Virtualni govornici daju tempo konferenciji

U New Yorku za koju minutu počinje kongres na koji ste pozvani, ali ostali ste u Zagrebu. No to ne znači da ste na gubitku, s razlogom ili bez njega, niste ni morali otputovati u taj američki grad.

Ionako će svi sudionici, pa i oni koji su poput vas ostali npr. u Pekingu, Canberri, Abu Dabiju, Parizu, Berlinu… sudjelovati na skupu komunicirajući online. Čudo od interneta omogućilo je pojavljivanje u svakom trenutku na bilo kojem kraju svijeta. Online komunikacija pruža blagodati zbog kojih je sve omiljenija: jeftinija je, oslobođena putne groznice, prilagodbe vremenskoj razlici i novim klimatskim uvjetima…

Iako je izravan kontakt, licem u lice, najplodniji i najdinamičniji, klasična organizacija skupova polako uzmiče pred hibridnom - kombinacijom fizičkih i virtualnih sudionika. Dovoljno je računalo priključiti na internet i bez kune ulaganja u putovanje online sudjelovati na bilo kojem skupu u svijetu. Sve je više takvih okupljanja. Organizatori najavljuju da će se hibridne skupove (već uobičajene u SAD-u) prepoznati i u Hrvatskoj.

Iako znači manje prisutnih sudionika, organizacija takva skupa zahtijeva velik angažman. Je li najveći razlog organiziranju takvih skupova nedostatak novca ili ga nameće razvoj nove tehnologije?

- Razvoj tehnologije pridonosi inovativnim načinima organizacije poslovnih skupova, ali i znatno smanjuje troškove. Tradicionalni skupovi dopunjuju se ili zamjenjuju online alatima, od videokonferencija i telekonferencija, internetskih prijenosa do korištenja društvenim mrežaama, ovisno o veličini i namjeni skupa. Prednost virtualnih skupova velika je ušteda vremena i novca potrebnog za organizaciju (smještaj, prijevoz, najam dvorane, catering i drugo). Web-sastanci do 90 su posto jeftiniji od sastanaka licem u lice. Međutim, ne bih rekla da je glavni razlog ušteda, nego želja organizatora da budu inovativni i u skladu s trendovima u organizaciji - kaže Daniela Kos, voditeljica projekta Centra za poslovni turizam d.o.o.

Iako Karlo Dževerlija, menadžer u Streaming.hr-u, hrvatskom pioniru u organizaciji hibridnih skupova, ne poriče uštedu kao jedan od važnijih razloga, tvrdi da u tom slučaju presudna napredna tehologija.

- Organizatoru skupa najviše će pomoći popularnost teme, način njezine prezentacije i prije obavljen marketing, odnosno dugotrajna, precizna i kreativna najava online skupa. A u buđenju interakcije publike najviše koristi omogućit će jednostavni servisi poput Twittera, najobičnijeg alata za ‘četanje’ ili komentara na Facebooku. Točka u kojoj sve počinje ponajprije je kvalitetna produkcija, tj. kvalitetan videoprijenos skupa - tvrdi Dževerlija, napominjući da takvi skupovi gotovo nemaju nedostataka ni kad je riječ o velikoj vremenskoj razlici.

Na hibridnom se skupu može biti i nakon što završi, i to pokretanjem arhiviranog videa, a raspravljati se može online u polju komentara, kaže Dževerlija, naglašavajući da u Hrvatskoj dogradnju okupljanja ‘web-streamingom’ mnogi tek trebaju shvatiti kao poslovno važnu.

- Korist za organizatora skupa koju izvlači širenjem na internet nije dvojbena i toliko je velika da sam duboko uvjeren u dugotrajan sve češći trend ‘web-casta’ i kod nas - kaže Dževerlija.

No Kos misli da klasični skupovi neće izgubiti u odnosnu na hibridne, koji zahtijevaju veću usredotočenost sudionika, monotoni su, a katkad zakaže i tehnika. - Ljudi su društvena bića i vole se sastajati. Virtualni sastanci nikad neće potpuno zamijeniti okupljanja licem u lice, samo su korisna dopuna klasičnima - kaže Kos.