Kako organizirati uspješan fam trip?

Fam trip, odnosno Familiarization trip, je studijsko putovanje organizirano za turističke agente, meeting planere i organizatore poslovnih skupova te novinare, kako bi se osobno upoznali s mogućnostima destinacije.

Kongresni i insentiv ured, u suradnji s predstavnicima lokalne MICE industrije, planira i organizira fam i inspekcijska putovanja ostvarujući važnu ulogu u povezivanju ponude i potražnje. Kvalitetan odabir sudionika studijskog putovanja, pažljivo izbalansiran program i predanost projektu, su odličan temelj za ostvarenje uspješnog fam trip-a. Ova putovanja u pravilu traju 2-3 dana i organiziraju se za manje grupice kako bi se sa svakim sudionikom mogao uspostaviti dobar odnos te na neki način ostvariti efekt team buildinga, gdje već nakon prvog dana svi funkcioniraju kao ekipa i znaju jedni drugima imena.

Veliko zanimanje za Dubrovnik
Uloga našeg Kongresnog ureda je snažno promicanje Dubrovnika kao jedne od poželjnih MICE destinacija i stvaranje pozitivnog ozračja za organiziranje poslovnih skupova baš tu, u Dubrovniku. Iako je Grad već odavno poznati svjetski turistički brand, naša je namjera istaknuti izuzetnu vrijednost MICE segmenta i cjelokupnost ponude za najzahtjevnije, ali ipak odabrane poslovne skupove. Imamo li na umu da organizatori poslovnih putovanja dobivaju veliki broj poziva za fam trip-ove, naša je umješnost pridobiti one najbolje. Možemo se pohvaliti da je zanimanje za Dubrovnik izuzetno veliko te da imamo već listu čekanja za sljedeći fam trip.

Uz važnost „licem u lice“ sastanaka na sajmovima i poslovnim radionicama, vrijedno je pozvati organizatore poslovnih skupova i omogućiti im da osjete destinaciju upotrebljavajući sva svoje čula. Miris cvijeta divljih naranača, boja mora i šum valova, dodir bijelog kamena utkanog u gradske mire, okus nezaobilaznih domaćih delicija... sigurno će ostati u sjećanju koje bi moglo u datom trenutku značiti prevagu u odluci o odabiru destinacije.

Uspješan fam trip
Poštujući poslovne interese sudionika fam trip-a, potrebno im je predstaviti odgovarajuću kongresnu ponudu uključujući hotele, konferencijske dvorane, posebne povijesne prostore i ostale sadržaje koji odgovaraju zahtjevima određenih evenata. Najkvalitetnija studijska putovanja su ona kada osoba koja planira skup već ima spoznaja o destinaciji i želi je vidjeti zbog mogućeg poslovnog skupa, kako bi predstavio nove mogućnosti. Tada, on već polako smješta događaj u sadržaje i daje mu okvire. Pri organizaciji studijskog putovanja važno je voditi računa o pravilnom rasporedu aktivnosti i razgledanja, te osigurati sudionicima dovoljno slobodnog vremena tijekom dana za osobne potrebe.

Primjer iz prakse: post Conventa fam trip
Kao uspješan primjer bih navela nedavno održani post Conventa fam trip kojeg smo od 20. do 22. siječnja organizirali za jedanaest organizatora poslovnih putovanja iz Nizozemske, Belgije, Austrije, Italije, Portugala i Poljske.

Ovaj fam trip je organiziran uz nezaobilaznu pomoć lokalnih MICE subjekata, od hotela koji je sponzorirao smještaj, te sponzoriranih agencijskih usluga prijevoza i vodiča, usluga u ostalm hotelima uključenih u obilazak, te prezentacije u Konavlima.

Obavezni troškovi uključuju troškove prijevoza autobusom i avionom iz Ljubljane i natrag, te večere pod pokroviteljstvom Kongresnog i insentiv ureda Dubrovnik, odnosno Turističke zajednice Grada i Županije.

Zagreb - razgled grada i ručak
Naša organizacija je obuhvaćala preuzimanje sudionika putovanja u Ljubljani dan nakon zatvaranja Convente na kojoj sam i ja sudjelovala, pa sam im osobno zaželjela dobrodošlicu. Budući da smo imali presjedanje i pauzu u Zagrebu, u suradnji s Kongresnim uredom Grada Zagreba dodatno smo im omogućili razgled grada sa stručnim vodičem te tradicionalni ručak. Ovaj izlet u Zagreb je dodana vrijednost samom putovanju, jer smo im pokazali još jednu vrijednu destinaciju u Hrvatskoj, s kojom nismo konkurencija, nego se izvrsno nadopunjujemo.

Dubrovnik - prvi dan
Po dolasku u Dubrovnik dočekale su nas kolege iz Gulliver Travela. Goste smo poveli u Konavle na piće dobrodošlice uz domaći pršut i sir, u Ljutoj smo pogledali prezentaciju stare mlinice za brašno, stupe za platno. Zatim smo u galeriji na Grudi imali priliku sami izvlačiti niti svile iz prokuhanih „bubica“ i čuti o nastojanjima za održanje tradicije Konavoskog veza i izradi svile.

Uvečer smo iz Hotela Excelsior, u kojemu su bili smješteni, prošetali do stare gradske jezgre. Već na samom ulasku na Stradun, gosti su oduševljeno gledali kako se Grad blista pod svjetlima, a nakon prve šetnje su obećali da će se vratiti. Večerali smo u poznatom lokalnom ribljem restoranu.

Dubrovnik - drugi dan
Sljedeće jutro smo razgledali grad i posebne lokacije sa stručnim vodičem, zatim smo u Hotelu Hilton Imperial organizirali koktel i prezentaciju Dubrovnika s naglaskom na povijest turizma pa do danas. Sljedeći posjet je bio boutique hotelu More gdje su nas dočekali s pićem dobrodošlice u obnovljenoj i izuzetno zanimljivoj špilji otkrivenoj u podnožju samog hotela. Po programu je slijedio posjet novom kongresnom hotelu Lacroma s najvećim brojem soba u gradu i kongresnom dvoranom za tisuću sudionika, uz veliki broj manjih dvorana za rad te izložbenim prostorom. Uslijedio je obilazak hotela Radisson Blu s jednako velikim kongresnim kapacitetima. Domaćini su pripremili ručak za sudionike i posebno tiskali meni s nazivom grupe, što je bilo izuzetno cijenjeno.

Uvečer smo organizirali večeru u još jednom izvrsnom ribljem restoranu, prepričavali dojmove, družili se. Sljedećeg jutra je dio grupe otišao prema svojim odredištima, a onima koji su ostali nekoliko sati više u Gradu, poklonili smo Dubrovnik Card s kojom su imali mogućnost besplatno obići Zidine i gradske muzeje.

Izvrsni dojmovi sudionika
Detalji kojima pokazujemo da nam je grupa važna i da cijenimo njihovo vrijeme i volju za upoznavanjem destinacije, doprinose uspješnosti fam trip-a. Dobrodošla pažnja su sitni, pomno odabrani pokloni koji će ih podsjećati na Grad, drugačiji od drugih.

U kratkom vremenu je nemoguće pokazati cjelokupnu kongresnu ponudu, ne možemo obići sve hotele, ali možemo unaprijed proučiti njihove interese i saznati kakve skupove organiziraju, pa prema tome napraviti odabir optimalnog predstavljanja destinacije. Dojam kakav ćemo ostaviti na svakog sudionika osobno, je važan za daljnje kontakte i buduće zajedničke poslove.

Nakon planiranja, organizacije, koordinacije lokalne privrede i sudjelovanja u samoj izvedbi fam tripa, osobito su nas razveselili e-mailovi kojima su zadovoljni sudionici putovanja poručili da će se vratiti.

Nekoliko e-mailova sudionika studijskog putovanja:

Draga Romana,

Hvala na svemu. Jednom riječju, bilo je fantastično!  Zemlja, grad, hotel, hrana, ljudi… Nadam se da se ponovno vidimo, s velikom grupom Nizozemaca!

Pozdrav, Nils Kraijnbrink
Eventmax Hospitality & Events, Nizozemska

************************************************************************************************************************

Draga Romana,

Hvala Vama i Vašim kolegama za savršeno organiziran fam trip u Dubrovniku! Uistinu sam uživao u ljepoti vašeg grada te sam dobio puno zanimljivih ideja za insentiv programe u bliskoj budućnosti.

Paul Gommans IvBk
Dutch Institute for Bilateral Knowledge Exchange

************************************************************************************************************************

Draga Romana,

Hvala vam puno za izvrsnu organizaciju našeg putovanja. Bio je to stvarno izvrstan fam trip. Nikad ga nećemo zaboraviti, sretna sam što smo Vas imali za vodiča.

Nadam se da ćemo uskoro napraviti posao. Iako mogu samo predlagati destinacije klijentima, dat ću sve od sebe da to bude Dubrovnik.

Michaela Oberwallner
Travelmanager Reiseservice KEBA AG Linz, Austria