Jasmina Bilać: Svoje mjesto na tržištu vidimo u PCO specijalizaciji

Hrvatsko kongresno tržište može se pohvaliti sve većim brojem profesionalnih PCO i DMC agencija, specijaliziranih za organizaciju različitih vrsta poslovnih događanja. Dosta je pojedinaca izašlo iz većih sustava i pokrenulo svoje projekte, a jedna od njih je i nova agencija ProConventa - Congress and Event Management. Jasmina Bilać i Andrea Turić zanat su ispekle u Globtour Eventu, a nedavno su pokrenule vlastitu agenciju i već su pridobile klijente koji im povjeravaju organizaciju svojih događanja. Agencija nudi i napredna tehnološka rješenja, koja se tek trebaju početi u većoj mjeri koristiti na domaćem tržištu. Jasmina Bilać, direktorica agencije, vjeruje u svijetlu budućnost kongresnog segmenta, kao i u napredak tržišta po pitanju tehnologije. 

ProConventa je mlada agencija na tržištu. Možete li nam ukratko predstaviti svoj rad?
ProConventa je tvrtka specijalizirana za profesionalnu organizaciju svih vrsta događanja i skupova. Relativno smo nova agencija, poslujemo tek osam mjeseci, ali možemo se pohvaliti zavidnim iskustvom koje imamo unutar tima. Stručan pristup organizaciji raznih događanja razvili smo kroz godine iskustva u pripremi i realizaciji kongresa, konferencija, sastanaka, treninga i edukacija, te raznih društvenih događanja poput gala večera, otvorenja, proslava, domjenaka i slično.

Iza nas je 15 godina iskustva i preko 100 projekata sa 10 do 1000 sudionika. U ovom trenutku imamo dvije stalno zaposlene djelatnice, ali imamo i veliki tim vanjskih suradnika koji iz sebe također imaju višegodišnje iskustvo u kongresnoj industriji. Možemo se pohvaliti s pet ugovorenih događanja već za ovu godinu i još nekoliko projekata koji su u fazi pregovora. Našu kvalitetu su prepoznali klijenti različitih profila pa trenutno surađujemo s nekoliko udruga, Institutom za fiziku, a tu je i prvi međunarodni klijent - Federacija euro-azijskih burzi.

Na tržištu je sve više PCO i DMC agencija, turističkih agencija, event i PR agencija koje organiziraju razne oblike događanja. Gdje ćete se pozicionirati i po čemu ćete biti prepoznatljivi?
Želimo se profilirati kao PCO agencija i usko se specijalizirati za stručne skupove i korporativna događanja. Po registraciji jesmo putnička agencija, kako bismo djelovali unutar zakonskih okvira, ali nije nam u planu baviti se prodajom turističkih aranžmana, ljetovanja i zimovanja. Mi svoje mjesto na tržištu vidimo baš u toj uskoj specijalizaciji te modernom pristupu djelatnosti i ponudi noviteta koji su aktualni na svjetskom tržištu, a kod nas još nisu zaživjeli.

Među njima bismo izdvojili naše ProTechnology i ProAdvanced segmente kroz koje pomažemo klijentima da lakše postignu svoje ciljeve, podignu događanja na višu razinu i uštede sredstva ili generiraju nove prihode. Istaknuli bismo i projektni pristup organizaciji događanja koji klijenti jako cijene jer su u svakom trenutku vrlo jasni ciljevi, planovi, napredak i učinci te znaju da su svi zadaci u fazi u kojoj i trebaju biti. Naše iskustvo i stručnost prepoznati su i od Hrvatske udruge profesionalaca u kongresnom turizmu, čiji smo aktivni član.

Organizirate kongrese, sastanke i evente. Koje su razlike u organizaciji između ovih vrsta skupova?
Događanja koja organiziramo podijelili smo u tri osnovne grupe, koje se, naravno, vrlo često isprepliću. Naš ProCongress segment odnosi se na stručne skupove poput kongresa, konferencija, simpozija i sličnih stručnih događanja, koji su najkompleksniji po svom sadržaju i uključuju najviše usluga koje nudimo. Klijenti koji najčešće organiziraju ovaj tip događanja su stručne udruge i udruženja, a broj sudionika se najčešće kreće od 200 na više. Često su pripreme vremenski puno dulje i logistički zahtjevnije od ostalih događanja.

ProMeeting segment je vrlo često sastavni dio gore navedenih događanja, ali sam za sebe je više namijenjen korporativnim klijentima i organizaciji njihovih internih sastanaka, treninga i edukacija. Uglavnom se radi o manjim grupama, do 100 sudionika.

ProEvent segment se također često isprepliće s prvom grupom usluga, budući da je kod većine stručnih skupova sastavni dio i društveni program. Rijetka su događanja bez barem jednog večernjeg događanja, poput koktela dobrodošlice ili gala večere. No, popularan je i kao izdvojena usluga, kako kod korporativnih, tako i kod svih ostalih klijenata, u vidu promocije proizvoda, obilježavanja godišnjica, dodjele nagrada te domjenaka, proslava i prezentacija.

Svojim klijentima nudite ProTechnology uslugu. Možete li nam reći više o tome?
Klijentima prvenstveno nudimo savjetovanje i koordinaciju tehnoloških rješenja u svrhu promocije, registracija, znanstvenog programa i sponzorskih mogućnosti. To podrazumijeva zakup i koordinaciju audio vizualne opreme za konferencijske dvorane i društvena događanja, opreme za simultano prevođenje, sustava za registraciju i prikupljanje sažetaka te sustava za umreženo upravljanje prezentacijama, kao osnovnih tehnoloških rješenja, ali i mnoga druga napredna rješenja.

Hrvatska zaostaje u korištenju naprednih event tehnologija

Koje vrste informacijskih tehnologija nudite? Koji su trendovi korištenja tehnologije na eventima u svijetu i u kojoj mjeri se oni zapravo koriste u Hrvatskoj?
Svjetski trendovi u kongresnoj industiji , kao i u ostalim industrijama, trenutno su ekologija i tehnologija, koje se međusobno nadopunjuju i jedna su drugoj uzrok i posljedica. U Hrvatskoj je sve prisutnija briga o okolišu i zajednici, i to vidimo kroz sve veći broj raznih certifikata poput ISO 14000 ili Travelife, što je za svaku pohvalu.

S druge strane, napredna tehnološka rješenja u Hrvatskoj još nisu prisutna u velikoj mjeri, dok se u svijetu sad već često koriste s ciljem smanjivanja količine tiskanih materijala, boljeg upravljanja budžetima, ali i smanjenog broja putovanja na događanja. Tu bih posebno izdvojila mobilne aplikacije koje zamijenjuju brošure, knjige sažetaka, deplijane, mape, tiskane anketne listiće i mnoge druge materijale, sustave za digitalno informiranje koji se sve češće koriste umjesto postera i tiskanih obavijesti, te sustave kontrole prolaza koji nam mogu dati točne brojeve prisutnih sudionika u svrhu lakše analize statistike svih elemenata radnog dijela te su svakako korisne i za upravljanje hranom i pićem.

ProConventa, među prvima u Hrvatskoj, nudi sva ta rješenja, u svrhu medernizacije događanja, uštede sredstava i podizanja događanja na svjetsku razinu.

Koja programska rješenja koristite za registraciju delegata - gotova rješenja ili ste razvili vlastiti sustav?
Za sad smo premalena agencija da bismo razvijali vlastiti software, tako da smo dogovorili partnerstvo s jednom domaćom tvrtkom koja je, prva u Hrvatskoj, razvila komercijalno rješenje za organizatore kongresa. No, moram napomenuti da još uvijek imamo klijente koji uopće ne žele da se koriste autimatizirani sustavi, nego da se cijeli proces i dalje vodi ''ručno'' jer preferiraju da se sa sudionicima komunicira osobno. Vlastiti software ne planiramo ni razvijati u skorijoj budućnosti, gotovih rješenja je zaista mnogo, a trenutno rješenje nam u potpunosti odgovara.

Koje su mobilne aplikacije najkorisnije u organizaciji događanja?
U svijetu je sve više i više proizvođača koji su odlučili kreirati svoje konferencijske aplikacije i to je vrlo jasan pokazatelj kolika je potražnja za kvalitetnim rješenjima. To su vrlo kompleksni programi, i funkcionalno i grafički, njihov razvoj je vrlo skup, no s obzirom na trenutne trendove, to je isplativ posao.

Među mnoštvom dostupnih apllikacija kao najkorisnije bih izdvojila one koje podržavaju:
• On-line program - dnevni red u realnom vremenu, personalizirani raspored, informacije o predavačima i sesijama
• Interaktivne karte
• In-chat aplikacije
• Ankete i istraživanja mišljenja u realnom vremenu
• Sponzorske mogućnosti - personalizirane poruke i pozivi sudionicima, reklamiranje pomoću bannera i sponzoriranih oglasa, nagradnih igara i promotivnih događanja
• Slanje raznih poruka sudionicima

Očekujemo napredak digitalnog marketinga

Društveni mediji sastavni su dio marketinga i komunikacije mnogih događanja, posebno inozemnih. Koliko se ovaj alat koristi u kongresnoj industriji u Hrvatskoj, posebno kod organizacije znanstvenih i liječničkih kongresa?
Moram reći da nisam primijetila velike učinke marketinga kroz društvene medije u Hrvatskoj. Kod inozemnih događanja mnogo je prisutnija komunikacija preko društvenih mreža u poslovne svrhe, gdje je sve vidljiviji trend plaćenih kampanja i aktivnosti. Jedna od glavnih razlika između Hrvatske i naprednijih tržišta jest da mi nismo prihvatili Twitter kao komunikacijsko sredstvo, nego smo i dalje orijentirani na Facebook, dok su Twitter i ''twitanje'' vani preuzeli vodstvo u distribuciji informacija, ali i to što domaći organizatori još uvijek nemaju ili ne žele utrošiti financijska sredstva u digitalni marketing. Za razliku od nekih drugih naprednih rješenja, mislim da ćemo u ovom segmentu brzo početi napredovati i pratiti svjetske trendove.

Gdje se nalazi Hrvatska po pitanju organizacije virtualnih sastanaka i online konferencija, odnosno hibridnih evenata? Očekujete li rast ovakvog načina komuniciranja u budućnosti i kod nas?
U Hrvatskoj se virtualna događanja još uvijek organiziraju u vrlo malom broju. Iako to nije u skladu s trendovima, domaćim poslovnim subjektima odgovara s obzirom da su budžeti događanja, a samim time i prihodi i profiti u laganom padu, dok bi nagli razvoj te vrste događanja imao negativan utjecaj na kongresnu industriju. Hrvatska je relativno malo tržište, većina skupova kod nas je domaćeg karaktera, stoga ne vjerujem da će virtualna događanja u skorije vrijeme doživjeti ''boom''. Postoji određena kvaliteta u fizičkom izlasku iz uredskog okruženja u kongresni svijet, gdje kroz interakciju s drugim sudionicima dolazi do razvoj novih ideja. Što se tiče hibridnih eventa, za njih se može reći da su prisutni u većoj mjeri jer se vrlo često nekolicina predavača pojavljuje on-line, ali još uvijek se ne radi o velikom broju takvih predavanja da bi se mogli nazvati trendom.