Šest razloga za brigu organizatora evenata

Prema najnovijem istraživanju velike turističke grupacije Teneo Hospitality koja okuplja luksuzne hotele i DMC-e, provedenom među klijentima iz različitih industrija, organizatori poslovnih događanja najviše brinu o šest pitanja prilikom organizacije.

Pitanja vezana za tehnologiju su pri vrhu liste, budući da je veliki razvoj tehnologije otvorio mnoga pitanja i razloge za brigu, poput njezinog troška i pouzdanosti. Kako bi se riješili brige, organizatori moraju imati dobavljače od povjerenja te su istaknuli potrebu za iskrenošću prilikom pregovora, točnošću i brzim odgovorima. Donosimo šest područja od najveće brige prilikom organizacije evenata.
WiFiUčinkovit brzi bežični internet jedna je od najkritičnijih točaka, budući da spaja telefone, tablete, laptope, audio vizualnu opremu, rasvjetu i posebne aplikacije dizajnirane za događanje. No, organizatore i dalje muče visoke cijene tih usluga, manjak fleksibilnosti, teškoće u pregovorima te ponekad i nedostatak različitih opcija prilikom angažiranja dobavljača.
AV opremaPovezivanje bežičnog interneta s AV opremom je zahtjevno i gotovo uvijek donosi priče o smetnjama prilikom prezentacija. Kontrola troškova i osiguravanje dovoljne kvalitete usluge izazov je i za organizatore, ali i kongresne prostore u kojima se eventi održavaju. Prostori moraju osigurati besprijekorne tehničke usluge, kao i tehničku podršku cijelo vrijeme, bez obzira koristi li se in-house ii izvana ugovorena tehnička oprema.  Kako bi bili u stanju dogovoriti bolje uvjete i uslugu, organizatori također moraju poznavati terminologiju i potrebe svojih sudionika, sponzora i izlagača.
UtičniceS razvojem različitih vrsta uređaja, organizatori se susreću s problemom punjenja električnom energijom, od mobitela do tableta, laptopa i ostalih prijenosnih uređaja. To često uvelike nadmašuje broj postojećih utičnica u kongresnim prostorima. Današnji posjetitelji žele biti dostupni nob-stop, stoga se mjesta za punjenje električnih uređaja očekuju ne samo u sobama i konferencijskim dvoranama, nego i u lobijima, barovima, restoranima, pa čak i gimnastičkim dvoranama.
Dijetetske potrebe Malo što je uzrokovalo toliku brigu organizatora kao što je slučaj s hranom i pićem i raznim dijteteskim potrebama sudionika evenata. Današnji meniji se ne ograničavaju samo na posebne menije, poput Košer ili vegetarijanskih, već su dostupni različiti bezglutenski meniji, meniji bez laktoze, Halal, te brojne inačice veganskih i vegetarijanskih jela. Posebno u slučaju velikih međunarodnih događanja s većim brojem sudionika raznih nacija potreba za posebnim vrstama hrane se povećava.
Kvalitetna i ujednačena uslugaČak i u vremenu visoko standardiziranih velikih hotelskih brendova, kvaliteta i ujednačenost usluge ostaje velik problem za organizatore. Kako je jedan sudionik istraživanja primijetio, moguće je ugovoriti sastanak u hotelima unutar istog hotelskog lanca u dva različita grada te se svejedno susresti s velikom razlikom u cijenama, sadržajima, kvaliteti usluge i kompetencijom zaposlenika. Najčešće se to događa jer vlasnici prostora ne žele jednako uložiti u obnovu hotela, razvoj tehnologije ili obuku zaposlenika.
Sigurnost podatakaS razvojem tehnologije povećala se i mogućnost krađe baza podataka tvrtki ili osobnih podataka pojedinaca. Sigurnosni problemi se kreću od krađe mobitela do pravih hakerskih napada.

Sva navedena područja kompleksna su te iziskuju  vrlo dobru pripremu organizatora. „Turistička i kongresna industrija trenutno su na vrhuncu te potražnja dobrano nadmašuje ponudu. Organizatori se moraju suočiti s nizom izazova, od ogromnog napretka u tehnologijama i rastućih cijena do demografskih i pravnih promjena na globalnoj i nacionalnoj razini.“, rekao je direktor Teneo Grupe, Mike Schugt.