Tajne uspješnog umrežavanja na eventima

Ostvarivanje kontakta na eventu zvuči jednostavno, ali zapravo nije nimalo lagan posao. Umrežavanje je toliko važan dio svakog događanja da neki sudionici upravo zbog toga i prisustvuju eventima. Postoji puno načina kako što bolje iskoristiti potencijale umrežavanja i vlastitog prezentiranja, ali dosta često pokušaji završe neuspjehom. Zanimljivo je da umrežavanje u isto vrijeme sudionike i privlači i plaši. Zato treba dobro paziti da se sudionici osjećaju opušteno, da im predstavljanje i širenje mreže poslovnih kontakata bude uspješno te da im očekivanja budu ispunjena. Bez obzira o kakvom se događanju radi, ukoliko ciljano okupite sudionike i napravite atmosferu na eventu da se osjećaju kao doma – već ste na dobrom putu uspješnog umrežavanja. Ipak, potrebno je napraviti nekoliko osnovnih koraka kako biste to i ostvarili:

Odredite svrhu umrežavanja i profil sudionika Prije svega trebate prepoznati očekivanja sudionika. Poznavajući njihove potrebe - već ste napravili veliki dio posla. Odlučite što želite postići umrežavanjem. Kada to odlučite, znat ćete kakav profil sudionika tražiti. Razmislite i o demografskoj strukturi sudionika koje želite na eventu te što bi zapravo oni htjeli dobiti sudjelovanjem. Traže li oni mentore, posao, mogućnost prodaje svojih usluga ili proizvoda ili pak samo širenje mreže kontakata? Čim shvatite kakvu vrstu umrežavanja preferira većina sudionika, bit će vam lakše dalje organizirati upoznavanje i druženje kao i uspješno ispuniti očekivanja sudionika.
Odaberite specijalizirano područje eventa  Tema događanja i područje širenja kontakata jako su važni. Na tržištu postoji tisuću mogućnosti umrežavanja, osobno i online. Zapitajte se zašto bi netko izabrao vaš event. Ako vaše događanje pokriva usko specijalizirano područje – mogli biste se istaknuti od ostalih. Ako pokušavate promovirati event da skupite što više sudionika, bez upotrebe ciljanog marketinga, onda se još jedino možete izvući ako na registracijski formular dodate nekoliko polja kako biste saznali što sudionici žele i u kojoj branši im je umrežavanje zanimljivo.
Zatražite registracijuČak i ako je ulaz na event besplatan, registracija je neophodna zbog baze podataka, profila i broja sudionika te većih mogućnosti ostvarivanja kontakata. Ako uvijek isti sudionici dolaze na event, umrežavanje će stagnirati, a nakon nekog vremena više neće imati smisla. Zato je registracija odličan način postavljanja pitanja kako biste što više saznali o sudionicima. Ako su svi sudionici na istim pozicijama i svi traže isto - neće to uspjeti ostvariti unutar ovakve skupine. Registracija vam također može pomoći da bude na neki način poveznica između sudionika, prikupljene podatke o sudionicima iskoristite na način da predstavite jedne drugima za koje znate da će im takav kontakt pomoći u poslovanju. Također kada znate tko dolazi i što sudionici očekuju, imate mogućnost unaprijed isplanirati kvalitetno umrežavanje.
Koristite ciljano društvene mreže Koristite ciljano društvene mreže kako biste došli do novih potencijalnih sudionika. Obraćajte se korisnicima koje želite na eventu. Društvene mreže nude bezbroj mogućnosti, ali ih treba znati koristiti. Objava informacija o eventu svima koji su online može jedino dobro doći u slučaju da organizirate međunarodni glazbeni festival. U suprotnom, pozivnicu za event šaljite ciljanoj skupini na temelju demografskih podataka i podataka o interesima. Na taj način ćete uštedjeti i vrijeme i novac, a na eventu ćete imati sudionike profila i interesnih skupina kakve želite. Pored društvenih mreža, nemojte zaboraviti redovno slati obavijesti o eventu i na mail listu iz vaše baze podataka.
Odaberite prostor primjeren eventuOdaberite prostor koji najbolje odgovara eventu. Ako želite poboljšati umrežavanje na eventu, trebate osigurati opuštenu atmosferu u privlačnom i pomno odabranom prostoru. Dok su klubovi i restorani više primjereni večernjem eventu, trebate imati na umu da je umrežavanje i dogovaranje poslovne suradnje na ovakvom mjestu možda otežano zbog glasne muzike, slabijeg osvjetljenja i sl. To ne znači da svaki event trebate organizirati u nekom tradicionalnom prostoru, ali svakako prilagođenom željama sudionika, odnosno prostoru koji će omogućiti opuštenije druženje gdje mogu razgovarati i čuti jedni druge. Neki sudionici preferiraju udobna mjesta za sjedenje gdje će se moći opustiti, upoznati druge sudionike i nesmetano razgovarati, dok drugi pak više vole barske stolove kako bi mogli mijenjati sugovornike i pozicije. Ponudite sudioncima i jedno i drugo pa će oni sami odabrati okruženje koje im više odgovara za umrežavanje.
Pomognite u stvaranju kontakataVećina ljudi griješi jer misli da se umrežavanje događa samo od sebe. Iako to ima smisla do određenog trenutka, najbolja umrežavanja ipak zahtijevaju pomoć i sudjelovanje organizatora eventa. Umrežavanje se ne događa organski, budite pri ruci sudionicima. Kao što je već spomento, profil sudionika i odabir prostora jako su važni. Neki organizatori podijele sudionike u više grupa kako bi im omogućili širenje mreže kontakata. Ipak, postoje sudionici koji se zadrže samo na jednom mjestu, ne izlazeći iz svoje sigurne zone. Zato im trebate pomoći, mijenjati grupe i raspored sudionika, kako biste i one najpovučenije ohrabrili da iskoriste maksimum umrežavanje i steknu što više novih kontakata. Srećom na tržištu postoji dosta alata koji vam u tome mogu pomoći:

Aplikacija. Neke aplikacije ne nude samo opcije za umrežavanje, već mogu i spojiti organizatore, sudionike, sponzore i kongresne centre. Govornici također mogu koristiti ovakve aplikacije ako su u potrazi za kontaktima prije samog izlaganja ili ako pak žele koristiti nečiji primjer iz prakse za vrijeme prezentacije.

Online zajednica. To može pomoći sudionicima da se povežu prije nego dođu na event i isto tako im omogućiti održavanje kontakata nakon i između događanja.

Facebook grupa. Ove grupe mogu biti javne ili privatne, ali su svakako dobar način interakcije među ljudima na paltformi na kojoj se oni svakako nalaze. Dodatni plus javne grupe je da su informacije bolje organski pozicionirane u tražilicama.

Blog. Još jedan način koji može još više zainteresirati potencijalne sudionike da prisustvuju eventu i pomoći im da bolje razumiju tematiku i profil ostalih sudionika. Objavom ovakvih informacija, privući ćete više sudionika istih interesnih skupina što će vaš event učiniti još kvalitetnijim i privlačnijim.

Linkedin grupa. Ovo je odlično mjesto za okupljanje profesionalaca i potencijalnih sudionika iz iste branše. Možete postavljati pitanja i pomoći im da se povežu unutar grupe.

Pametni satovi/narukvice. Zahvaljujući nosivim tehnološkim dodacima, sudionici mogu u svakom trenutku vidjeti gdje se, za vrijeme eventa, nalazi njihova interesna skupina za umrežavanje.

Možda se pitate je li umrežavanje na eventima glavna odrednica uspješnog eventa i je li uopće osobno ostvarivanje kontakata toliko potrebno pored današnjih online mogućnosti umrežavanja. Ipak, svima je dobro poznato što znači poznavati „prave osobe“ i koliko to može značiti u poslovnom svijetu. Treba uzeti u obzir i da se ne može baš sve riješiti online. Zato se potrudite i pomno isplanirajte strategiju umrežavanja „licem u lice“ i uživajte u sitnicama koje vam se mogu dogoditi samo uživo.