovo otopile radi pogreške s klima uređajima. Isprva je samo nekoliko sudionika primijetilo što se događa, no uskoro su svi počeli komentirati. Hoće li skulptura pasti na pozornicu ili na stol s VIP uzvanicima? Srećom, srušila se između njih, na radost svih gostiju.

Lekcija
Možete se pripremiti koliko god je moguće, no morate prihvatiti da neće uvijek sve proći bez iznenađenja. U trenucima stvarne krize, potražite čim prije pomoć i ne sramite se priznati pogrešku. Više glava zajedno će lakše pronaći rješenje problema.

Zaključak
Kako možete vidjeti, pogreške se događaju i najpripremljenijim event managerima te predstavljaju priliku za učenje, uz nadu da se više neće ponoviti. Pokušajte čim više toga isplanirati unaprijed, ali budite fleksibilni i brzi u slučaju nenadanih 'katastrofa'.