Kako osigurati da se program konferencije održava prema rasporedu i na vrijeme
Slaba brzina Interneta, mreža koja se iznenada prekida i neobični kutovi kongresne dvorane ili hodnika koji iz nepoznatih razloga imaju odgovarajuću uslugu sve dok držite telefon pod određenim kutom. To su problemi s kojima se gotovo svaki sudionik konferencije barem jednom suočio, pogotovo na velikim skupovima i događanjima, pokušavajući upotrijebiti Wi-Fi mrežu.
Pružanje kvalitetne Wi-Fi usluge jedan je od glavnih izazova s kojima se organizatori događanja i danas susreću, a više od polovice njih prijavljuje probleme u trenutku kada se pojave, navodi se u nedavnom istraživanju portala EventMB. Većina problema prouzročena je jednostavno načinom rada Wi-Fi-ja i, bez obzira na tehnološke promjene, ova usluga na eventima vjerojatno nikad neće biti savršena.
Unatoč tome, mnogi organizatori događanja ne postavljaju pristup Internetu kao prioritet, a mnogi imaju malo svijesti o tome na što treba paziti kada je u pitanju organiziranje kvalitetnog Wi-Fi-ja. Mnogima je to tek usputni kriterij, a ne razumiju koliko sudionici mogu postati frustrirani i nezadovoljni, čak i više nego kad su nezadovoljni ponudom hrane i pića na eventu.
Prema Ianu Framsonu, direktoru prodaje i suosnivaču tvrtke Trade Show Internet, dobavljaču Wi-Fi-ja na eventima, najveća greška koju mnogi organizatori čine je pretpostavka da je Wi-Fi samo Wi-Fi te da mreža dizajnirana za nekolicinu ljudi može prihvatiti tisuće osoba, pogotovo ako će te tisuće intenzivno koristiti Internet. Umjesto toga, organizatori moraju uzeti u obzir broj gostiju i njihove posebne potrebe, kao i za sve ostale usluge koje dogovaraju.
Što je event veći, primjerice IMEX međunarodna kongresna burza s tisućama posjetitelja i izlagača, to je teže pružiti kvalitetnu Wi-Fi uslugu. Iako kongresni centri često imaju svoju vlastitu mrežu, ona obično ne može osigurati pouzdano korištenje Interneta tako velikom broju ljudi.
Kako bi provjerili kakva je kvaliteta i kapacitet Wi-Fi-ja kongresnog prostora, organizatori moraju znati postaviti prava pitanja. Nije dovoljno samo pitati ima li objekt Wi-Fi, nego i jeli on dostatan, dovoljno brz, u skladu s kapacitetima, postoji li mogućnost spajanja žicom, postoji li osoba odgovorna upravo za taj segment?
Ako se zaključi da će za event biti potrebna veća mreža od one koju pruža kongresni centar, tada organizatori trebaju unajmiti treću stranu, što znači dodatno pregovaranje oko cijene najma dvorana ili prostora.
Osnovni problem Wi-Fi-ja
Čak i ako organizatori postave prava pitanja ili odaberu uslugu treće strane, još uvijek će vjerojatno naići na probleme s Wi-Fi-jem na uistinu velikim događajima.
Tim Pozar, potpredsjednik tvrtke San Francisco Metropolitan Internet Exchange, koji ima više od desetljeća iskustva u pružanju Wi-Fi usluga na raznim tehnološkim događanjima, vjeruje da unatoč napretku tehnologije tijekom godina, stvari nisu postale mnogo bolje kada je u pitanju konferencijski Wi-Fi. Iste tegobe s kojima se susretao prije nekoliko godina - isprekidana i spora usluga - i dalje ga znaju mučiti kada se radi o eventima.
To je zbog načina na koji je Wi-Fi definiran i kreiran još devedesetih godina prošlog stoljeća, utvrđujući put nizu problema kasnije, rekao je Pozar. Wi-Fi se temeljio na tehnologiji umrežavanja nazvanoj ethernet, sklonoj „sudarima“ kada postoji puno različitih uređaja, poput prijenosnih računala, pametnih telefona ili tableta, koji se koriste za prijenos podataka. To je zato što različiti uređaji šalju različite podatke bez koordinacije i često se ne mogu međusobno „vidjeti“, što znači da se prilično često „sukobljavaju“. To uzrokuje usporavanje ili neuspjeh mreže.
Najbolji način za ublažavanje ovog problema je postavljanje internetskih pristupnih točaka na strateški način, navodi Pozar. Pristupne točke dopuštaju drugim uređajima da se povežu s Internetom, ali i one mogu stvarati gužvu i uzrokovati sudare, pogotovo ako su jako udaljene.
Stoga, najbolji način za smanjenje sudara i neometano funkcioniranje mreže jest postavljanje različitih pristupnih točaka diljem konferencijskog centra, samo nekoliko metara od zemlje, primjerice ispod stolova na štandovima tvrtki u izlagačkom dijelu. Time se prijenosi održavaju lokalno, smanjuje se broj uređaja koji se spajaju na tu pristupnu točku i povećava vjerojatnost da će se međusobno prepoznati, budući da su bliže jedan drugom.
Upravljanje očekivanjima
Dodatni problem je u tome što je ovo rješenje dugotrajno i skupo, a upravo je cijena drugi glavni razlog zašto je Wi-Fi na eventima često toliko loš. No, Pozar preporučuje organizatorima da plate visokokvalitetne pristupne točke, zajedno s osobljem i opremom potrebnom za njihovo postavljanje i nadzor.
Dok će manja konferencija s nekoliko stotina ljudi možda trebati proračun od desetak tisuća kuna za dobar Wi-Fi, velika konferencija s tisućama sudionika možda će morati platiti više od pola milijuna kuna, navodi Pozar. Nema svako događanje takav proračun, a nije svakom događanju zapravo ni potrebna besprijekorna internetska usluga. Neki se organizatori, pogotovo ako njihovi sudionici imaju ograničene internetske potrebe, mogu odlučiti za osrednju uslugu - ili čak nikakvu uopće.
Dio problema s Wi-Fi-jem na eventima je što sudionici jednostavno imaju previsoka očekivanja, istaknuo je Ian Framson: „Ljudi misle da je Wi-Fi poput zraka ili vode, odnosno da je neophodan, no činjenica je da ne mora svaki event pružiti nevjerojatno Wi-Fi iskustvo. Neki eventi jednostavno nisu dobri kandidati za to.“, rekao je.
U ovom slučaju, organizatori trebaju biti unaprijed informirani o tome pruža li se uopće i kakva Wi-Fi usluga. „Ne biste trebali obećavati besplatan Wi-Fi, a onda ga ne isporučiti, ili isporučiti lošu uslugu koja ne može pokriti toliki broj sudionika. Ako ga ne pružate, onda samo oko toga budite jasni. Jednostavno recite da Wi-Fi neće biti dostupan i da sudionici koriste svoju 4G mrežu za pristup internetu na svoju odgovornost.
