AI alati za WhatsApp - revolucija komunikacije sa sudionicima događanja
Organizacija događanja više je nego ikada usmjerena na stvaranje cjelovitog i nezaboravnog iskustva za sudionike. Bez obzira radi li se o poslovnim događanjima, konferencijama, proslavama ili privatnim okupljanjima, naglasak je na inovativnosti, personalizaciji i interakciji. Tehnologija je uključena u brojna područja organizacije događanja - od virtualnih i hibridnih formata, do aplikacija za registraciju, praćenje i umrežavanje sudionika. Ipak, trendovi u industriji pokazuju kako sudionici sve više cijene autentičnost i povezivanje s lokalnom kulturom, bilo kroz izbor destinacije, gastronomsku ponudu ili aktivnosti. Uz to, elementi poput interaktivnih radionica, inovativnih zabavnih sadržaja i personaliziranih detalja značajno doprinose doživljaju sudionika.
S time u skladu, sve su veća ulaganja u kvalitetan sadržaj, destinaciju i odabir prostora - ključnih elemenata za stvaranje nezaboravnih iskustava. Odabir pravog prostora, kao prvog dojma koji sudionici imaju o događanju, izuzetno je važan.
Kako odabrati savršen prostor: 5 ključnih elemenata
Ako ste u procesu planiranja događanja, savjetujemo da već na samom početku značajnu pažnju posvetite odabiru prostora koji će odgovarati vrsti i ciljevima vašeg događanja, kao i vašoj ciljnoj skupini sudionika. Postoji nekoliko ključnih čimbenika koji utječu na izbor najboljeg i najprikladnijeg prostora.
1. Lokacija, lokacija, lokacija
Praktična i lako dostupna lokacija ključna je za privlačenje sudionika. Naravno, prvo morate odabrati samu destinaciju. Ovisno o tome čime želite sudionike osvojiti i koja im iskustva pružiti, odlučite želite li ostati u svojoj destinaciji, odabrati morsku ili kontinentalnu, urbanu sredinu ili resort u prirodi. Na odabir destinacije svakako utječe i njena prometna povezanost s najvažnijim gradskim središtima iz kojih vaša ciljana publika dolazi.
Kad ste odabrali destinaciju, odaberite prostor koji je lako dostupan sudionicima. Ako se on nalazi u gradu, provjerite povezanost lokacije s glavnim cestovnim pravcima, koliko je blizu stanice javnog prijevoza, kao i da u blizini ima dovoljno mogućnosti parkiranja. Ako imate sudionike koji dolaze iz drugih mjesta, odaberite lokaciju koja u blizini ima nekoliko hotela na pješačkoj udaljenosti kako biste im, ovisno o njihovim budžetima, ponudili više opcija za smještaj.
Radi li se o višednevnom događanju, također pokušajte pronaći lokaciju koja u blizinu nudi turističke i dodatne atrakcije, koje će sudionicima pružiti priliku za opuštanje i istraživanje lokalne kulture u slobodno vrijeme.
2. Veličina i fleksibilnost prostora
Odabir prostora odgovarajuće veličine ključan je za ugodno iskustvo sudionika. Premali prostor može izazvati osjećaj gužve, dok će prevelik djelovati prazno i nedovoljno posjećeno. Proučite kapacitete prostora i težite tome da broj sudionika bude nešto manji od maksimalnog kapaciteta. Također, odaberite prostor koji ima više dvorana radi fleksibilnosti i mogućnosti prilagodbe u skladu s promjenama u broju sudionika.
Razmislite o tome kako će sudionici cirkulirati prostorom. Koje će lokacije imati najveću frekvenciju prometa, poput pulta za registraciju ili ulaza u dvoranu? Na temelju toga organizirajte prostor kako biste osigurali nesmetano kretanje sudionika.
3. Tehnologija i ugostiteljske usluge
Kvalitetna produkcija, odnosno vrhunska audio-vizualna oprema i kreativna ponuda hrane i pića igraju važnu ulogu u cjelokupnom dojmu koji će vaše događanje ostaviti na sudionika. Prostor koji nudi vlastite tehničke i catering usluge može vam znatno olakšati proces planiranja i osigurati brzo rješavanje eventualnih izazova tijekom samog događanja.
Bez obzira organizirate li jutarnju konferenciju za tisak, večernju koktel zabavu, poslovni sastanak ili višednevni kongres s brojnim predavanjima i prezentacijama, pobrinite se da mjesto održavanja ima iskustva u održavanju događanja slične vrste i dedicirano osoblje koje će se posvetiti vašem događanju i pomoći u planiranju jelovnika, opcija pića i pružiti tehničku podršku.
4. Omjer uloženog i dobivene vrijednosti
Iako cijena igra značajnu ulogu, važno je procijeniti što je sve uključeno u ponudu prostora. Transparentnost u troškovima, fleksibilnost u prilagodbi budžetu te dodatne pogodnosti poput besplatnog parkiranja ili osnovne opreme mogu imati veliki utjecaj na konačnu odluku.
Budite svjesni dodatnih troškova, odnosno što detaljniji i konkretniji kada komunicirate svoje potrebe prilikom traženja ponude. To omogućuje prostorima da vam od samog početka pruže sveobuhvatniju ponudu i izbjegava se retroaktivno dodavanje potencijalno 'skrivenih naknada' za usluge kao što su primjerice čišćenje i zaštita.
5. Profesionalnost i podrška osoblja
Posljednje, ali svakako ne manje važno - pobrinite se da prostor ima iskusne, uslužne i dobro raspoložene zaposlenike. Ponekad, iako ste uspjeli ugovoriti željenu lokaciju i prostor, s odličnim cateringom A/V opremom i cijenom, mrzovoljno ili nepažljivo osoblje može sve pokvariti.
Odaberite prostor s iskusnim timom koji će biti na raspolaganju tijekom planiranja i održavanja događanja. Njihova stručnost, proaktivnost i srdačnost često čine veliku razliku.
Nikako ne propustite obilazak prostora - site inspection
Nakon što ste odabrali nekoliko favorita među ponudama za event prostor, svakako bi bilo dobro dva-tri najuža izbora posjetiti i uživo. Takozvani site inspection pružit će vam priliku da provjerite odgovara li taj prostor svim prethodnim točkama te kakav je doživljaj prostora uživo.
Tamo će vas dočekati predstavnik objekta koji će vam predstaviti različite opcije prostora, detaljno objasniti ponudu koju ste primili, odgovoriti na sva pitanja te, u mnogim slučajevima, omogućiti dodatne pregovore o ponudi.
Najjednostavniji način za pronalazak savršenog prostora
Odabir najboljeg prostora zahtijeva vrijeme, istraživanje i poznavanje event tržišta. Event asistent, besplatni alat dostupan na portalu PoslovniTurizam, omogućuje vam brzo i jednostavno pronalaženje prostora prilagođenog upravo vašim potrebama, kao i ostalih najvažnijih usluga potrebnih za organizaciju poslovnog događanja. Unosom osnovnih podataka o vašem događanju, alat vam pruža pregled dostupnih prostora i omogućava da jednim upitom dobijete više ponuda te odaberete najbolju opciju. Time vam značajno štedi vrijeme potrebno u prvim koracima organizacije, koje je nam je danas svima jako dragocjeno.
