Pet savjeta za uspješna događanja uživo u bliskoj budućnosti

Usred velike neizvjesnosti u kongresnoj industriji tijekom posljednjih godinu i pol dana, organizatori događanja svoje su evente izveli na virtualnu pozornicu. Suočili su se s ovim izazovom vrlo odlučno te promijenili svoje planove i naučili sve detalje oko organizacije virtualnih događaja, kako se kretati platformama virtualnih događanja i još mnogo toga. Osamnaest mjeseci nakon početka pandemije, još uvijek postoji neizvjesnost što će donijeti bliska budućnost. Svjedoci smo uspjesima nekih nedavno uživo održanih događanja, a hibridna događanja su također pomogla organizatorima da se lakše vrate u igru dodavanjem virtualnih iskustava sudionika što je donijelo mogućnost da dosegnu još širu publiku. Dok su virtualna i hibridna događanja tu da ostanu, format događaja uživo uvijek će biti aktualan, ali imajte na umu da se vjerojatno neće vratiti na način kako je bilo prije 2020. godine. Ako uskoro pripremate neko događanje uživo, veliko ili malo, donosimo 5 savjeta koji će vam pomoći da postignete uspjeh.

Uspostavite zdravstvene i sigurnosne smjernicePrije nego ćete uživo ugostiti svoje sudionike, važno je da u svoj plan događanja uključite zdravstvene i sigurnosne smjernice. Rano uspostavljanje ovih smjernica pomoći će osigurati mir i vama i vašim sudionicima. Dok ih izrađujete, imajte na umu da destinacija i država u kojoj se događanje održava mogu imati određena pravila i propise kojih se također morate pridržavati.
Evo nekoliko zdravstvenih i sigurnosnih smjernica koje treba uzeti u obzir:

• Podijelite sudionicima pribadače ili narukvice s bojama koje su usklađene s njihovom razinom udobnosti po pitanju društvene distance. Primjerice: crvena = nema kontakta, žuta = pozdravljanje laktom je u redu, zelena = petice ili zagrljaji (s maskama) su u redu.
• Pobrinite se da imate dovoljno maski i sredstava za dezinfekciju ruku za sudionike i osoblje koje će koristiti tijekom cijelog događanja.
• Provjerite ima li mjesto održavanja dediciranog člana osoblja ili wellness conciergea koji će odgovoriti na sva pitanja sudionika u vezi sa zdravstvenim i sigurnosnim smjernicama. To sudionicima pruža izvor resursa tijekom vašeg događanja, a također vam omogućava da svoju pozornost usredotočite na sami event.
• Zahtijevajte provjeru temperature i za sudionike i za članove osoblja prije ulaska u prostore objekta.
• Koristite oznake na podu kako biste pomogli sudionicima da održavaju društvenu distancu prilikom prijave i tijekom networkinga.

Jasno komunicirajte smjernice i protokoleVaše zdravstvene i sigurnosne smjernice bit će mnogo učinkovitije ako uspostavite komunikacijski plan kako biste jasno ocrtali očekivanja vašim sudionicima.
Na web stranici događanja jasno navedite koje mjere predostrožnosti poduzimate da bi svi bili sigurni. To će pomoći sudionicima da se osjećaju sigurni i omogućit će im da donesu informirane odluke o tome hoće li im biti ugodno prisustvovati vašem događanju.

Ovo je također izvrsna prilika da iskoristite svoju virtualnu event platformu kako biste sudionicima prenijeli važne informacije o zdravlju i sigurnosti. Najprije prenesite sve relevantne videozapise i dokumente koji ističu smjernice i protokole vašeg događanja. Zatim, omogućite sudionicima pristup platformi nekoliko dana unaprijed kako bi mogli proučiti sadržaj i upoznati se s platformom.

Također možete iskoristiti društvene mreže i marketing putem newslettera kako biste podijelili važna ažuriranja i istaknuli načine na koje bi vaše događanje moglo izgledati drugačije od prošlih. Ne samo da će ovo unaprijed postaviti očekivanja vaših sudionika, već je i još jedna prilika da stvorite osjećaj uzbuđenja prilikom očekivanja i povezanost prije događanja.

Osigurajte prave tehnološke partnereSuradnja s pravim partnerima ključna je za uspjeh događanja uživo – posebno jer organizatori događanja moraju osmisliti nove live formate tijekom pandemije COVID-19 i nadalje.
Kao organizator događaja, imate puno toga na umu stoga će vam delegiranje što više toga omogućiti da se usredotočite na to da vaše događanje teče glatko. U nastavku donosimo tri ključna partnera koja biste trebali osigurati prilikom organizacije sljedećeg događanja uživo. Svaki od njih ima određenu ulogu i može vam pomoći da poboljšate doživljaj sudionika:

• AV/produkcija: bez obzira snimate li svoje sesije ili glavne prezentacije za kasnije dijeljenje ili streamate sadržaj virtualnoj publici, partnerstvo s profesionalnim AV/produkcijskim timom osigurat će pružanje vrhunskog sadržaja sudionicima.
• Tehnički organizatori: Rad s organizatorom treće strane može biti isplativo ulaganje. To znači da se oni mogu više usredotočiti na svakodnevnu logistiku dok vi svoje vrijeme i energiju posvećujete povezivanju s ključnim dionicima, interakciji sa sudionicima i osiguravanju da postignete ciljeve događanja.
• Mobilna aplikacija: Prava mobilna event aplikacija, skrojena prema vašim potrebama, s kvalitetnim alatom za networking, alatima za povećanje angažmana sudionika i mnoštvom načina za povećanje ROI-ja sponzora, trebala bi omogućiti vašim sudionicima da budu u potpunosti uronjeni u vaše live događanje.

Pružite sudionicima uvjerljiv i kvalitetan sadržajNakon 18 mjeseci iskustva s virtualnim događanjima, morate dokazati svojoj publici da se isplati ulaganje njihovog vremena, energije i novca u događanje uživo. Bez straha! Iako se live format promijenio, još uvijek postoji mnogo razloga zašto će sudionici biti željni prisustvovati upravo događanjima uživo.

• Inspirativni govornici: vrhunski govornici na mogu biti ključni za neke sudionike ppri donošenju odluke. Tijekom planiranja pokušajte ispitati svoju publiku kako biste utvrdili koje ih teme najviše zanimaju, a zatim upotrijebite te podatke da suzite potragu za govornicima.
• Korisnički generirani sadržaj: dovedite svoje sudionike tako što ćete im omogućiti da daju vlastita razmišljanja i uvide prilikom organizacije i održavanja događanja. Na primjer, razmislite o tome da pozovete sudionike na pozornicu da sudjeluju u natjecanju ili podijele vlastite uvide nakon glavne prezentacije. Vaša event aplikacija također je odlično mjesto za interakciju i međusobnu komunikaciju.
• Najvažniji zaključci: tijekom promocije vašeg događanja svakako istaknite jedinstvene strategije i znanje koje će sudionici dobiti, kao i mogućnosti umrežavanja. Koje ključne stvari će im pomoći da svoj posao ili znanje podignu na višu razinu?
• Vrijedni susreti: Ne postoji ništa poput osobnog povezivanja s kolegama profesionalcima iz industrije na dinamičnom događanju. Pobrinite se da vaš raspored pruža obilje prilika sudionicima za umrežavanje prije, tijekom i poslije samog događanja.
• Angažman sudionika: Iskoristite gamifikaciju kako biste potaknuli prijateljsko natjecanje, ankete, pitanja i odgovore kako biste nastavili razgovor tijekom sesija i još mnogo toga. Nebo je granica!

Organizirajte događanja manjeg rizikaAko niste sasvim spremni organizirati veliko događanje uživo, događanja manjih razmjera i dalje mogu pružiti vrijednost i angažman vašim sudionicima. Razmislite o tome da pozovete nekolicinu kupaca ili potencijalnih klijenata da prisustvuju osobnom događanju na kojem se mogu povezati s kolegama profesionalcima iz industrije, kao i rukovoditeljima tvrtki.

Bez obzira na veličinu događanja uživo, uvijek je dobra ideja imati pripremljenu digitalnu opciju u slučaju da trebate brzo premjestiti svoje događanje na virtualnu pozornicu.