Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
U organizaciji online magazina o event industriji, Event Manager Blog, 30. srpnja se održala virtualna konferencija o budućnosti kongresne i event industrije - „The Future of the Events Industry“. Jedan od panela bavio se tematikom budućnosti destinacija, posebice po pitanju poslovnog turizma i prelaska iz stvarnog u virtualni svijet i to na primjeru turističke zajednice Portorika - Discover Puerto Rico (DPR). Panelom je moderirao Julius Solaris, glavni urednik Event Manager Blog magazina, a sugovornice su mu bile Deborah Cohen i Vanessa Figueroa iz DPR-a. Deborah Cohen je certificirana organizatorica događanja (CMP), a u turističkoj zajednici Portorika kao direktorica kongresnog marketinga upravlja svim marketinškim aktivnostima u MICE segmentu. Vanessa Figueroa iza sebe ima više od 20 godina iskustva u industriji luksuznog hotelijerstva, a u DPR-u radi kao direktorica usluga podrške destinaciji.
Na zanimljivom panelu predstavile su tri strategije koje je Discover Puerto Rico razvio kao direktan odgovor na najveće probleme s kojima se suočavaju organizatori događanja. Pozicionirajući svoju destinaciju kao onu na koju američki organizatori događanja mogu putovati bez putovnica, prilagodili su svoje poslovanje po pitanjima zdravlja i sigurnosti, mogućnostima interakcije na daljinu i zadovoljavanju potreba organizatora za podrškom.
Mjere sigurnosti na prvom mjestu
Govoreći u ime DPR-a, objasnile su kako su svi svjesni koliko je zdravlje i sigurnost u ovom trenutku važno za organizatore događanja. Dio njihove uloge je upravo da prate i prenose napore države na suzbijanju širenja Covida-19 i zato su željeli jasno staviti do znanja da su dostupni za razmjenu svih mogućih informacija. Tijekom panela su objasnile kako je Portoriko jedna od prvih američkih regija koja je uvela policijski sat i ugradila termografske kamere za provjeru temperature u svojim međunarodnim zračnim lukama. Njihov DMO također preuzima proaktivnu ulogu u uspostavljanju i nadzoru sigurnosnih standarda na ključnim mjestima. Kako bi sigurnost klijenata bila glavni prioritet, DPR je osnovao Savjetodavni odbor za upute klijentima o novim smjernicama za kongresne protokole i inspekcijska putovanja. Pomogli su u izradi certifikata za ovjeru zdravlja i sigurnosti za svoje hotele i objekte specifične za otočnu destinaciju. DPR također usko surađuje s kongresnim centrom Puerto Rico Convention Center, koji je implementirao ASM Global Venue Shield program i radi na pribavljanju akreditacije GBAC Star Facility Accreditation.
Stvaranje prilika za interakciju na daljinu
Deborah i Vanessa na panelu su objasnile kako su u DPR-u shvatili da organizatori trebaju mogućnosti angažmana na daljinu, jer su za sada mnogi ograničeni isključivo na svoje matične urede. Kao odgovor, DPR je pokrenuo niz virtualnih iskustava koja organizatorima omogućavaju da ostanu u interakciji s destinacijom istražujući mogućnosti budućih događanja uživo. Privukavši ih „virtualnim odmorima“, objavili su virtualne obilaske najboljih prirodnih znamenitosti i muzeja na otoku, kao i plesne lekcije, kulinarske demonstracije, lokalne recepte i tečajeve za barmene. Osim što su producirali vlastitu video kompilaciju zvukova i pogleda sa svojih plaža, udružili su se s PCMA-om kako bi predstavili seriju video treninga joge koji su se emitirali uživo s plaže.
DPR je zajedno sa svojim partnerima poduzeo i niz inicijativa za olakšavanje planiranja događanja na daljinu. Jedan primjer je interaktivan alat za organizaciju rasporeda događanja koji uključuje geomapiranje i aplikaciju za praćenje letova, ostvaren u suradnji s tvrtkom Travefy. Kongresni centar Portorika nudi 360° virtualni obilazak svojih sadržaja, a DPR može organizirati i sastanke na daljinu s raznim drugim event prostorima kako bi razgovarali o njihovim najnovijim protokolima o zdravlju i sigurnosti.
Udovoljavanje trenutnim potrebama organizatora događanja
Podrazumijeva se da je organizacija događanja danas izazovnija nego ikada prije, a DPR prepoznaje ovu potrebu nudeći organizatorima pomoć svojih ljudskih resursa. Deborah Cohen objasnila je da je njihov tim na raspolaganju da pomogne u pregovaranju o fleksibilnim ugovorima s mnogim najboljim portorikanskim konferencijskim prostorima, koji su već izrazili spremnost za razgovor o ugovornom smještaju. Prepoznajući trenutne poteškoće u promociji događanja u ovom trenutku, njihovo je osoblje također spremno podržati i sve aktivnosti u event marketingu. U tom cilju surađuju i s Kongresnim centrom kako bi razvili „plug-and-play“ opciju za hibridna događanja.
Discover Puerto Rico također naglašava kako su i dalje otvoreni za posjete destinaciji. Gdje god je to moguće, aktivno pozdravljaju organizatore događanja kako bi osobno istražili otok. Njihovo osoblje može organizirati ture kroz kongresne prostore kao i niz različitih izleta i grupnih aktivnosti. Portoriko trenutno prihvaća međunarodne letove, ali zbog ograničenja putovanja posjetitelji moraju napraviti molekularni test na Covid-19, najmanje 72 sata prije dolaska. Iako ovi propisi podliježu čestim promjenama, ovisno o trenutnoj situaciji, najnovije informacije se uvijek mogu provjeriti na web stranici DPR-a, sa zdravstvenim savjetima i savjetima za putovanje.
Iako su još uvijek prisutna ograničenja putovanja i budućnost ostaje neizvjesna, DPR čini sve što može kako bi odgovorio na pitanja organizatora događanja i pružio pomoć kad god je to moguće. Trenutna ograničenja u putovanjima Portoriko stavljaju u jedinstven položaj u odnosu na američke organizatore događanja, koji svojim sudionicima mogu pružiti priliku da istraže novu lokaciju bez komplikacija pri napuštanju američkog teritorija. Njihove tri glavne strategije za oporavak mogu se primijeniti u više različitih aspekata, dok na listi prioriteta imaju aktualne potrebe organizatora događanja.
