Kako odabrati najbolju lokaciju za event?

Mnogi kažu da je u organizaciji poslovnih događanja, ali i onih privatnih, najteže pronaći i odabrati najbolju lokaciju za event. Puno je čimbenika koji utječu na vaš izbor, a kako bismo vam pomogli u odabiru prostora, u nastavku donosimo nekoliko savjeta.

Znate li kamo želite?
Odabiru event prostora prethodi odluka o destinaciji u kojoj želite održati svoje događanje. To može biti mjesto na moru ili na kontinentu, urbana sredina ili seosko domaćinstvo u prirodi, moderno ili tradicionalno... Nije svejedno ostajete li u svom matičnom mjestu pa ćete zanemariti troškove prijevoza/smještaja za sudionike ili ćete putovati. Nekoliko je stvari na koje trebate obratiti pozornost pri konačnoj odluci: koliko je mjesto pristupačno u smislu prometne dostupnosti, ima li odgovarajuće konferencijske dvorane i dovoljno smještajnih kapaciteta za vaše potrebe, kakva je ponuda dodatnih sadržaja (zabave, izleta i ostalog) u mjestu i ostalo.

Što se tiče prometne dostupnosti, Hrvatska ima dobre auto ceste, no primjerice, Dubrovnik je pretežno avio destinacija. Stoga provjerite red letenja, broj zračnih linija s gradovima iz kojih dolaze sudionici eventa, broj možebitnih presjedanja, udaljenost zračne luke od centra grada, troškove transfera i sl. Ovo je posebno važno ako organizirate međunarodno događanje s većim brojem sudionika koji dolaze iz inozemstva.



Vrste prostora
Kada ste definirali želite li u Istru, Slavoniju ili ostajete u Zagrebu, idući korak je potraga za odgovarajućim event prostorima. Budući da Hrvatska još nema niti jedan veliki kongresni centar te je većina konferencijskih dvorana smještena u hotelima, sva događanja s više od tisuću sudionika je logistički vrlo zahtjevno organizirati. U slučaju toplijeg doba godine, možete angažirati postavljanje posebnog šatora na otvorenom, no imajte na umu da kvalitetni šatori s pripadajućom opremom i uslugama mogu u velikoj mjeri povećati ukupni budžet eventa.

Stoga većina organizatora višednevna događanja odlučuje održati u hotelu, gdje se na jednom mjestu nalaze dvorane, smještaj, catering i ostalo. Ako organizirate jednodnevno događanje, na raspolaganju su vam i brojni alternativni prostori, od galerija i kazališta, sveučilišnih centara, restorana i barova za manja događanja, golih zidova bivših tvornica... Zapravo sve što možete zamisliti, može biti event prostor uz određenu prenamjenu. No, svako dekoriranje prostora, angažiranje dodatnih usluga poput cateringa ili AV opreme, utječe i na ukupne troškove.

Vrijedan savjet: nakon odabira dvije ili tri najbolje ponude, svakako preporučujemo, ako ste u mogućnosti, da se odete osobno uvjeriti u izgled odabranih prostora (tzv. site inspection). Dočekat će vas prodajni predstavnik hotela ili kongresnog centra i pokazati vam razne mogućnosti prostora, proći s vama detaljnije ponudu koju ste dobili, odgovoriti na sva vaša pitanja, a često možete i dodatno ispregovarati kakvu gratis uslugu.

Vaš Event Asistent
U pretrazi odgovarajućeg prostora preporučujemo korištenje Event Asistenta, besplatne usluge portala PoslovniTurizam. Popunite obrazac s osnovnim podacima o događanju, odaberite regiju i preferirana mjesta i pošaljite upit. Naši savjetnici pobrinut će se da u roku dva dana dobijete ponude hotela i ostalih prostora u svoj inbox. Nakon toga ćete ih moći usporediti i donijeti odluku koja vam neće uštedjeti samo vrijeme, nego i novac. Koliko ste vremena potrošili u organizaciji prošlog događanja kako biste samo došli do ponuda hotela i ostalih prostora? Ispunite Event Asistent obrazac i opustite se.