Daniel Šaškin: Hrvatska ima potencijala postati klasik svjetskih auto utrka koje donose multimilijunsku zaradu i promociju destinacije
Svi organizatori poslovnih događanja, bilo da je riječ o specijaliziranim PCO, DMC i event agencijama ili krajnjim organizatorima u tvrtkama i udruženjima, znaju koliko vremena zahtijeva proces prikupljanja i obrade prijava za događanje, kao i naplate kotizacija. Posebno ako se navedeno radi ručno, koristeći Excel tablice i slična pomagala. Vrijeme je novac, posebno u organizaciji zahtjevnijih događanja; stoga je vrijedno imati na raspolaganju profesionalno IT rješenje koje će vas automatizacijom procesa osloboditi dobrog dijela posla, dok se kao organizator ili agencija možete posvetiti svim onim važnijim poslovima, od prodaje i marketinga eventa, angažmana predavača do logistike.
Na hrvatskom kongresnom i event tržištu uskoro će biti dostupno novo profesionalno rješenje za obradu sudionika prilikom organizacije kongresa i ostalih skupova - ECongresS. Riječ je o proizvodu domaće tvrtke EuroComputer Systems (ECS), koju su know-how stečen kroz iskustva u planiranju i izvedbi IT događaja i suradnja s kolegama iz renomiranih DMC agencija, potaknuli da krene u razvoj aplikacije za pomoć kod organizacije kongresa.
Što je ECongresS?
ECongresS je cjelovito osmišljeno rješenje, pozadinska (back-office) aplikacija temeljena na CRM platformi koja omogućava kvalitetnije upravljanje aktivnostima sudionika kongresa: od kupovine kotizacije za sudionike i osobe u pratnji, rezervacije smještaja, rezervacije transfera, automatskog ili ručnog slanja ponuda i evidencija uplata do prodaje ostalih sadržaja kongresa.
Kako funkcionira ECongresS?Korištenje aplikacije je jednostavno, u svega nekoliko koraka:
1. Unos podataka u sustavNakon dobivenih osnovnih informacija o sudioniku (putem mail-a, telefona, telefaksa ili obrasca na web stranici organizatora kongresa ili PCO agencije) organizator ili djelatnik agencije unose potrebne podatke u sustav. Ako su podaci dobiveni putem popunjenog web obrasca, oni se automatski kopiraju u sustav, pa je u tom slučaju posao dodatno olakšan. Isto tako, jednom uneseni podaci o određenom sudioniku ostaju u sustavu (riječ je o CRM platformi) i mogu se koristiti za sva buduća događanja/kongrese na kojima će taj sudionik sudjelovati.
2. Kontaktiranje sudionika i naplataNakon početnog unosa podataka, velika većina stvari odrađuje se automatski - izrada ponude i slanje ponude e-mailom, slanje višekratnih podsjetnika u slučaju neplaćanja, izdavanje računa po uplati sukladno ponudi, slanje raznih obavijesti sudionicima (ili osobama u pratnji).
3. Obrada podataka i izvještavanjeU bilo kojem trenutku iz sustava možete vrlo lako i brzo izvući potrebne podatke u uredno složenim dokumentima, bilo da je riječ o trenutnom stanju prijava i uplata, rooming listama za smještaj u hotelu i slično. Sustav omogućava unificirani pogled na kongres i izvještavanje prema definiranim parametrima (ukupan broj i iznos izdanih ponuda po kategorijama, ukupan broj i iznos uplata po kategorijama, ukupan broj sudionika po kategorijama, itd.). Sve informacije su ujedinjene u zajedničku bazu podataka iz koje korisnici dobivaju detaljne izvještaje i statistiku, a omogućeno je filtriranje podataka po raznim kriterijima.
4. Buduće korištenje podatakaJednom prikupljeni podaci o sudionicima ostaju u CRM sustavu, spremni za korištenje za naredna događanja. Nakon što je kongres završio, kopiranjem kongresa kopiraju se sve postavke i ubrzava se priprema novog kongresa. Popis sudionika prošlog kongresa može se koristiti kao lista za pozivanje na novi kongres. Isto tako, baza podataka je dostupna za daljnju obradu, npr. komunikaciju sa sudionicima za daljnje aktivnosti.
Isplati li se korištenje ECongresS-a?Uvođenje informatičke podrške za organizaciju kongresa traži od organizatora spremnost na ulaganje financijskih sredstava, promjene u načinu rada i edukaciju, pa je potrebno procijeniti isplativost takvog ulaganja.
Primarna zadaća ECongresS-a je povećanje konkurentske prednosti turističko-kongresne ponude kroz učinkovitiju komunikaciju i organizaciju. Skraćeno vrijeme obrade sudionika te automatizacija ponavljajućih operacija doprinose povećanju kvalitete usluge organizatora i smanjenju troškova.
Ovakva IT podrška smanjuje vrijeme obrade sudionika, centralizira sve podatke o sudionicima, uplatama, naručenim uslugama, automatizira gotovo sve iterativne poslove (kao što su slanje podsjetnika za kupovinu i naplatu, slanje ponuda, računa, potvrda o sudjelovanju i rezervacija) i sl. Vremenske uštede, detaljno izvještavanje i cjelovit uvid i nadzor organizacije kongresa koji se mogu postići opravdavaju materijalno i vremensko ulaganje.
Što sve dobivate korištenjem EcongresS-a?ECongresS omogućuje uštede u izvođenju ovih procesa:
Je li ECongresS za mene?Rješenje ECongresS je primjereno za organizatore događanja svih veličina. ECongresS je prvenstveno zamišljen kao „cloud“ rješenje koje ne zahtijeva bilo kakva dodatna ulaganja u hardver ili softver. Nakon inicijalne postave kongresa i kratke edukacije, sustav je spreman za korištenje. Naručitelj kongresa može se spojiti na sustav udaljenim pristupom i u svakom trenutku dobiti potrebnu informaciju ili unijeti novu, što omogućava rad na terenu.
ECongresS odgovara različitim zahtjevima od strane organizatora kongresa te pruža:
Isprobajte ECongresS!Želite li isprobati ECongreS iz prve ruke ili vas zanima kolika su ulaganja potrebna da biste ga počeli koristiti? Na sva pitanja rado će vam odgovoriti Gordana Šimunić iz tvrtke ECS, kontaktirajte je putem maila gordana.simunic@ecs.hr ili telefonski na 051 330 150.
