Lider u srpnju u Zagrebu organizira pet poslovnih konferencija
U organizaciji događanja, kao i u svakom drugom poslu, postoje ispravni načini ponašanja i oni koji nisu prihvatljivi. Važno je poštivati pravila ponašanja koja su uvriježena u vašoj industriji kako biste bili sigurni da nećete prijeći granice ili steći ugled neprofesionalne osobe. U nastavku donosimo nekoliko savjeta koji će vam, ukoliko ih se pridržavate, omogućiti da se o vama u poslovnim krugovima priča isključivo iz dobrih razloga.
Prvi dojam je vrlo važan
Organizatori događanja često su pod velikim stresom i odaju dojam napetosti u dane koji prethode održavanju eventa. Pripazite na to da uvijek pozdravite svakoga s kime surađujete pa čak i osobe koje možda niste upoznali, a da pritom ne pokažete pod kolikim ste pritiskom. Vrlo je važno imati na umu bonton prilikom pozdravljanja. Vrlo lako možete steći loš ugled zato što niste bili ljubazni i pristojni prema sudionicima događanja ili niste dostupni kada im treba vaša pomoć. Sa svojim timom prođite pravila bontona i čitanje govora tijela. Neke osobe se ne vole grliti, pozdravljati poljupcem u lice ili čak rukovati, a očekivanja će se razlikovati ovisno o kojoj se vrsti događanja radi (B2B ili B2C), publici te međunarodnim običajima i kulturi. Vrlo je korisno pripremiti se i istražiti koja su pravila pozdravljanja te ih uvježbati s cijelim timom kako bi svi bili upoznati s njima.
Međunarodni bonton
Imajte na umu da se tradicija i kultura razlikuju od zemlje do zemlje. Ako organizirate međunarodno događanje ili imate međunarodnu publiku, svakako se prije eventa upoznajte s tradicijama i osnovnim pravilima ponašanja prije nego "skočite na taj avion"! Primjerice, jeste li znali da u nekim zemljama kimanje ili odmahivanje glavom imaju sasvim različita značenja? Izbjegavajte koristiti takve geste među sudionicima iz Grčke, Turske, Makedonije, Bugarske ili sa Sicilije jer bi moglo doći do nesporazuma, a mogli biste ih čak i uvrijediti. Međunarodna događanja diljem svijeta mogu se planirati na vrlo različite načine. Razlike se mogu primjetiti u nekoliko segmenata, kao na primjer prilikom prijave sudionika, uvriježenog bontona za predavače ili ponašanja za stolom. U SAD-u prijava sudionika najčešće je vrlo jednostavna, poput toga da samo upišu svoje ime na info pultu i dobiju akreditaciju, dok je primjerice u Europi taj postupak nešto službeniji, u smislu da moraju pokazati i identifikacijsku ispravu. Svakako prije planiranja provjerite kakva su pravila u pojedinoj državi i podijelite ih sa svojim timom, kao i neke druge međunarodne razlike s kojima bi trebali biti upoznati. Neka od pravila poslovnog bontona u 18 različitih zemalja svijeta možete pročitati ovdje.
Raspolaganje vremenom
Kao orgaanizator događanja, vrlo je bitno da uvijek ostavite dovoljno vremena za svaki aspekt organizacije te i sami budete točni. Dobra organizacija vremena bitna je za sve sastavne dijelove nekog događanja. Prilikom planiranja bilo kakvog događanja, dobro isplanirajte koliko vremena je potrebno za susrete s dobavljačima, predavačima ili za bilo koji set aktivnosti koje event podrazumijeva. Organizator događanja uvijek mora biti prvi na licu mjesta – bez obzira koliko je određena obveza zahtijevna, kako bi ostavio dojam poštovanja prema svakom sudioniku organizacije i odradio posao pravovremeno. Svi imaju zadane rokove i stoga cijene pokazanu uljudnost i točnost. Posao organizatora je također i pravovremena komunikacija s dobavljačima kako bi znali kada oni moraju odraditi svoj dio posla na licu mjesta, kada i gdje ih trebate. Planiranje vremenskog tijeka organizacije će vaš posao učiniti manje stresnim, ali će i ostaviti dojam da ste vi i vaš tim profesionalni, točni i puni poštovanja prema kolegama i suradnicima.
Ostanite profesionalni
Jedno od najvažnijih pravila dobrog bontona jest da budete svjesnih tuđih osjećaja. To većini organizatora dolazi prirodno jer i oni sami žele da njihovi gosti, odnosno sudionici na događanju dožive najbolje iskustvo. Ako ugledate sudionika koji djeluje izgubljeno i usamljeno, uzmite vremena kako biste ga upoznali s prijateljskom skupinom sudionika ili ako uvidite da je nekome neugodno zbog nečega, pokušajte promisliti o svom pristupu. Vrlo često se može dogoditi da naiđete na ćudljivog dobavljača ili zahtjevnog sudionika koje samo treba uvjeriti da će sve biti u redu. Organizatorova je odgovornost da se svatko osjeća zadovoljno sudjelovanjem na događanju. Vaš je posao da osigurate da svatko s događanja ode s pozitivnim povratnim informacijama, u suprotnome svaka loša povratna informacija može dugoročno naštetiti vašem ugledu.
Pametno s pametnim telefonom
Najbolji prijatelj svakog organizatora događanja je njegov pametni telefon. Pozivi, e-mailovi, poruke, aplikacije, brza online pretraga s njime su uvijek nadohvat ruke. Vremena su se promijenila pa se tako od sudionika na poslovnim događanjima ne zahtijeva gašenje mobitela. Ne samo da su bitni osobno za svakog sudionika, već su postali ključni i za današnju tehnologiju u industriji organizacije događanja. Ipak, iako su mobiteli bitan dio modernog života, postoje neka nepisana pravila kojih bi se svaki organizator trebao držati. Najvažnije, uvijek stavite svoj mobitel na vibraciju za vrijeme održavanja događanja. Drugi sudionici i članovi tima ne moraju biti ometani vašim pozivima i notifikacijama, a vrlo je neprofesionalno da bilo kakvi prekidi u tijeku događanja dolaze od samog organizatora! Kad s nekim razgovarate, važno je da ih gledate u oči i dajete im svoju punu pažnju, a ne da rastreseno gledate u svoj mobitel ili tablet u sred razgovora. Kada trebate obaviti telefonski razgovor, učinite to na mjestu s malo privatnosti kako ne biste nikoga ometali ili netko načuo vaš razgovor koji možda treba biti diskretan.
Pozivnice, odgovori (RSVP) i zahvale
Ljuti vas kad vam uzvanici ne odgovore na pozivnicu za događanje s potvrdom svog dolaska? Ili kad isprike pošalju kada je već kasno? To je vrhunac loših manira, stoga nemojte i sami upasti u tu zamku. Kao organizator događanja vi najbolje znate kakav učinak ostavljaju kasne prijave i obavijesti, stoga uvijek budite dobar primjer. Isto tako, određena događanja, kao što su večere, zabave ili poslovni domjenci zahtijevaju da domaćinu osobno zahvalite na pozivu, možda čak i pisanom zahvalom nakon održanog događanja. Nekada je uvriježeno bilo poslati rukom pisanu zahvalu, dok je danas e-mail zahvala najčešći oblik.
Granice postoje s razlogom
Vrlo je bitno da u tijeku organizacije događanja niti u jednom trenutku ne prijeđete neke granice. Mladim organizatorima to možda nema smisla, ali svatko tko je duže u tom poslu zna da nije prihvatljivo samostalno donositi neke odluke koje trebaju prethodno odobrenje. Primjerice, ako sponzor poželi promijeniti lokaciju svoga izložbenog prostora, a vi odlučite da je to u redu, mogli biste pokrenuti lavinu negativnih reakcija među ostalim sponzorima koji nisu dobili takvu povlasticu. Nikada nemojte ništa pretpostavljati. Uvijek sa svim uključenim stranama dobro provjerite prije nego kažete tu važnu riječ – odobreno. Drugi primjer prekoračivanja granica može biti promjena rasporeda predavača. Nikada to ne činite bez da provjerite odgovara li to drugim predavačima. Opet, nikada ne pretpostavljajte, uvijek provjerite.
Pravila ponašanja za stolom
Bilo da uživate u formalnom networking objedu od 3 slijeda ili organizirate večeru za svoje goste, morate imati u vidu pravila ponašanja za stolom. To podrazumijeva malo više od raspoznavanja čaše za vino od čaše za vodu ili koji pribor za jelo upotrijebiti. Dobre manire za stolom od vitalne su važnosti za ostavljanje dobrog dojma. Ako ste domaćin, a to nije jasno vidljivo iz raporeda sjedenja, dajte to do znanja osoblju kako bi znali kome se obratiti u slučaju pitanja i da bi znali da prvo trebaju poslužiti sve ostale goste (ovo je posebno važno kada je domaćin ženska osoba). Na svečanoj večeri očekuje se da se svi za stolom osobno predstave na početku večere, a razgovor bi trebao biti sveden na lake teme i čavrljanje, a nikada na teme politike, religije ili neumjesne šale i komentare.
Emocije ostavite po strani
Ako bismo istaknuli jednu stvar koji organizator događanja nikako ne smije učiniti, onda je to svakako neprimjerena komunikacija ili pokazivanje negativnih emocija svome timu, partnerima ili, najgore od svega, sudionicima. Negativan stav vas neće nigdje odvesti. Vijest o vašim negativnim postupcima se vrlo lako može proširiti na sve prisutne na tom događanju, što baca ružno svjetlo i na vas i na samo događanje. Ako se nađete u jako stresnoj situaciji ili ste izbezumljeni zbog nekih problema u tijeku realizacije eventa, zadržite ih za sebe dok sve ne završi. Neki od primjera koje organizatore mogu dovesti do nervoze su nedolazak dobavljača na vrijeme, kašnjenja u rasporedu već prvog dana događanja – što lančano povlači kašnjenje ostatka programa ili pogrešno poslužena hrana i piće. Možda nabrojani izazovi na prvi pogled djeluju kao sitnice, ali za organizatora, koji na tim sitnicama radi već mjesecima, mogu biti jako stresne situacije, posebice ako ste ih već tri puta dobro provjerili prije samog događanja. Ne zaboravite ostati „hladne glave“ i kao što smo već spomenuli, nikada ne pokazati negativne emocije. Stres izbacite na kraju dana, u privatnosti svog doma ili hotelske sobe. Imajte na umu da ste vi organizator događanja i da ljudi od vas očekuju da riješite bilo koji problem koji može iskrsnuti. Zato, kad iskrsne problematična situacja, smješak na lice i duboko udahnite – svatko može pogriješiti.
Veliki je broj pravila ponašanja koja bi organizatori događanja trebali imati na umu prilikom organizacije bilo kakvog događanja. Komunicirajte jasno sa svima, budite pozitivni i profesionalni u svakom trenutku kako bi ste osigurali da događanje bude uspješno za sve uključene. Dobar stav i poštivanje bontona učinit će vas odličnim organizatorom, a donijet će vam poštovanje, kako u event industriji, tako i od svih s kojima stupite u kontakt.
